秘書の仕事を邪魔する要因(1)

 

こんにちは、永田美保子です。

 

秘書・アシスタントのように

関係者多数の思いや都合が

絡まった仕事をしていると、

 

仕事そのもののの内容「以外で」

 

 気を遣う事、モチベーションが下がる事

 生産性を下げる事

 

・・・ がありますよね?

 

まあ、簡単に言うと

 

嫌なことがあって仕事に手がつかない状態

 

何か気に障るようなことを言われて

そちらにエネルギーを奪われている状態

 

 

もっと率直に言うと、

 

誰かに意地悪や嫌がらせをされている状態ですね!

 

 

そういう状態を防ぐにはどうしたら良いのでしょう?

 

図太くなって外野など気にしなければいいのですが

(多くの会社トップの秘書さん達に接して、みなさん見た目とは裏腹に、

相当図太くていい加減だと自分でおっしゃいます)

 

どうしたら良いかわからない方向けに

一つの指針をご提案します。

 

以下、ヒプノセラピストの谷原由美さんのブログから引用します。

 

 

ヒプノセラピストというのは、 自分が勝手に作った言葉を相手にインストールすることがないように、 絶対的に気を配る。

 

 

 

要点を引用しますと

 

 

よく、なんか、理解できない日本語を使う人に対して、

多くの人が「この人すごい」とか言っちゃうのは、

まさにこのエリクソン催眠なんですね。

 

よく日本人でありがちなのは、

意味のわからない「英語の単語を多用する人」とか。笑

 

 

 

エリクソン催眠というのがあるのですね?

 

そうそう、

 

良くわけのわからない言葉を使う上司や先輩社員がいませんか?

 

外資だと、その会社独自の外国語そのままの専門用語があって、

新人のうちは??? となったりします。

しかも日本語と混ざって使われるので大混乱。

 

たとえば、

いきなり新人が下記のような用語で質問されてもわかりませんよね。

 

・Approval  承認のサインなどをしてもらうこと

 

・スロット  タイムスロットのこと。上司の空いている時間

 

・ミニマムコネクションタイム

フライト手配の時の乗り継ぎに必要な時間。これを間違えると大変。

ただ、通常は旅行代理店に依頼するとチェックしてくれる。

 

・ストラテジック 仕事のすすめかたについて良くこんな指示が

 

・イノベーティブに 同上

 

などなどまだまだあるのですが

 

これを言われて新人さんは 最初、ぎょっとします。

 

そこを 先輩や上司に上手くコントロールされてしまうと

いうことで(催眠の一種ですね)あちこちで起きているとしたら

恐ろしいことだと思います。

 

私のまわりにもそういう、

 

いきなり相手の知らない専門用語をぶつけてきて

あいてをけむに巻いて優位に立とうとする、

 

先輩方がいらっしゃいましたが

 

すでに空気を読まない秘書として成長していたのが幸いして

 

分からないことは分からないと、聞き返すようにしていました。

 

ここで、うやむやにしてしまうと指示を

よく理解しないまま仕事を開始した人の責任です。

 

すると、なんと!

 

発言した方は、自分が発した業界用語の説明を

日本語で相手に理解できるようにすることが出来ないのですよ!!

 

しまいには逆ギレしたり。

 

 

ただ、このようにキレられるのが嫌でこちらが相手の意図をくみ取るようになると。。。。

 

相手の思うつぼです。

 

仕事は、分かるように説明・指示しない相手に責任があるのです。

 

 

 

 

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エグゼクティブ秘書とその他の秘書の違い

 

こんにちは、

永田美保子です。

 

 

先日の出版記念トークイベント

で出た話題の一つに、

 

 

エグゼクティブ秘書

 

と 

 

その他(一般)秘書

 

の違いはなんでしょうか?

 

というものがありました。

 

 

発端は、この10年で

AIに取って代わられるであろう仕事リスト

(最近よく話題に出ますね)

 

に「秘書」が記載されており

それが 「一般秘書」 という名前だという事。

 

 

・一般秘書はAIにとってかわられ

 

・エグゼクティブ秘書は AIを使いこなす(予定)

 

という二極化が進むかもしれない??

 

 

という話をしました。

 

では、エグゼクティブ秘書はなにがちがうの?

特徴は?

 

番大きなちがいは

ノウハウ(スキル)以上のものを身に着けているかどうか、

という点です。

 

スキルは、学べば、練習すれば身につきます。

英語も、継続して学べ努力は必要ですが身につきます。

 

 

それ以上の言葉で伝えるのが難しいものを

ここでは、「センス」と呼びましょうか。

 

これは、教科書もないし、勉強のしようがありません。

 

しかし、身に着ける方法はあります。

 

実行出来ている人のそばにいる

 

真似をする

 

いわゆる門前の小僧。。。これすごく効果的です

 

そして、

 

ノウハウ・スキルよりも、

実は、1番大切なのはメンタルなのです。

 

表面的なノウハウやスキルで、

 

実績を上げてエグゼクティブ担当の秘書になっても

 

ここ出来ていなければ、途中で続かなくなって

本当の意味で活躍できません。

 

私、永田はこのセンスやメンタルのことをお伝えしたくて

コンサルや講座を行っているとい言っても

過言ではないです。

 

 

 

 

自分が何の為にこの仕事をしているのかな。。。

 

常に思い出して、忘れないようにしたいですね。

 

 

 

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元外資系秘書が労働時間を半分にしてみた

 

 

こんにちは、永田美保子です。

 

今回の投稿のタイトル

 

『元外資系秘書が労働時間を半分にしてみた』

 

ですが、

昔からの読者さんでは、

見覚えのある方もいらっしゃるかもしれません。

 

これは、かつて1年半ほど前にこのブログの前身の

ブログのタイトルでした。

 

 

 

私が、外資系企業のエグゼクティブ秘書として

働いていたけれど予期せぬ退職という

 

人生のターニングポイント。

 

そこから、独立して

 

どのように自分でできることを

見つけてゆくか、がテーマの一つでした。

 

その試行錯誤や 秘書時代のあれこれを

リアルに書き綴りはじめたのがそもそもの始まりです。

 

労働時間を半分に、というのは

 

通勤時間なども全部含んだ一日の労働時間を

すべてカウントすると

 

自宅で仕事をするのは時間換算すると

その約半分で済むのでは、という問題提起です。

 

 

私の場合は

次第に、自宅での事務的な業務だけではなく

 

秘書・ビジネスパーソン向けのコンサルティングや

 

秘書向け講座・英文メールセミナーなど

させていただくようになり

 

外に出る機会も増えてゆきました。

 

結果

 「労働時間半分」 はどうなったのか?

 

というと

 

土日や早朝深夜という、過去のお勤め時代には

働かなかった時間にも働いているので

 

トータルでの時間数は実は、増えています

 

原稿などがあって多忙な日は朝7時から夜12時まで

食事以外はPCに向かっているようなことも。

 

 

同じ仕事量をお勤め時代にオフィスでやったら

凄い残業時間になっていたと思われますから

(というかほぼ無理、執筆や教材作りなんて)

 

「時短」はこれでも実現しているのです!

 

で、大まかに言って成果について述べますと

下記のようになります。

 

・仕事をする日としない日のメリハリがつきました。

 

必要があれば朝から晩まで15時間以上働く日がある半面

何もしない日もあります。毎日必ず8時間、ということはありません。

 

・稼働時間当たりの報酬は上がっている

 

時給では換算するのが難しいけれど、セミナー・コンサルなどでは上がっているのは確か。

 

・自分の働く時間にたいしてのコスト意識が芽生えた

 

自分が経営者ですので、オフィスにいて時間だけ働けばお給料がいただける

というのとは180度違う感覚です。

自分が動いてしまうとその分仕事が出来ません。

時間の大切さを痛感。

 

・安定性はありません

その分、自分で仕事を作り上げる面白さと喜びがあります。

 

などなど、本当に新たな発見がある日々です。

 

 

 

 

 

このブログの趣旨からは少し外れますが

役員秘書・アシスタントなどのお勤めの方で

 ・いずれ独立をと考える方

 ・経営者になりたい方

 ・著者になりたい方

 

に対しては経験からのアドバイスをできる立場にあるかなと思って

います。

私も、日々切磋琢磨しております。

 

 

また 「秘書の後のキャリアの可能性」については

今後も少しずつお話ししてゆけたらと思います!

 

 

 

 

 

 

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こちらからどうぞ 


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無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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