組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 3

 

永田美保子です。

 

先日のエントリー記事、

組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

の続きです。

 

 

秘書の数が半減したので、一人あたりの担当上司が

一気に増えて、従来のやりかたではサポートしきれなくなったとき。

 

残業を増やしてヘロヘロになりながらもサポートするか

それとも???

 

サービスレベル取り決め書(SLA)を私の提案で

取り入れることにしました。

 

 

この「優先順位」を用いたSLAを取り入れて

いったい現場では何が起こったか、、、

思いもよらない反応があったのです

 

・・・

 

まず、私の頭痛の種だった

「優先順位の低め」の新しい上司たち数名が

急ぎの仕事を頼んでくる件数が減りました。

 

詳しく説明すると

 

「新しい担当秘書はこの人だから仕事を何でも頼むように」

という一方的なアナウンスが出て以来、

 

本来、秘書を使う立場ではなかった人まで

この際頼まなければ損とばかりに、

どうでも良い 優先度は低いが緊急の業務を大挙して

依頼してくるという困った傾向があったのですが、

 

それが ピタッとやみました。

 

それでも、一部の方はお知らせをスルーして

私に優先度の低い業務を無依頼し続けることも

ありました。

そんなとき、この「取り決め書」を盾にとって

やんわりと、でもきっぱりとお断りすることが

出来るようになっていったのです。

 

これは助かりました!

 

 

そして、その結果として

 

もろもろの大混乱が収まった

夜遅い時間に残業して行わざるを得なかった、

本来優先するはずの業務

 

- すなわち、会社を代表する立場の外国人上司の

トラベルアレンジや

他の人がいたらできない、機密事項などの大切な業務に

業務時間内に落ち着いて取り組むことが出来るようになりました。

 

こうして、正当な取り決めにしたがって

 

仕事内容の交通整理ができるようになったという事です。

 

都度、嫌な思いをして断らなくても

あらかじめ、ルール決めをすることによって

秘書が若手かベテランか(意見を言える立場かどうか)の

力関係とは関係なく、上司たちの担当業務内容別のルールに従った

優先順位が守られるようになったこと。

 

声の大きい人の言い分が問答無用で通るわけではなく

取り決めに従ってサポートが行われるようになったこと。

(もちろん本当に社運を賭けるような緊急な案件など例外はあります)

 

大げさではなく、小さな民主主義が生まれたような気がしました。

これだけでも私にとっては大きな進歩です。

 

立場の弱いものが声を上げることによって

自分の身を守るだけではなく組織の効率化に貢献しました。

 

この一連のプロジェクト、表彰されても良かったくらいなんだけど

そういう機運ではなかったようでした。

 

こうして一歩一歩小さな変革を積み重ねて

自分を含むこれからの秘書が働きやすいような

地盤固めをするのがおそらく自分の役割なんだな~

としみじみ思った出来事でした。

 

その後、ここで作成した書面をもとにした

秘書の業務分担表やサービスレベル取り決め書(SLA)

は引き続き社内で使われるようになりました。

 

 

私は、どこの会社で働いても、

それまでNo Ruleだったところに「最初の仕組みつくり」

を作る担当になる事が多かったのですが

たぶん声を上げるからなんですね。

バロメーターのように。

 

ここでも力を発揮する場面が与えられたのかな、

と感じた出来事でした。

 

 

+++

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外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

こんにちは。

 

永田美保子です。

 

 

なんだか今回のエントリーは普段とは一風変わったタイトルですが

 

英語だけではなく、

日本語も含む文章を書く力全般に関する話です。

 

コミュニケーション能力

あるいは相手を論理的に説得する方法、

ともいう事が出来るでしょう。

 

 

秘書になりたての25歳の頃。

米系企業秘書の大先輩にこういわれました

 

ああでもないこうでもないと

唸りながら必死で書いた英文のメールを後で読むと

へこむことがい多いけど

そうやって上達してゆくのだからね。

 

あ~ こんなへたな文章!って

想いながらも場数を踏むのが、いちばん上達するのよ。

 

この言葉にどれだけ勇気づけられたことか。。。

 

(実際、穴があったら入りたい失敗も数知れず)

 

そうそう、当時は「失敗させてくれる」 先輩や上司が多くいたんですね。

有難いことです。

 

現代は失敗しないように、クレームにならないように

と、びくびくしている職場が多いような気がします。

そういう気がするだけならいいのですが、いかがですか?

 

・・・話がそれました。

 

そして、やがて私もキャリアを積み上げつつ

会社も移りながら、エグゼクティブ秘書として

経営陣と一緒に会社をもりあげてゆく立場となる

わけなのですが

 

そんな経過の中でも理不尽だなと思える出来事が数多くありました。

 

まあ、働く女性であればだれでも

いくら恵まれた外資系企業といえども 周りは敵だらけです。

眼に見えない敵も含めて。。。。

言わないとわからない、言ってもわからないかもしれないけど

やっぱり言わないと。

 

 

最大のピンチの一つは、先日のエントリーにも書いた

 

秘書の人数が半分 自分の担当上司が12名になったとき

ですが、

 

この時は、現状を訴えつつ、新しい仕事の進め方に

協力を依頼する長文のメール(英語*)を経営陣に向かって書きあげ、

 

さらに改善案としての提案内容も作り上げました。

(会社では、勿論忙しすぎてそんなまとまった時間は取れないので

自宅で秋の連休をつぶして取り組みました)

 

提案書が完成した時は、自分の実力が上がったような気がしたものです。

 

メールは長すぎても読んでもらえない(ここポイント)ので

必要な情報を加えつつ簡潔にするという加減が難しいと思いました。

 

*上位の経営陣は英語でないとわからない人も多かったのでオフィシャルな企画書・提案書は全部英語でした。

 

この時も先述した先輩のことばが脳内に

リフレインして励ましてくれました、

 

そう、決してあきらめないで書き続けること

全ての出来事が役立つと思えば「失敗」はないのです。

 

 

タイトルに書いた、

外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

一言で言うと、場数を踏むこと。

 

特に、

相手を英語のメールや報告書で説得する場面を数多く経験する事です。

 

説得したい事、伝えたいことがあふれるほどにあると

不思議と書き直したり悩んだりも苦労とは思わないものです。

 

とにかく伝えたい!それだけの熱意があると扉は開くもの。

 

そして、

 

相手が忙しくて長文を読んでくれないとしたら

せっかちで最初の3行以内に結論がないと最後まで読んでくれないとしたら?

相手へのメリットが書いてないと読み進めてくれないとしたら? ← これ意外と大事!

 

などという条件をすべて計算した上で、ロジカルな文面に気持ちを乗せて書くと、

意外なほど伝えたいことが伝わります。

 

文面はクールにハートは熱くがもっとも大切なポイントです!

 

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組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

なんだか長いタイトルになってしまいました。

 

 

こんにちは、永田美保子です。

お待たせしました。

 

前回の続き、どうやって12人の

エグゼクティブ上司を さばいたか

担当したかの具体的な方法をお伝えします。

 

 

まずは、すべての、秘書を使える立場の

「エグゼクティブ、役員、マネジャー」

について業務内容のリストを作り

 

・どの業務をどこまでやるかについて

 

・また優先順位について

(当然ながら、会社トップや本社から来た外国人エグゼクティブの優先度が高い)

 

・だれが何パーセントの業務量かを決めて

(一人の合計が100パーセントをこえないように!)

 

 

とここまでは前回お伝えしたとおり。

 

 

 

さて、わかりやすく例をあげて説明します。

 

 

凄く簡略化しますが、

 

秘書のM子さんが

 

1.CEOのAさん

 

2.取締役のBさん

 

3. 事業部長のCさん

 

 

の3人の担当だったとします。

 

職務による優先順位は基本は1~3の順。

 

M子さんの業務量で分けると

1.CEOのAさん   60%

2.取締役のBさん  25%

3. 事業部長のCさん 15%

       合計 100%

 

だとします。

 

更に仕事を「どこまで」どの程度行うのか?

ですが、

例として郵便物の扱いを上げますね。

 

 

1.CEOのAさん

 

メールルームから持ってきて開封して内容をチェック後

すぐ読める状態に便箋を広げてデスクの IN トレイに置く。

 

秘書のレベルで返信できる内容のものは代理で秘書がおこなって報告だけする。

(お礼状の返信、会合への出欠の返事など)

 

OUTトレイに入っている書類は引きあげて適宜発送する。

 

 

2.取締役のBさん

 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

会合の返信などは「頼まれたら」代理でおこなう。

 

OUTトレイに入っている封筒はあったら適宜発送する。

 

3. 事業部長のCさん 15% 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

発送書類は「頼まれたら」対応する。

 

1から3にかけて少しずつ「サービスレベル」が下がって行くのが

わかるでしょうか。 

 

言われなくてもやる対応(Aさん)から、

オンデマンドベース(Bさん)

リクエストベース(Cさん)になってゆきます。

 

言われなかったら先回りしてまで行うことはしない、

空気を読んで行うことはしない、

アグリーメントがそうなっているのだから必要ありません)

ということです。

 

そうしないと、

Bさん、Cさんのやらなくて

よい仕事に限られた時間を使ってしまうと

 

最も優先度の高いAさん(CEO)の業務に対応出来なくなってしまう、

ということが起きる可能性があるんですね。

 

これは3名だけの場合のやりくりですが、

先述したように私が実際に対応した

10名以上でこのリストを作ると、もうすごいことになります。

 

リストの最後の方の人は、ほとんどの業務で

On Request (リクエストベース)でしか

対応してもらえません。。。。

 

仕方ありません。

秘書の人数を減らすのを決めたのは

当時のマネジメントですから。

 

このように限られた人数で業務を行う、という案を受け入れなかったら

残された秘書たちは(少なくとも私は)命を守るために

(冗談でなく本当に)

会社を去る、という選択肢しかなかったでしょう。

 

寝袋持って会社に泊まり込んで仕事をするのは無理です。。。。

 

では、この優先順位を用いたSLAを取り入れて

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それについては、次回に続きます。

 

 

 

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10172015



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