【nifty ニュース】エグゼクティブたちが実践 年収アップを実現する「時間術」

 

こんにちは、永田美保子です。

 

 

光栄なことに土曜日の

nifty newsトップに掲載いただきました!

 

何かって?

 

昨日のニフティニュースにて

 

海外のエグゼクティブたちが実践 年収アップを実現する「時間術」

というタイトルで

睡眠の大切さに関する話が載っています。

 

そこで、著書『年収10倍アップの時間術』の内容を

引用していただいているのです。

 

ぜひごらんくださいませ!

 

コチラ https://news.nifty.com/article/economy/business/12147-7741/

 

 

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エグゼクティブの時間の使い方(裏バージョン)

 

え~~この話前にも聞きましたよね~~~

 

と言われてしまいそうなタイトル(汗)

 

じつは今回は時間軸の長さの話ではなくて

アポイントなど、一点一点のタイミングをどう扱うか

の話。 なので全く新しい話題です。

 

つまり。。。

著書 『年収10倍アップの時間術』

でお話してきた内容・・・・プラス

ちょっとだけ先を行っているのです!

 

そして。。。本書を一回読んでいただいた方が

初級トレーニング済、という事でわかりやすいとは思います。

 

さて、今回お話しすることは、タイムマネジメントの

バージョンです。

人によってはちょっと怪しく聞こえたりするので。

 

私が何を言いたかったかというと

 

エグゼクティブ達も

成功している人は とにかく自分が

一瞬一瞬よい気分でいることを

最優先させている傾向があるという事。

 

ある上司は、朝令暮改 もいいところで

指示する事がコロコロ変わる。。。

 

昔の真面目な私は良く怒っていました。

なにこれ? って。

 

しかし、最近やっとわかってきたのです。

 

一回決めたことにそんなに

固執しなくたっていいじゃない? 

 

ということに。

 

 

むしろ、ひらめき だったり 直感だったり

やっぱりこちらの方がいいと気づいたり。

 

常にベストの選択をしようと思ったら

修正はかぎりなく入る物。

 

そのために秘書・アシスタントがいるのです。

修正やリスケや、

またまた変更キャンセルでゴメンナサイをするために。

 

 

だから秘書の人で変更・リスケが嫌だという人は

秘書に向きません~

変更したりお詫びしたりがとっても大事な仕事。

 

 

結論としては、

 

一回決めたことに固執しなくても

いつでも変更してもキャンセルしてもいいのです

そうしようと、思いついたなら。

 

絶対守らなくてはいけない約束なんてないです

 

気のりがしない、やりたくなかったら

キャンセルOK

(一応地位のある社会人なので正当な理由は付けます)

 

 

実は、、、、このレベルの人たちの

「どうしてもやりたくない」という事自体が

結構重要なサインだったりします。

 

言語化できていないだけで

大切なメッセージだったりする(はず)

単なる気分といいつつも、なんとなくだけではないんですね。

 

そして、その重要な決断のために、

後始末のもろもろをやる役目の人が必要なのですね。

それが秘書なんです。

 

こうして考えるとかなり大事なお役目。

 

 

 

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組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 3

 

永田美保子です。

 

先日のエントリー記事、

組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

の続きです。

 

 

秘書の数が半減したので、一人あたりの担当上司が

一気に増えて、従来のやりかたではサポートしきれなくなったとき。

 

残業を増やしてヘロヘロになりながらもサポートするか

それとも???

 

サービスレベル取り決め書(SLA)を私の提案で

取り入れることにしました。

 

 

この「優先順位」を用いたSLAを取り入れて

いったい現場では何が起こったか、、、

思いもよらない反応があったのです

 

・・・

 

まず、私の頭痛の種だった

「優先順位の低め」の新しい上司たち数名が

急ぎの仕事を頼んでくる件数が減りました。

 

詳しく説明すると

 

「新しい担当秘書はこの人だから仕事を何でも頼むように」

という一方的なアナウンスが出て以来、

 

本来、秘書を使う立場ではなかった人まで

この際頼まなければ損とばかりに、

どうでも良い 優先度は低いが緊急の業務を大挙して

依頼してくるという困った傾向があったのですが、

 

それが ピタッとやみました。

 

それでも、一部の方はお知らせをスルーして

私に優先度の低い業務を無依頼し続けることも

ありました。

そんなとき、この「取り決め書」を盾にとって

やんわりと、でもきっぱりとお断りすることが

出来るようになっていったのです。

 

これは助かりました!

 

 

そして、その結果として

 

もろもろの大混乱が収まった

夜遅い時間に残業して行わざるを得なかった、

本来優先するはずの業務

 

- すなわち、会社を代表する立場の外国人上司の

トラベルアレンジや

他の人がいたらできない、機密事項などの大切な業務に

業務時間内に落ち着いて取り組むことが出来るようになりました。

 

こうして、正当な取り決めにしたがって

 

仕事内容の交通整理ができるようになったという事です。

 

都度、嫌な思いをして断らなくても

あらかじめ、ルール決めをすることによって

秘書が若手かベテランか(意見を言える立場かどうか)の

力関係とは関係なく、上司たちの担当業務内容別のルールに従った

優先順位が守られるようになったこと。

 

声の大きい人の言い分が問答無用で通るわけではなく

取り決めに従ってサポートが行われるようになったこと。

(もちろん本当に社運を賭けるような緊急な案件など例外はあります)

 

大げさではなく、小さな民主主義が生まれたような気がしました。

これだけでも私にとっては大きな進歩です。

 

立場の弱いものが声を上げることによって

自分の身を守るだけではなく組織の効率化に貢献しました。

 

この一連のプロジェクト、表彰されても良かったくらいなんだけど

そういう機運ではなかったようでした。

 

こうして一歩一歩小さな変革を積み重ねて

自分を含むこれからの秘書が働きやすいような

地盤固めをするのがおそらく自分の役割なんだな~

としみじみ思った出来事でした。

 

その後、ここで作成した書面をもとにした

秘書の業務分担表やサービスレベル取り決め書(SLA)

は引き続き社内で使われるようになりました。

 

 

私は、どこの会社で働いても、

それまでNo Ruleだったところに「最初の仕組みつくり」

を作る担当になる事が多かったのですが

たぶん声を上げるからなんですね。

バロメーターのように。

 

ここでも力を発揮する場面が与えられたのかな、

と感じた出来事でした。

 

 

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