指示するときは「基準」をはっきりと(前編)

こんにちは

永田美保子です。

 

 

今回は、仕事の進め方の話です。

 

自分でも(指示する側・される側)

散々経験した、一寸ほろ苦い

エピソードを思い出しながら

お話してます。

 

 

秘書・アシスタントの方に限らず

企業などで部下や後輩と一緒に仕事をするとき

 

指示したり指導したりしますよね。

 

その時、どんな言葉を使っていますか?

伝え方によって相手に与える

不安感プレッシャーが変わり、

しいてはパフォーマンスに影響が出ますよね。

 

(むしろそういった心理状態を利用して

相手を洗脳することも出来てしまうわけですが)

 

相手に気持ち良く仕事を覚えてもらって

成長してもらうためには

 

・何故この業務を行うのか

・どのように行うのか

・どの程度まですればOKと判断するのか

 

という背景や基準・スタンダードを

「具体的に」伝えることが

とっても大事です。

 

仕事ですからね!

 

そんなこと言ったって

社会人としての常識

にのっとればわかるじゃない

 

とか

 

普通はこうするよね?

 

あるいは、

 

秘書を数年もやってれば分かるよね?

 

など

 

ご意見があるであろうことは重々承知です。

 

しかしその普通の基準はなんでしょうか?

 

わたくし自身、多国籍企業や

日系企業何社かで様々なバックグラウンドの

日本人、外国人に交じって働くうちに、

 

一つの事柄でも人によって受け止めかたが

180度ちがうことや、言わなければわからない、

言ってもわからないことが本当に

たくさんあることが身に染みました。

 

たとえば、オーストラリア出身のディレクター

との打ち合わせで

 

今、6月だからこのプロジェクトは秋(オータム)

に、9-10月には終わらせましょう。

 

と言ったとたん、何が起きたのかよくわからないけど

彼は大混乱。 顔が???でいっぱいになり、叫びました。

 

「ああ、ぼくは君の言っている内容が理解できないけど

どうしてこの件にそんなに時間をかける必要があるの?」

 

そう、南半球では季節が北半球とは逆。

日本の秋は彼らの春。9月=スプリング なんです!!

オータムと言ったら翌年の3月になっちゃう???

 

言っていることが正確に伝わっていませんでした。

というかすごい誤解!

 

一事が万事こんな感じです。

 

 

 

長くなってしまったので

続きは次回に。

 

 

 

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秘書の後何をする? キャリアプランニングは もっとふてぶてしく!

永田美保子です。

 

昨日は初級~中級在宅秘書講座を開催しました。

 

この講座は、在宅秘書を紹介するところはあっても

育成する団体・個人はまだまだ少ないせいか

注目度が高く、昨日の少人数セミナーには他業種から

見学にもいらっしゃいました。

 

そこで出た話の一つですが、

 

現役の役員秘書の方からの意見として

 

秘書は定年までずっとできる仕事なのか?(体力気力面)
・現在担当の役員が退任したら自分のポジションがなくなる
・・・などなどキャリアに関する不安を訴える声が多く、

 

(秘書に限らず誰もが持つ不安ではありますが)
秘書の場合「上司の都合」でどうにでもなるという特殊事情もあって課題は多いです。

 

 

そんなこともあって、

 

では、将来のために今何ができる?
を真剣に考える方も多いです。

 

今回の在宅秘書講座参加者の方も

 

様々な可能性を真剣に考えている方でした。

 

副業解禁の動きもありますし、

 

絶対に役員秘書でなくては、私のキャリアではないの!!
という人生もこれからは流行らない気がしています。
(あなたがそれを言うか、と言われそうですが。。。)

 

変化を楽しんで利用できるくらいのふてぶてしさが
これからの秘書の人には必要ではないでしょうか。

 

選択肢の一つとして、以前注目されたこの記事がご参考になればと思います。

 

 

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秘書の常識・世間の非常識のほんと

こんにちは

 

永田美保子です。

 

最近他業種の方とコラボ開催したり

 

自分の活動範囲が広がって

 

営業したり(書店様とかね)

 

各種他業種企業や

個人で経営者として活躍している方に

お会いしたりと、

 

企業の役員秘書でいた時よりも

自分が代表者としてお会いするので

お話の方向性も違ってまして

 

とにかく最近、多種多様な方にお会いしています。

 

そして良く言われることが

 

さすが、役員秘書の皆様!

美保子さんの受講生さんは

本当にきちんとされてるんですね~~

 

ということ。

 

最初意味がよくわかりませんでした。

 

 

私の開催するセミナーは、

主に現役の秘書・アシスタントの方や

また、ビジネスパーソンが(男女とも)

中心のクライアントさんなのですが

 

セミナー開始時間5分前には全員集合

電車が遅れるなどの際も必ず携帯に連絡があります。

 

(むしろ講師の方がギリギリの事があるくらいで。。。)

 

参加費のお支払いに関しても、全員が期日を

きちんとまもり何の問題もなし

 

会議室撤収の際にお手伝いまでしてくださる

 

なんだか「ノープロブレム」な素晴らしい方ばかり

なんですよ!!

 

自分もかつて、期日を守ったり時間を守ったりと

そういうルールはきちんと守るものだと思っていたから

期限を守らなかったり、お支払をしないなんて

想像したこともなかったのですが

 

なんと、独立してフリーになってみると

 

まあ世の中いろんな人がいること。。。。

 

きちんきちんとしている人の方が少ないくらい。

 

私の価値観がガラガラと崩れました。

 

だから、良く見かける各種セミナー等で

キャンセルポリシーや注意事項

詳しく・厳しく 明記されているのですね~~

 

それでも支払わない人、値切る人(!)

などが一定数いると聞いて本当にびっくり。

 

 

あ、私も一人だけ友人で、ただでやってほしいと言い出す人や

いつまでもぐずぐず予定を決めない上にドタキャンとか

繰り返す困った人がいましたね~~

(一人だけ特別扱いってすごく手を取られるので

小規模の事業者にとっては死活問題)

 

この困ったチャンは秘書の人ではなかったですが。。。。

 

 

まあとにかくお客様に恵まれすぎて

有難いのです。

 

それは他社・他業種の方々と比べてよくわかりました。

 

 

ホントに人に代金を払わない人って

居るんですね~ 驚き。

 

 

 

 

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10172015



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