仕事を早くやりすぎてエグゼクティブ外国人上司に叱られた理由 

永田 美保子です。

 

突然ですが、

 

秘書・アシスタント、事務職のみなさん

 

お仕事をしていて

 

額にしわを寄せていませんか?

 

息を止めていませんか?

 

 

実は・・・ 私は良く 秘書時代に

息をしない瞬きもしない

 

大慌てで

「とにかく上司のために一刻も早くやらないと!」

 

と分刻みのスケジュールを

何も考えずにこなしていました。

 

 

 

そんなとき、外国人上司の Mr. R に

 

「Nagata-san、良く聞いてくれ。

 

僕が、

 

手があいたときにやってくれ”

 

と頼んだ意味を本当に分かっているのか?」

 

と、仕事を早く処理しすぎて叱られたのは

今となっては良い思い出です。

 

(私の著書年収10倍アップの時間術 の 「はじめに」 にも

でてくるエピソードです)

 

なぜ叱られたか。。。

 

そう、その答えは

 

 

仕事の優先順位を間違えていたからです

 

 

これだけは、一度決めたら

よっぽどのことがない限り

変更してはいけません。

 

たとえ多国籍企業でのグローバルポジション

トップ10に入るような人の依頼でもです。

 

そう、

私は自分で自分を忙しくしていたのです。

 

が結果として仕事全体の効率を落として

 

十分に手をかけることが求められる

エグゼクティブならではの

感性が必要とされる業務

 

に手が回らなくなるという

 

本末転倒な結果を招いていたのです

 

そう、効率UPは

本来の大切な仕事のために

エネルギーと 時間をセーブしておくための物。

 

何でもかんでも

スピードを上げればいいというものではない

 

真の生産性について

エグゼクティブ達は良くわかっていました。

 

 

息を止めて瞬きを忘れる様な

 

緊迫した状態は

私、自分が作っていました。 あちゃ~~~

 

 

思い返すと、

本当に日本人外国人いずれも 日本  アメリカ イギリス フランス

秘書想いの上司ばかりに恵まれて

私は幸運です

 

 

そういった経験から

 

現役の秘書アシスタントの方に

 

伝えたいことがたくさんあります!!

 

 

毎日、職場で笑ってますか?

 

息してますか? 瞬きしてますか??

 

↑ ホントマジですよ。

 

私、この3つとも出来ていませんでしたから!!!

 

 

 

皆様、仕事でもっと活躍しちゃいましょう。

 

そして、

 

同時に、もっと楽しく 「笑う時間」も増やしましょう!

 

 

そんなこと両立できるの??

と思っている方にこそ

 

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<内容について>

 

これは、私がコンサルティングや各種セミナーで

多くの秘書の方からお話をお聞きするうちに

 

多くの秘書の皆様が抱えている

共通の問題として浮かび上がってきた

ことをもとに、お伝えしたい事として

まとめたものです。

 

音声で繰り返し聞いていただくことで

行動に落とし込めるようになってきます。

 

お仕事でPCを一日中使っている秘書など

事務系の方には、

 

もうPCやスマホ画面を見たくないとき

(ありますよね?)でも

 

音声として耳から聞いていただけるのが

最大の特徴です。

 

たとえば、ジムでランニングしながらでも

可能です (^^)

 

特にエグゼクティブ担当秘書の方には

 

・より良いパートナーシップのために

・組織を代表する立場として大切なこと

 

という項目がお役にたつと思います。

ぜひご参考に、繰り返し聞いていただき

お役立てください。

 

 

教材概要:MP3・ダウンロード版で 約45分

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・秘書の立場でできることの限界を感じている

 

・上司との信頼関係が十分でないと感じる

 

・秘書に対して上司が求めていることが良くわからない

 

・永田の体験談を聞いてみたい

 

・セミナー等に直接参加したいが都合がつかない

・何度も音声で聞いて繰り返し学びたい方

など。

 

この音声を聴くと次のような効果が考えられます。

 

・秘書として、上司とタッグを組んで仕事を行う覚悟ができる

 

・上司の気持ちが良くわかるようになる

 

・自分の行動に自信が持てる

 

・上司の態度が(良い方へ)変わるなど。

 

 

私のセミナー同様、

 

事例や対応策が豊富で、

 

楽しんで聞いていただきながら

すぐに役立てていただける内容となっております

ぜひお手許に。

 

 

 

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もよろしければぜひ合わせてお聞きくださるとさらに

理解が深まるかと思います。

 

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指示するときは「基準」をはっきりと!(後編)

 

前回の続きです。

 

 

リーダー的立場の方が仕事の指示をするときに

 

最も大切なことが

 

具体的な指示です。

 

適当に言えば秘書の人たちに分かってもらえる

 

だろう、という期待をせず、

 

(※1 ハイ・コンテクスト文化にならず)

 

この場で、誰にでもわかる平易な言葉で具体的な

 

指示をすること。

(ムリに専門用語なども頻発しないこと)

 

それをしないで、理解不足のまま仕事をさせ、

 

失敗した時だけ怒るようなことが続くと

 

何が起きるかというと

 

部下(後輩)たちは怒られないように

上司の顔色を見て仕事をする。。。

 

非常に風通しが悪く、効率の悪い

仕事場になります。

 

理由がわからないと、

 

何が悪くて怒られたのかわからない

 

わけですね!

 

 

自分は良かれと思って行ったのに?どうして?

感情的におこられたのには何か理由があるのか?

 

なんて不安と不満が心の中で渦巻くわけです。

(これ、なんともおもわないひとはそれはそれで

感受性に問題あり。。。)

 

その上で、

 

言い訳をするな、などと言われると

 

検証をして次回に備えることすらできません。

 

精神論・根性比べみたいになってきます。

 

 

そうやってスタッフが委縮してゆき

いつ怒られるかと

おどおど、びくびくしだすと。。。

何が起きるか?

 

 

お客様のことを第一に考えるのではなくて

上司・先輩のご機嫌を先に気にする。。。。

その結果、優先順位が定まらない。

 

という悪循環。あらら。

 

そうではなくて、

 

一人一人が力を発揮できる

効率のよい仕事場にするためには?

 

やっぱり、わかりやすい指示で

基準をしっかり覚え込ませて

あげることに尽きます。

 

 

例えば、

外資系企業のエグゼクティブたちは

誰に対しても、ものすごくコミュニケーションが

上手で、誤解のないようなわかりやすい指示を出すので

本当に驚きます。

 

偉い人は難しいことを言うのではないのです。

 

偉い人ほど、話がシンプルで分かりやすいという

傾向があります。

 

(でないと偉くなれない。。。。)

 

イギリス出身の元上司に仕事の指示を

されたとき、

 

ああ~~ 英語ってこんなにわかりやすく、

情報をもれなく伝えられるんだ!

 

と感動したことがなんどもありました。

 

(経営用語でいう※2 MECE ・ミーシーですね)

 

シンプルに伝えるのが一番です。

 

今度シンプルな具体的事例についても書いてみますね。

 

 

※1 ハイコンテクスト文化
ハイコンテクスト文化とはコンテクスト

(コミュニケーションの基盤である

言語・共通の知識・体験・価値観など)

の共有性が高い文化のことです。

伝える努力やスキルがなくても、お互いに相手の

意図を察しあうことで、なんとなく通じてしまう環境のことです。

聞き手の能力を期待するあまり説明を省略するなどの傾向があります。

 

※2 MECE(ミーシー)

Mutually( 相互に)

Exclusive(重複せず)

and Collectively(全体として)

Exhaustive(漏れがない)

のという意味の言葉。

 

「もれなくダブりなく」ともいいます。

 

 

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

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2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

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<座談会> 2015年10月17日(土) 「世界最新事情を語る!エストニア・E-residencyイベント」  取得者(e-resident)第1号として取得者2名とともに座談会に登壇  東京都港区01Boosterにて

 

10172015



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