組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 3

 

永田美保子です。

 

先日のエントリー記事、

組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

の続きです。

 

 

秘書の数が半減したので、一人あたりの担当上司が

一気に増えて、従来のやりかたではサポートしきれなくなったとき。

 

残業を増やしてヘロヘロになりながらもサポートするか

それとも???

 

サービスレベル取り決め書(SLA)を私の提案で

取り入れることにしました。

 

 

この「優先順位」を用いたSLAを取り入れて

いったい現場では何が起こったか、、、

思いもよらない反応があったのです

 

・・・

 

まず、私の頭痛の種だった

「優先順位の低め」の新しい上司たち数名が

急ぎの仕事を頼んでくる件数が減りました。

 

詳しく説明すると

 

「新しい担当秘書はこの人だから仕事を何でも頼むように」

という一方的なアナウンスが出て以来、

 

本来、秘書を使う立場ではなかった人まで

この際頼まなければ損とばかりに、

どうでも良い 優先度は低いが緊急の業務を大挙して

依頼してくるという困った傾向があったのですが、

 

それが ピタッとやみました。

 

それでも、一部の方はお知らせをスルーして

私に優先度の低い業務を無依頼し続けることも

ありました。

そんなとき、この「取り決め書」を盾にとって

やんわりと、でもきっぱりとお断りすることが

出来るようになっていったのです。

 

これは助かりました!

 

 

そして、その結果として

 

もろもろの大混乱が収まった

夜遅い時間に残業して行わざるを得なかった、

本来優先するはずの業務

 

- すなわち、会社を代表する立場の外国人上司の

トラベルアレンジや

他の人がいたらできない、機密事項などの大切な業務に

業務時間内に落ち着いて取り組むことが出来るようになりました。

 

こうして、正当な取り決めにしたがって

 

仕事内容の交通整理ができるようになったという事です。

 

都度、嫌な思いをして断らなくても

あらかじめ、ルール決めをすることによって

秘書が若手かベテランか(意見を言える立場かどうか)の

力関係とは関係なく、上司たちの担当業務内容別のルールに従った

優先順位が守られるようになったこと。

 

声の大きい人の言い分が問答無用で通るわけではなく

取り決めに従ってサポートが行われるようになったこと。

(もちろん本当に社運を賭けるような緊急な案件など例外はあります)

 

大げさではなく、小さな民主主義が生まれたような気がしました。

これだけでも私にとっては大きな進歩です。

 

立場の弱いものが声を上げることによって

自分の身を守るだけではなく組織の効率化に貢献しました。

 

この一連のプロジェクト、表彰されても良かったくらいなんだけど

そういう機運ではなかったようでした。

 

こうして一歩一歩小さな変革を積み重ねて

自分を含むこれからの秘書が働きやすいような

地盤固めをするのがおそらく自分の役割なんだな~

としみじみ思った出来事でした。

 

その後、ここで作成した書面をもとにした

秘書の業務分担表やサービスレベル取り決め書(SLA)

は引き続き社内で使われるようになりました。

 

 

私は、どこの会社で働いても、

それまでNo Ruleだったところに「最初の仕組みつくり」

を作る担当になる事が多かったのですが

たぶん声を上げるからなんですね。

バロメーターのように。

 

ここでも力を発揮する場面が与えられたのかな、

と感じた出来事でした。

 

 

+++

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外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

こんにちは。

 

永田美保子です。

 

 

なんだか今回のエントリーは普段とは一風変わったタイトルですが

 

英語だけではなく、

日本語も含む文章を書く力全般に関する話です。

 

コミュニケーション能力

あるいは相手を論理的に説得する方法、

ともいう事が出来るでしょう。

 

 

秘書になりたての25歳の頃。

米系企業秘書の大先輩にこういわれました

 

ああでもないこうでもないと

唸りながら必死で書いた英文のメールを後で読むと

へこむことがい多いけど

そうやって上達してゆくのだからね。

 

あ~ こんなへたな文章!って

想いながらも場数を踏むのが、いちばん上達するのよ。

 

この言葉にどれだけ勇気づけられたことか。。。

 

(実際、穴があったら入りたい失敗も数知れず)

 

そうそう、当時は「失敗させてくれる」 先輩や上司が多くいたんですね。

有難いことです。

 

現代は失敗しないように、クレームにならないように

と、びくびくしている職場が多いような気がします。

そういう気がするだけならいいのですが、いかがですか?

 

・・・話がそれました。

 

そして、やがて私もキャリアを積み上げつつ

会社も移りながら、エグゼクティブ秘書として

経営陣と一緒に会社をもりあげてゆく立場となる

わけなのですが

 

そんな経過の中でも理不尽だなと思える出来事が数多くありました。

 

まあ、働く女性であればだれでも

いくら恵まれた外資系企業といえども 周りは敵だらけです。

眼に見えない敵も含めて。。。。

言わないとわからない、言ってもわからないかもしれないけど

やっぱり言わないと。

 

 

最大のピンチの一つは、先日のエントリーにも書いた

 

秘書の人数が半分 自分の担当上司が12名になったとき

ですが、

 

この時は、現状を訴えつつ、新しい仕事の進め方に

協力を依頼する長文のメール(英語*)を経営陣に向かって書きあげ、

 

さらに改善案としての提案内容も作り上げました。

(会社では、勿論忙しすぎてそんなまとまった時間は取れないので

自宅で秋の連休をつぶして取り組みました)

 

提案書が完成した時は、自分の実力が上がったような気がしたものです。

 

メールは長すぎても読んでもらえない(ここポイント)ので

必要な情報を加えつつ簡潔にするという加減が難しいと思いました。

 

*上位の経営陣は英語でないとわからない人も多かったのでオフィシャルな企画書・提案書は全部英語でした。

 

この時も先述した先輩のことばが脳内に

リフレインして励ましてくれました、

 

そう、決してあきらめないで書き続けること

全ての出来事が役立つと思えば「失敗」はないのです。

 

 

タイトルに書いた、

外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

一言で言うと、場数を踏むこと。

 

特に、

相手を英語のメールや報告書で説得する場面を数多く経験する事です。

 

説得したい事、伝えたいことがあふれるほどにあると

不思議と書き直したり悩んだりも苦労とは思わないものです。

 

とにかく伝えたい!それだけの熱意があると扉は開くもの。

 

そして、

 

相手が忙しくて長文を読んでくれないとしたら

せっかちで最初の3行以内に結論がないと最後まで読んでくれないとしたら?

相手へのメリットが書いてないと読み進めてくれないとしたら? ← これ意外と大事!

 

などという条件をすべて計算した上で、ロジカルな文面に気持ちを乗せて書くと、

意外なほど伝えたいことが伝わります。

 

文面はクールにハートは熱くがもっとも大切なポイントです!

 

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思いつきですぐ行動」と言われてもできない時は? 

あ!コレ書こう!

と思いついたブログの題材を

とにかく殴り書きでメモしたり

 

いきなりひらめいた仕事のアイディアや

行きたいところのアイディアを

すぐに実行したり

 

思いついた品物を買ったり

調べたい事を「今ここで」ググったり。

 

独立して自分で仕事をするようになってからは

 

一日のタイムスケジュールは一応決めていても

 

上記のようなことをしてしまうので

全く予定通りには行きません。

 

 

 

これって自分の事が出来なかった会社員時代の反動かもしれません

 

自分のやりたい事、思いついた事はすべて封印してきましたから。

 

その代り上司の「今、これが 必要!」は、

ほぼ100%かなえて来ましたよ!

 

 

そうそう、役員秘書時代には

上司あてにバンバン電話も、メールも来るし

それに対応するだけで精一杯

 

ものすごいスピードと業務量、プレッシャーで

(経験者の方にはおわかりいただけると思いますが。。。)

 

仕事時間中に自分の携帯やスマホを取り出して

見る暇など全くありません。

 

勿論メールチェックは仕事が終わるまで出来ません

(昼休みも、ずれこんだりするのでまず無理。疲れるし)

 

あ、一つ重要な事。

秘書業務で PCの画面を一日中凝視して

スケジュールなど調整したり細かい作業をしていると

仕事が終わってからのプライベートでは

スマホやPCなどを一切さわりたくなくなります。

(私の場合)

 

そういう人は多いと思いますが

中にはPC作業が得意な人、上手く使いこなせる人もいるのでしょうが。。。

 

だから、お友達や彼女で秘書の人が、付き合いが悪くても許してあげてくださいませビックリマーク (これが言いたかった)

 

 

また、昨今はなんでもネットやSNSで発信ですが

現役バリバリ秘書の方むけの情報発信は

「ネットで集客」 の基本ルールが通用しないと思っています。

 

仕事終わったらPCの画面もう見たくないんです~~~って感じ。

 

FaceBookも会社ではチェックできないし

(セキュリティ上会社のPCからFBやツイッターが繋がらないよういしている多国籍企業も多い)

「いいね」一つすぐに出来ない、レスポンス悪い人だと思われるよな~~

 

逆に秘書のお友達で平日昼間でも長々とメールしてくる人は

え、いいの? と思ってしまうことがあります。

理解のある会社なのかしら。 うらやましいような。

 

 

秘書の方の良くあるパターンでは夜自宅でキーワードで検索して

中身の詰まったブログの記事をじっくりよむというのが、が多い印象です。

 

 

そんなわけで、自分の事に関する「ひらめき」への対応

はいつも後回しでした。

 

立場代わって、今は、どちらかというと

ひらめき や 思いつき で行動しているようなもの。

極端ですが。

 

 

今後、しばらくしたら、考えや方針が変わってゆくかもしれませんが

 

いま思いついたからやる!

 

という行動パターンに、思った以上の意外な効果を多く見出しているので、暫くはこれで行こうと思います。

 

本当に面白い展開が多く起きるから

 

だから成功している人は 即実行派が多いんだろうな~

(エグゼクティブ上司がそういうところがあったし) とだんだんわかってきました。

 

私はまだまだこれからですが。。。

 

 

会社勤めの方も、プライベートでは出来るだけ

 

思いついたら、やる

直感に従う、 ということを

 

出来る範囲でも試してみていただくととっても面白いことが起こる

と思います.

 

今にして思えば、自分に制限を設けずに

いろいろやって見tればよかったなと思うんですよね

 

 

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10172015



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