このブログを通してお伝えしたい事

  ようこそこのブログへ!
このブログでは、私の20年以上にわたる外資系企業 ・日系企業での役員秘書としての体験をベースに、

既存のビジネス本やテキストには載っていない事、、

特に、心豊かなビジネスライフを送るために必要な

「エッセンス」をお伝えすることを目的としています。

昨今のデジタル社会・ネット社会において、

まじめに仕事をしようとすればするほど、

人と接することが減ってゆくように思えます。
その結果、自信の学びのために、人に会うということの

重要性が増しているという現象が起きています

私は、幸運にも秘書として仕事をすることそのものが、上司達はもちろんのこと、同僚、
取引先などビジネスパートナー、など一流の方々と一緒に仕事をする機会でもありました。
 

国籍にして7か国以上、男性も女性も様々なバックグラウンドを持つ
エグゼクティブの皆さんの行動を通して学ぶこと、また、言葉に出さなくても伝わってくる
雰囲気やオーラのようなものからも温かさや器の大きさのようなものを感じました。

日々触れる方たちから貴重な経験をさせていただいたと思います。
 
そして、そんな一流の方々と一緒に「右腕となって」、パートナーとして数々の困難や荒波を乗り越える
ことが出来た、という体験と自負が、かけがえのないものとして、自分の軸としてあります。

企業を離れてフリーランスとなった今でも、この信頼関係をベースとした体験は、
どんなことがあっても自分を信じる力となってくれていることを孤独の中でも感じています。

ここで、私が今までに出会った上司達を通して学んだことをいくつか挙げてみます。


本物を見抜く力

無条件に他人を信頼できる力

何がトラブルがあっても前向きにとらえる力

言い訳はしないこと

すべてを自分の責任として受け止めること

物事に優先順位をつけること

土壇場でのユーモアのセンス。。。など。


私がこの場をお借りして一番伝えたい事は、
直接人と会って交流することによって得られる「何か大切なもの」です。


一言でうまく言い表せませんが、その大切な宝石のような何かを
このブログの中で、少しずつひも解いてお伝えして行けたらと思っています。

お金では買えないこの貴重な体験を、思い出しては言語化するのに

まだ時間がかかりますが、この貴重な体験をただ自分だけの思い出にするのではなく

一人でも多くの働いている方に知っていただきたい、

届けたいという一心でこのブログを書いています。

特に上司や役員との付き合い方に悩むビジネスパーソンの方や

現役でお仕事をされている秘書の方にはいろいろな事例が

そのままご参考になることもあるかと存じます。

楽しんで読んでいただけたらこんな幸せはありません。

どうぞよろしくお願い致します。

※なお、特定の個人や団体に関する記述の箇所に関しては機密保持の観点からフィクションになっています。



 

秘書の仕事を邪魔する要因(1)

 

こんにちは、永田美保子です。

 

秘書・アシスタントのように

関係者多数の思いや都合が

絡まった仕事をしていると、

 

仕事そのもののの内容「以外で」

 

 気を遣う事、モチベーションが下がる事

 生産性を下げる事

 

・・・ がありますよね?

 

まあ、簡単に言うと

 

嫌なことがあって仕事に手がつかない状態

 

何か気に障るようなことを言われて

そちらにエネルギーを奪われている状態

 

 

もっと率直に言うと、

 

誰かに意地悪や嫌がらせをされている状態ですね!

 

 

そういう状態を防ぐにはどうしたら良いのでしょう?

 

図太くなって外野など気にしなければいいのですが

(多くの会社トップの秘書さん達に接して、みなさん見た目とは裏腹に、

相当図太くていい加減だと自分でおっしゃいます)

 

どうしたら良いかわからない方向けに

一つの指針をご提案します。

 

以下、ヒプノセラピストの谷原由美さんのブログから引用します。

 

 

ヒプノセラピストというのは、 自分が勝手に作った言葉を相手にインストールすることがないように、 絶対的に気を配る。

 

 

 

要点を引用しますと

 

 

よく、なんか、理解できない日本語を使う人に対して、

多くの人が「この人すごい」とか言っちゃうのは、

まさにこのエリクソン催眠なんですね。

 

よく日本人でありがちなのは、

意味のわからない「英語の単語を多用する人」とか。笑

 

 

 

エリクソン催眠というのがあるのですね?

 

そうそう、

 

良くわけのわからない言葉を使う上司や先輩社員がいませんか?

 

外資だと、その会社独自の外国語そのままの専門用語があって、

新人のうちは??? となったりします。

しかも日本語と混ざって使われるので大混乱。

 

たとえば、

いきなり新人が下記のような用語で質問されてもわかりませんよね。

 

・Approval  承認のサインなどをしてもらうこと

 

・スロット  タイムスロットのこと。上司の空いている時間

 

・ミニマムコネクションタイム

フライト手配の時の乗り継ぎに必要な時間。これを間違えると大変。

ただ、通常は旅行代理店に依頼するとチェックしてくれる。

 

・ストラテジック 仕事のすすめかたについて良くこんな指示が

 

・イノベーティブに 同上

 

などなどまだまだあるのですが

 

これを言われて新人さんは 最初、ぎょっとします。

 

そこを 先輩や上司に上手くコントロールされてしまうと

いうことで(催眠の一種ですね)あちこちで起きているとしたら

恐ろしいことだと思います。

 

私のまわりにもそういう、

 

いきなり相手の知らない専門用語をぶつけてきて

あいてをけむに巻いて優位に立とうとする、

 

先輩方がいらっしゃいましたが

 

すでに空気を読まない秘書として成長していたのが幸いして

 

分からないことは分からないと、聞き返すようにしていました。

 

ここで、うやむやにしてしまうと指示を

よく理解しないまま仕事を開始した人の責任です。

 

すると、なんと!

 

発言した方は、自分が発した業界用語の説明を

日本語で相手に理解できるようにすることが出来ないのですよ!!

 

しまいには逆ギレしたり。

 

 

ただ、このようにキレられるのが嫌でこちらが相手の意図をくみ取るようになると。。。。

 

相手の思うつぼです。

 

仕事は、分かるように説明・指示しない相手に責任があるのです。

 

 

 

 

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(続き)1000倍以上の倍率を勝ち抜いた職務経歴書とカバーレター

永田です!

 

前回の続きです(引っ張っててすみません)

 

北欧にあるクルーズ客船会社の

日本人キャビンクルー採用試験の

書類選考で

 

カバーレターの威力を

思い知った話でした。

 

 

2000通の書類を読んで選考なんて、

考えただけで気が遠くなりそうですよね。

 

因みに、この時は、書類選考だけで

 

2000名 ⇒ 3-4名

 

にいきなり絞られ、

 

あとはその人数が呼ばれて、

 

簡単な筆記試験と英語の面接だけでしたから

 

書類選考が全てといっても過言ではありません! 

 

 

 

 

ではなにがポイントだったのか

 

さっそく核心に迫りたいと思います。

 

 

私のカバーレターは、勿論

ネイティブチェック※

 

(※英語のネイティブスピーカーに

英文を最終的に見ていただいて表現など

直してもらうこと)

 

はお願いしています。

 

 

特筆すべきことは

そのネイティブチェックが

単なる「チェック」ではなくて

かなりクリエイティブだったのです。

 

というより

ほとんどコンサル。。。

 

 

詳しくヒヤリングして

 

普段の私の言動からも読み取れることを

含め、

 

「君は過去の仕事や海外での経験から、

 

自分がこういうことをお客様に提供できるから

 

この仕事に適任だということ会社に

 

伝えたいんだよね?」

 

といって、言葉も選び、表現力も加え

 

パーフェクトな内容に仕上げてくれました。

 

つまり、カバーレターに最低限必要な要素として、

 

 

・正しく簡潔な英語で書かれたビジネスレター

 

・本人の今までの職務経験や海外経験について

 分かりやすく説明

 

・それによって会社に何をもたらすのか、

 どんな貢献ができるのかをアピール

 

そして、(ここが肝心)

 

・すべて総括して、最後の一押し

 

(自分こそが適任だということ)

 

以上を品のある英語で端的にまとめ上げており、

 

いや~~ お見事!自分の事なのに鳥肌が立ちました。

 

 

 

 

そのネイティブチェックを(というよりライティング)

してくれた人は、

 

当時英会話学校講師の同僚仲間で

 

親しくしていたアメリカ人男性でした。

 

本人によると作家志望とのことで

 

文章を書くのが大好き ♡

 

現在は高校で国語の先生をしているようですが

 

とにかく、文章力(伝える力)

 

がその人の人生を切り開く、ということを

 

思い知らされた体験でした。

 

 

さらに後日談があって・・・

 

 

正式にクルーとしての採用が

決まったのでお礼を言うと

 

 

ああ~~よかったね~ 

 

あんなのお安い御用だよ

↑↑↑↑

(基本、文章を書くのが好き)

 

 

僕はドアを開けただけだから~ 

 

ふふっ♡ 

(なぜか笑ってる)

 

 

と全然シリアスじゃありませんでしたが

 

そこで、この倍率の話をしたら

 

温厚な人が椅子から転げ落ちそうに

非常に驚いていました。

 

・・・

 

カバーレター(の内容)がとても重要

だという実話でした。

 

その内容・・・

 

自分が何をしたいか、何ができるかを把握して

的確に伝える力こそが大切!! 

 

なんですね。

 

 

 

 

 

 

 

 

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永田 美保子 著

 

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1000倍以上の倍率を勝ち抜いた職務経歴書とカバーレター

 

永田美保子です。

 

就職、昇進試験、転職活動、

 

就職にまつわる選考試験は数多く

ありますよね。

 

転職を何度かされている方は

 

思い出していただくと比較検討できると思いますが

 

同じ内容の職務経歴書(CV)

 

やカバーレターでも、相手企業によって

 

受け止め方や反応が違うような気がしませんか?

 

私は数回転職をしています。

 

同じ職種での転職は(秘書から他社の秘書へ)

 

志望動機さえしっかりしていれば

 

キャリアを重ねているとみなしていただけるので

 

(特に外資系企業)ほとんどハンデだとは

 

思いませんでした。

 

問題は、「いままでとは職種が異なる時」です。

 

 

 

 

私の転職史上、職種が異なったうえに

 

最も倍率の高い選考だったといえるのは

 

北欧に駐在してキャビンクルー職。

 

国際客船の乗務員の募集でした。(普通にJapanTimesで公募)

 

※現在は現地在住者の日本語が話せる方を採用しているため日本から募集しておりません。

 

人事の担当者の方は、はっきりした数はおっしゃいませんでしたが

 

2名の採用に全国から2000通以上の応募があったとか。

 

航空会社のキャビンクルーの試験は通常数百倍と言われますが、

 

船のクルーは絶対数、募集数が少ないので何やら多数の応募で

 

こんな高倍率になってしまった模様。。。

 

で、今回は、これにたまたま受かったことを自慢したいというよりも

 

この中でも選ばれることが出来た

応募書類のカバーレターの威力についてお伝えしたいのです。

 

 

 

2000通の書類を読んで選考なんて、考えただけで気が遠くなりそうですよね。

 

因みに、この時は、書類選考だけで

 

2000名から ⇒ いきなり3-4名に絞られ、

 

あとはその人数が呼ばれて、

 

簡単な筆記試験と英語の面接だけでしたから

 

書類選考が全てといっても過言ではありません! 

 

 

 

長くなったので次回につづきます!

 

 

 

 

 

 

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永田 美保子 著

 

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プロフィール

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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(出版社 クロスメディア・パブリッシング) 

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

こちらからどうぞ 


Wow!Me(ワオミー)アンバサダーの一人として就任、活動開始

2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

詳しくはこちらから

 


<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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