秘書は120%上司の言うことを受け入れるのが円満の秘訣?

 

marunouchi

 

こんにちは。

 

最近ちょっと個人的に「悟りの境地」に達したので

忘れないうちにシェアしたく、このエントリーをアップ

してみました。

 

まさに、タイトル通りです。

秘書は120%上司の言うことを受け入れる 

 

・・・ 異論ありますよね。 実は私もです。(笑)

 

いくらバックオフィスだからって、そんなになんでもかんでも

しかも緊急事項ばかり頼まれても無理です。。。 と思うこともしばしば。

 

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そこを少しだけ考え方を変えてみたら、とても物事がうまく

行くことが分かったのです。 パターン別、依頼事項のもろもろ

の事例をここ10年くらい自分なりにストックしてきました。

(特に外国人上司)

 

上司が何かあなたに頼みごとをしてきたとします。

一寸めんどくさい部類の事。 たぶん家族とかのプライベートな

ことが多少絡む性質の依頼事項。

 

そんな時、

「NO、私はこれはやりません、この間もトライしたけど

無理でしたでしょう? 」 

ということもできますが、それではあんまりにも気の毒。

 

なので、この場合のソフトランディングな方法としては、

依頼内容が無理難題だったとしても、ともかく、四の五の言わずに

「わかりました、やってみます」

といったん受け入れます。 

 

その後、リサーチしてみて、やっぱり無理だとわかったら、できない理由を

はっきり述べて伝え、断ります。

 

ここで依頼事項がもし、OKになったらこれは、とってもラッキーなことだから

すぐに報告しましょう。

 

なんでこんな面倒なステップを踏むかというと

理由は:

- 予約だったり依頼事項だったりの状況は担当者によっても変わる。

なので絶対にNOということはそうそうはない。

- 単純に印象の問題で、はなから断ってしまうと、まず印象がとても良くない。

「断った」のところであなたの印象が固まって残ってしまう。

(たとえ事実がどうであっても)

 

なので、

秘書という立場としての得策は 一度はそのまま受け入れる 

事ではないかと思われます。

 

そうすると、たとえその後いろいろ調べたら、お店の予約とれなかった~

とか、対応してくれなかった~ という場合でも、

 

彼女は何でも受け入れてくれる懐の深い秘書。

 

という評価に影響がでることはありません。

 

そんな信頼感と安心感が評価につながったりすることもあるのです。

(人間ですからね、安心な方がいいでしょう?)

 

上司にとりあえず心配事を忘れて、安心して仕事に打ち込んでもらうこと、

とっても大事ですからね。。。

 

 

小さなことではあるのですが、積もり積もってということも多々

あるので、小さなエントリーにしてみました。

 

 

 

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上司が体調が悪いときのベストな対応とは? 

こんにちは。

 

前回のエントリーの続きです。

 

秘書から上司に対しては 「具合が良くなさそう」、という趣旨の発言はNG

という話でした。

 

一方で、本当に具合が悪くて対応が必要なこともあります。

 

例えば、

 

ここで無理をすると翌日以降の重要な予定に差し支えるであろうと思われるとき

 

上司自ら自己申告してきたとき

 

ほんとうに急病な時  ← これは救急車を呼んでくださいね!

(各企業のルールによって総務担当者がするとかいろいろあると思いますがとにかく早く!)

 

翌日以降に差し支えると思われる時はさりげなく、聞きます。

病院に行ったりされますか? とか。 おそらくそれまでに自己申告が秘書にはある事でしょうが。。。

 

上司からの自己申告の際は 社用車、タクシーなどの方法で帰っていただく用意をします。

 

あまりエグゼグティブは自分から不調を言いたがりませんので、秘書が

さりげなくたずねることができると一番良いですね。。。

 

余談ですが、企業の秘書時代、私とほかの秘書は、オフィス管轄の消防署から派遣されて

来る担当者の主催する救急訓練を必要に応じて受けていました。

 

AEDを使う前に行う人工呼吸と心臓マッサージで、通りがかりの他人を

(誰でもいいから)捕まえて交代してもらうなど、命を助けるために行う

救急対応の厳しさを知り、でも現実に役に立つことですから本当に勉強になりました。

 

他の会社の例として聞いた話ですが、役員の比較的年齢が高い方がオフィスで会議中

急に体調を崩して救急車を要請したけれど、救急車の到着まで時間がかかってしまい、

結果が良くないことになった事例があったそうです。

 

その 救急車が来るまでの約10分に、人工呼吸+AEDなどできることをやっておくと

あとでの経過が全く違うそうです。

 

実際にそのような技能は使う機会はないに越したことはありませんが、一度きちんと

習っておくと、いざというとき、本当に何かあったときに安心だということを感じ

ました。

 

marunouchi

 

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秘書が上司に絶対言ってはいけない一言

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こんにちは。

 

今回は、秘書が上司との良好な信頼があればあるほど、言ったらNG

な言葉について考察してみます。

 

これは、先輩から習ったわけでもなく、失敗を繰り返したわけでもなく

自然と身につきました。

 

最近 エグゼグティブを役職で呼ばせないパターンの職場は増えていますよね。

 

〇○ 社長、 ではなくて

〇○ さん、とか。

 

社長! って役職だけで呼ぶ場合ってなんだか気持ちがこもらないし

名前はついていた方がお互いに気持ちいい気がします。

 

上司も秘書をXXさん、とか呼んでくれると

何かとても リベラルな(!) 仕事場みたい。

ちなみに、昔話をしちゃうと、私が20代のころはまだ女子にも

XXクン!と呼ぶ上司多数

それはそれで味のあるものでもありましたが

 

話がずれました。

 

外国人上司は日本通の方は 日本風に〇○ さん って呼ばれたがったり

スミスさん、みたいな。

 

それ以外若手の方は 思いっきり ファーストネームで

ジョン とか トム とか

 

さてさて、そんなお互いのサポートのキャリア、気安さの度合い

とは別に、ここでお伝えしたいことは。。。

 

実は、私、冗談でも、決して上司に言わないようにしていること があります。

 

 

それは 。。。

 

相手が調子が悪いという意味の事柄。

たとえば、具合悪そう、とか 顔色悪い、魅力がないとか(まあ普通そんなこと言わないけど)精神的に落ち着かなそうとか、 etc

 

一方で、シャツやスーツが汚れていたり問題があったら、さりげなく、しっかりと指摘しますよ

 

なぜ上記のような指摘が良くないのかというと、

・・・カンの良い方はわかってしまったかも

 

そう、口に出して言うと(ますます)本当になるからです!

何でも望むと叶うように、物事は口に出していうとほんとになったりします。

 

そんな言葉の力、エグゼグティブは無意識に身に着けている人も多く、

結構自然に使いこなしてます。

 

なので、そんな無用なことを言ってしまうような秘書は

(たとえ本当のことでも)いつの間にかお役御免・フェードアウト

ということにもなるのかもしれません。

 

気を付けたいですね。 日本人は空気を読むのは得意と言われていますが

現場でエグゼグティブのこういう感覚的なことも重要視して業務を行って

いるかどうか。

 

私は疑問だと思ってます。

 

自分に対しても同じですよね。 自分に対して良いことを言い続けるのってなによりも大事だと思います。 自分がまず自分に前向きな発言をしないと、誰もなにも言ってくれないという状況が起きます。

そしてだれかの口を通して自分に対する否定的な言葉が聞こえてきたら、自分をもっと大切にというサイン。

 

 

さて、一方で、本当に上司の具合が悪くて対応が必要なときはどうしましょうか?
 次回に続きます。

 

 

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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