【開催レポート】元外資系秘書が教えます!「本当に困ったときの英文メール実践講座」 

Street Academy English class 2 07302016

 

 

こんにちは、

永田美保子です。

 

本日、「本当に困ったときの英文メール実践講座」 を

五反田のコワーキングスぺース PaOで開催しました。

 

前回の同じ講座のご感想記事はこちら

 

土曜日にこの講座を開講するのは、初です。

今までは平日夕方が多かったのですが、土日のご要望が

思いのほか多かったので、今月から日程を変えてみました。

 

今回は少人数でじっくり行いました。

 

本日の受講生の方は多国籍企業でバリバリお仕事している

女性の方です。

 

取扱うメールの内容の重要性もそうですが、海外事業所を含む

グローバルとのコミュニケーションにかなり力を注いでいるという

状況のようでした。

 

英語はあくまでもツールとして重要ではあるけれど、多国籍企業

としての意思決定の決まりごと・ルートなど、組織の話も整理し

つつお話を進めさせていただきました。

 

そのうえで、説得・交渉などの場面にふさわしい言葉を選んで

メールのコミュニケーションに使ってゆくことになります。

 

あくまでも だれが、何のために、このメッセージを発信するのか?

という点がとても重要となってきます。

 

写真は受講者の方と私が話しているところ。

 

Street Academy English 4 07302016

 

二人とも大真面目なのですが、時々、妙な笑いのツボに

入ることも!

 

もう、納得しすぎて笑うしかない~~~という感じです。

 

 

そんな、その方の必要な内容に集中して行う英文メール講座

(4名までの小グループ)内容詳細は下記をご覧ください。

 

次回予定は 8月10日(水)18:30 -20:00

詳細・お申込みはこちらから。 (クリックでストリートアカデミーのサイトに飛びます)

 

 

また、秘書の方など、マンツーマンで英文メールを学びたい方はこちらをクリックして詳細をご覧下さい

 

次回予定は 8月8日(月)18:30 -20:00 です。

 

 

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【外資系業務虎の巻】提出書類や返信の期限を必ず守る方法

050

 

 

こんにちは

永田美保子です。

 

 

毎日、仕事を進める中で

 

この日までに出欠の返信をください

 

と依頼されたり、

 

この日までにあの業務を仕上げておかなくては

 

など、常に「期限」がついて回りますよね。

 

多国籍企業の方は社内の用語でDue (デュー)

とも言いますね。

 

この期限、どのように管理されていますか?

 

知るかぎりGoogleやアウトルックのカレンダーや

タスクリストに入れて管理している方が多いです。

手帳派の方も、少数ですが根強いですね。

 

秘書の方なら、自分自身の事だけではなく

担当上司のアポイントの期限、航空券発券期限

など、上司の事が当然のことながら最優先。

 

自分のことではないので余計に神経を使います。

 

秘書の方は特に業務が立て込んでくると

忙しさに紛れて、大切な期限を忘れてしまわないか

 

プレッシャーを感じていませんか?

 

あの件の返事、絶対期限を守らないと! 

 でもまだ○○さんに確認が取れていない! 

 

と懸念事項が夢にまで出てきたりします。

 

そんな 心配を一挙に解消するために

提出物の期限を必ず守るためのシンプルな方法

をお伝えします。

 

私が企業のエグゼクティブ秘書時代に

新しい日本人上司が外資系PCメーカー出身の方

だったことがあります。

そこで、前職での背景や仕事の進め方を学ぶために

元の職場であるそのPCメーカーに一か月ほど通って

トレーニングと引継ぎを受けました。

 

そのような経緯で当時I○M勤務だった先輩に習った方法です。

 

その後、職場が変わっても常に20年間実践

してきました。

この方法によってなんと!上司の大切な会合の

返信期限や書類の提出期限など、20年間で一度も

忘れませんでした。

 

前置きが長くなりました。

では、ご説明しますね!

 

まず、用意するもの。

 

1.KO○○YOなどで扱っている 紙製・A4サイズ二つ折りのフラットファイル 1枚

 

2.仕切り見出し(カラフルなものがベスト)31枚

 

以上

 

この二つを使って「デイリーリマインダー

(呼び名はご自由に!) の作成に入ります。

 

作業は簡単。

デイリーリマインダーの作り方>

フラットファイルに 1-31まで日付をナンバリングした仕切り紙(合計31枚)

を挟む。

ファイルした時にタブどうしが重ならないように、見やすくできるとベスト。

 

 

出来上がった デイリーリマインダーはオフィスの自席のすぐ出せる

キャビネット等に(ハンギング・フォルダーをお使いの方はそれを使っても)

他のフラットファイル同様タブを上にしてしまいます。

 

<使い方>

 

すぐにアクションを起こさない(未処理)で

期限のある書類等を

デイリーリマインダーの必要な日付の数字の

後ろに挟む。

 

たとえば、7/23提出期限の未処理の書類なら、

ひとつ前の数字、「22」のタブのところに挟んでおく。

 

(上司の予定が変わったり予測不可能なことが起きる

可能性などを考えて、リスク回避のため、

一日早い日に見ることが出来るようにファイルします。)

 

この日付に関しては、例外もありますのでなれたら適宜

アレンジしてください。

 

毎朝出社したら、まずこのファイルのその日付のタブの

ページを開いて何かファイルしていないかをチェック。

 

因みに、重要な件だけでなく、もっと小さな件

 

支払いの請求書、社内のちょっとした業務

自分自身の必要なアポ

にも使えますので、期限があって大切なことはここに入れておきます。

 

毎日このデイリーリマインダーファイルをチェックする

習慣にすることがポイントです。

 

このファイルは毎月継続して使えるように日付の数字

だけが書いてあります。31まで終了したら翌月分の

のタブが来るわけです。

 

31まで一巡すると次のタブは 1 ですが、7/31が過ぎたら31

の仕切り紙は一番後ろに移動させて1を手前に出します(8/1に

チェック要な件が入っているはず)

 

本来はこのような紙のファイルを使わずに

各種の期限はペーパーレスで、オンライン上で

管理出来ることがベストなのですが、

 

万一、PCがつながらない、ネットが動かない、

今すぐ書類を持ってきてほしい

突然の停電

 

などといった緊急事態に対応するためにあえて

バックアップ的な

こういったアナログな手法でも管理します。

 

エグゼクティブが重要な件で一分一秒を急ぐとき、

PCがつながらないのでわかりませんという

言い訳は通用しないので、

 

つねにリスクヘッジしながら動きます。

一つ一つのエグゼクティブ秘書行動には

 

リスク回避に繋がる、なぜそうするのか?

 

への答えが常にあると言えます。

(このリスク回避の話はまた別途しますね!)

 

これで安心して頭の中から期限の心配を

追い出すことが出来ます。

 

質問等ありましたらこちらから遠慮なく

お寄せ下さい。

 

 

 

さて、期限を守ることに関連して、

 

現場で必要な、自分以外の人の

「うっかり忘れた」「確認ミス」を防ぐための

方法について。

 

言い換えると記憶を定着させてアポイント内容等を

忘れないためのシンプルな方法については

次回お伝えします。

 

 

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人生の主役はだれ? (続編)

 

<お知らせ (業務連絡)>

7月16日(土)にこのブログのメールレター登録フォームから

お問い合わせくださったS.B.様。

お送りした返信メールが配信不能となってしまいます。

恐れ入りますが info@sophiemihoko.info

まで一度メールをお送りいただけますでしょうか。 

 

 

こんにちは、

永田美保子です。

 

前回の投稿、人生の主役はだれ? から続いています。

 

会社員時代に専任のコーチやメンターがいなくて

何とかやってこれたのはなぜか?

 

という理由を考えてみると以下の

4つの答えが出てきました。

 

 

1.自分にとってのビジネス上の決断・判断を下す場面が

少ないから(秘書として行っていることは上司の仕事に関すること)

そもそも不要だったのではないか。

 

2.社内にコーチやメンター同様の役割を果たしてくれている

存在があった。 社内の人事評価制度がある程度整っていた。

 

3.プロフェッショナルなサービスを受けたことがなかったので

自分に必要だという自覚がなかった

 

(エステを受けたことがなければ良さがわからないように

コーチングの存在や効果についても未知の世界だった)

 

4.コーチやメンターのようなビジネス寄りな相手よりも

カウンセラーやセラピストとの交流があり

そちらのメンタル面中心のセッションで足りていた

 

 

でしょうか。

 

 

やはり、こうやって振り返ってみると、自分一人じゃなくて

常に誰かのアドバイスはもらっていたじゃないですか!!

 

上司のみなさまからの貴重なアドバイス(経営や心理学等

の専門家も多し)はお金に換算できませんが、

カウンセリングセッションやセラピーにも

思い返せば、かなりの時間やお金をつぎ込んで来たことは確かです。

 

それで、客観的に、前向きに進むことが出来れば結局は

無駄にはなっていないよいのだと思うんですよね!

 

 

結論としてはやはり、かかりつけ医がいるように

ビジネスをする以上、コーチやメンターは必要。

濃い関係でなくても良いので。

 

 

逆に私は友人や家族に相談ごとはしないタイプです。

 

時間が限られる相手には目的がない話はあまり

しないようにしています。

 

時に、友人から相談を受けたり、特に仕事の話になると

熱くなって色々お伝えしてしまいますが。。。

時々やりすぎて(これは仕事になってしまう!)

反省したり、あまりやりすぎないようにしよう~

と思ったりします。(笑)

 

アドバイスって難しいですよね?

友人同士だと無責任になってしまう可能性もあります。

 

 

女性同士の「話聞いて!」は特にアドバイスでは

ないことも多々!

 

・ただ話を聞いてくれて共感してほしい

場合と、

・ほんとうに問題解決したい・糸口が欲しい

 

場合と両方あります。

ほとんどが90パーセントくらい?前者ではないかと

思っています。

 

私のように男っぽく結論をだそうとディスカッション

してしまうタイプは、

時々まちがえてしまうので要注意です(!)

 

私も女性なので、女性の共感を求める気持ちはわかります。

共感しすぎるくらいです! (笑)

 

 

というわけで、特に男性のみなさんにおかれましては、

女性からのお話は良く聞いて共感していただけるように

お願いいたします。。。。

 

 

私がご提供しているサービスのご案内ですが、

女性限定・外資系企業秘書職の方を対象に少人数(3名まで)

グループコンサルティングを行っています。

 

ご興味をお持ちの方はこちらのリンクからご参照くださいね。

次回日程は8月3日(水)の18:30~ 都内で行います。

 

 

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<座談会> 2015年10月17日(土) 「世界最新事情を語る!エストニア・E-residencyイベント」  取得者(e-resident)第1号として取得者2名とともに座談会に登壇  東京都港区01Boosterにて

 

10172015



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