上司の要望に「応えるために」優先順位を決める

こんにちは、

永田美保子です

 

 

今年もあと約2週間となります。

早いですね!

 

 

さて、年末で通常の業務

プラス年末年始ならではの業務

で、お忙しい方も多いと思います。

 

そこで今一度思い出しておきたい事。

 

秘書の仕事で、もっとも大切なことの一つは 

自分の担当業務の

 

「優先順位を決める」

 

ことなのです。

 

 

実は・・・上司のエグゼクティブ・役員

の方でも、自分で優先順位に沿った指示を出す

のは相当難しいみたいでして(汗)

 

 

サービスは提供する側がリードする

 

という、大原則にのっとり、

秘書サイドでしっかりリーダーシップを取って

上司をリードしましょう!

 

お一人で複数の上司をサポートしている方も

一人の上司専任の方も。

 

仕事って、集中するとき、なぜかいきなり

集中したりしますよね!!

 

そんな時に備えて、上司とも確認をとって

 

仕事の優先順位をあらかじめ決めて置くのです。

 

それによって眼の前の事に追われて

「本当に大切な業務に手が回らなくなってしまった!」

という悲劇を避けることができます。

 

このルール決めをしておくことが

上司の要望に本当に「応えるために」

プロとして必要な事なのです。

 

 

と、ここまで書いてみて

 

今、目の前にある山積みの仕事は

どこから手を付ければいいの?

 

というリアルに涙目の方。

 

もしいらしても、ご安心下さい。

まずは、超緊急事項以外は

やりながら 片づけましょう!

 

*****************

☆超お忙し秘書のための TODOリスト

 

A4サイズの紙を一枚用意(ノートの1ページでもOK)

縦半分に折るか真ん中に線を引きます。

 

その日、頭に浮かんでいる「やらなくてはいけないこと」

を左側に箇条書きで書きだす。

それそれの項目の冒頭にアルファベットを振ります。

 

A ど~うしても今日やらなくてはいけないもの

B 明日でもOKなもの

C 明日より後でOKなもの

 

A以外(B,C)を中央の線の右側に移します。

 

 ⇒ 今日はAの事項だけ全力投球でやってください! 

 

Aの項目は着手出来たら、完璧でなくても

○かチェックマークをつけながら進めます。

 

→ これは 無意識に「自分はやり遂げられない人」

だと思わせないために大事なポイント。

 

そして、B,C の事柄は一日の終わりに見直すと

予定が変更になってやらなくてよくなっていたり

誰かがやってくれていたりして

減ってることも良くあります。

 

これを教えてくれた方によると

B・C項目を右側に移すことを

神様のリストに移す。。。っていうそうで

(神様が何とかしてくれているかのように

何とかなっていることが良くある)

 

*******************

 

そんな、リアルなお話を

いま募集中の 2017/1/28からスタートする第2期

秘書講座4回コース:豊かで愛される秘書になるプログラム

ではしています。

 

ラク~に、楽しくお仕事をするのには

どうしたら良いか

上司も自分もハッピーになるにはどうしたら良いか

言いたいことを言って、やりたいようにしているのに

上司に好かれるにはどうしたら良いか

 

という

非常に現実的で、オフィスに戻ってすぐに実行可能な

方法をお伝えしてます!

 

さらに、自分の身を削らずに

長時間の残業などせずに

元気で生き生きとアフター6を楽しめる

毎日を送る事こそが

会社に貢献することなんです。

・・・ということも改めてお話してます ♥

 

 

優先順位ぎめ、出来てないかな?

という方は、是非いまからでも新年に向けて

やってみて下さいね!

 

※ To DO リストから一歩進んで、業務の優先順位の

つけ方のコツについては次回書いてみますね。

 

 

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12/29-1/6の間(1/1-3除く)年末年始特別お年玉料金ご提供中。

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なぜこのプログラムを始めようと思ったのか(Youtube動画アップしました)

こんにちは、

永田美保子です。

 

 

 

ただいま募集中、2017年1月28日開講、

秘書講座4回コースの第2期に つきまして、

ブログやメルマガで伝えきれないことを

動画をとおしてお話しています。

 

この度、You Tube動画でメッセージ

をアップしましたのでご覧いただけると嬉しいです!

 

 

【秘書講座4回コースについて動画アップしました】

 

3本の動画それぞれの内容とリンクは下記の通りです:

(それぞれ3分~4分の長さです)

 

 

1.なぜこのプログラムを始めようと思ったのかについて。

 

https://youtu.be/pa82IBFKmEQ
2. 働き過ぎない事が大切って?どういうこと?

~ もう少しふみこんだご説明

 

https://youtu.be/Wl6LsdUvP44

 

3 こんな方にこのプログラムに参加していただきたいです!

 

https://youtu.be/kCc6aGh8nhs
 

講座詳細についてはこちらの記事からも

ご覧いただけます!

 

お申込み・お問い合わせはこちらから。

http://bit.ly/2aZjluI

 

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4回コースの秘書講座・プログラム 「もうちょっと詳しく踏み込んだ」ご案内です

こんにちは、永田美保子です。

 

 

前エントリーで募集開始のお知らせをしました

4回コース・秘書講座

 

「豊かで愛される秘書になるプログラム」

 

第2期(1/28~開始)に関しまして

 

現在行っている第1期のクラス

より、さらに、そこから

 

どこがどうバージョンアップしているのか?

私、永田が心からお伝えしたい事

 

また、

こんな方には特に受講してほしい!

 

このプログラムを受けるとこうなる!

 

といったポイントを改めてお伝えしたいと思います。

 

 

1.どこがどうバージョンアップしているのか?

 

これは、さらに「具体的」に現場のお仕事に

即役立つ情報をお伝えできます。

特に秘書の中での指導者的立場にいらっしゃる方には

かなり役立つ事ばかりです。

 

私が多数の現職秘書の方と直接お会いして

私の外資系役員秘書時代に現場で培った問題解決スキル

お手伝いできることがかなり多いことが分かった

ためです。

こういったスキルセットは数学の公式と同様、

使うためにありますので、是非ここで活用しましょう!

 

☆お伝えできるスキルの例

 

プロジェクトの進め方(マネジメント)

後進の指導方法・業務の振り分け方

サービスレベルについての考え方

コンプライアンス関連(パワハラ・セクハラ含む)

取締役会 株主総会など 役員秘書ならではの会社として必要な業務

組織の中でおきがちな問題

など。

 

 

2.私、永田が心からお伝えしたい事

まずひとつめ。

・仕事もプライベートもどちらも大切。

両方思いっきり大切にしましょう!

 

そのためには、自分を大切にすること。

具体的には

働き過ぎないようにすること

プライベートにも仕事にも情熱を傾けること

です。

 

元世界銀行人事カウンセラーの中野裕弓さんの著書

「本当の豊かさを引き寄せる お金持ちマインド

の育て方」に (158ページ)

下記のような記述があります。

 

「プライベートのほうに振り子がいっぱいに振れるから

こそ、反対側の仕事の方にも同じ分だけ振り子が

振れるのです。

そしてプライベートを充実させ人生を楽しんでいる

人はリラックスして楽しんだ分だけ、潜在能力を引き出し

やすくなります。」

 

なんと! どうやら

プライベートと仕事とは振り子で言うと「同じだけ」

の幅で振れるのですよ!面白くありませんか?

 

もうひとつは

・今のキャリアは大切に、徹底的にプロフェッショナル

への道を突き進みましょう。

 

ただしいくら忙しくても、秘書・アシスタントの仕事で

明け暮れるだけが人生ではありません。

もっと広くいろいろなことに興味を満ち目を向けることが

おすすめです!

 

 

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3.こんな方には特に受講してほしい!

 

秘書・アシスタントの仕事についている方で

 

・毎日、忙しすぎると感じている方

・自分自身のための時間が取れないのが悩みの方

・他人のタイムマネジメントは完璧なのに自分のマネジメントができない方

・仕事で行き詰っている感じがする

・後進の指導をどうしたら良いか思い悩んでいる

・秘書からのキャリアチェンジを考えている

・毎日もっと楽しく過ごしたい

 

 

4.このプログラムの講座を受けるとこうなる!

 

・今までのように仕事でぐったり疲れなくなる

・仕事とプライベートの切り替えが上手くなる

・表情がイキイキする

・仕事の効率が良くなり、同じ仕事が今までの半分の時間でできるようになる

・周りの人からモテる/好かれるようになる

 

などなど。。。の効果が期待できます。

 

改めまして、講座の概要は下記の通りです。

 

 

**********************

 

秘書講座 :豊かで愛される秘書になるプログラム

 

【実施概要】

受講期間 2か月間 2017年1月から2017年3月にかけて

講座回数 全4回

 

【日程】

 

<土曜午後コース>

1回目 2017年 1/28(土)

2回目 2/18(土)

3回目 3/11(土)

4回目(最終回)3/25(土)

 

14:00-17:00 講座 (途中休憩あり)

17:30~ 懇親会(食事会)あり(希望者のみ)

 

 

今回(第2期)は土曜午後コースのみの

募集です。

平日夕方コースはありません。ご了承ください。

 

【その他詳細】

 

会場 都内会議室 (別途お知らせします。)

定員  4名 (少人数制で丁寧に指導するため)

※最少催行人数2名

 

講師 永田美保子

 

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【講座内容】(予定)

(内容は受講者の方に合わせて直前に変更になることがあります)

 

第1回 イントロダクション

 

「豊かさ」を生むビジネスマインドについて

自分の心と気持ちを大切にするということの意味

 

・秘書は会社員でありながら経営者の視点を持っている

 

・感情を抜きにして、目的のために動く

 

・秘書は男性性を発揮する仕事? その事例

(例)してあげたい!が男性性、何かをしてもらって、受け取って輝くのが女性性

 

・仕事で成功している女性は男性性と女性性のバランスが取れている例

 

・秘書が幸せだと業績までアップする秘密とは?

 

 

第2回 個人プレーとチームプレーのバランスが大事!

 

・秘書119番~秘書の仕事が大変な時ってどんな時?

 

・エグゼクティブは休暇もマッサージもテニスも仕事として

生活のスケジュールの中に組み込んでいる

 

・有給を取るのもあなたの仕事です

 

・あなたが休まないから、後輩が休めない。

 

・楽しい旅行のために有給を使おう。そのための段取り術

 

・秘書ってゼッタイにいつも席に座っていないとだめなの?

 

・上司、部下・同僚があなたにもたらしてくれるものとは。

 

第3回 ほめ上手な上司を育てるのはあなたです

 

・上司のベストパートナーとして必要な「たった一つの事」

 

・ほめられ上手な秘書・ほめ上手な上司の存在が

会社をますます良くしてゆく

 

・組織を変える力はないけど、人を動かす力はあるのが秘書

 

・外資系、日系、それぞれにまつわる処世術を理解する

 

第4回 自分史上最高の秘書になる! 進化し続けるあなたでいよう 

 

・ロールモデルって何?

 

・「サービス」の提供ではなく、「感動」の提供 (一流旅館の例)

 

・何のためにこの仕事をしますか? その仕事を通して何を伝えたいですか?

 

・感謝されたくてやっているか、感謝してやっているかの大きな違い。

 

・私生活を充実させるには遊びの要素が不可欠

 

・「もし秘書じゃなかったら?」 何をしますか

 

・ Q&A

 

 

 

2017年1月28日(土)からスタートの4回コースです。

今期は平日コースは設けないので土曜コースのみ。

限定4名様の募集です!

 

満席になり次第、応募は締め切ります。

 

咳を確保したい方は仮予約で抑えることをおすすめ

いたします。

仮予約はこちらのリンクからどうぞ!

(仮予約の段階では料金は一切かかりませんのでご安心ください)

https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=ylTnraUg

 

*************

 

 

<イベント・講座のご案内>

 

*2時間の中で何でもご質問ください!秘書以外の方も歓迎です。

自分史上最高の秘書になる! マンツーマン個人コンサルティング 

 

*業務面のご質問も歓迎です!秘書の方のための英文メール講座 マンツーマン講座

 

 

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プロフィール

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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メデイア等の情報

初の著書 「年収10倍アップの時間術」2017年2月20日発売! 

(出版社 クロスメディア・パブリッシング) 

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マイナビエグゼクティブ・エージェント掲載中

2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

こちらからどうぞ 


Wow!Me(ワオミー)アンバサダーの一人として就任、活動開始

2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

詳しくはこちらから

 


<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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