このブログを通してお伝えしたい事

  ようこそこのブログへ!
このブログでは、私の20年以上にわたる外資系企業 ・日系企業での役員秘書としての体験をベースに、

既存のビジネス本やテキストには載っていない事、、

特に、心豊かなビジネスライフを送るために必要な

「エッセンス」をお伝えすることを目的としています。

昨今のデジタル社会・ネット社会において、

まじめに仕事をしようとすればするほど、

人と接することが減ってゆくように思えます。
その結果、自信の学びのために、人に会うということの

重要性が増しているという現象が起きています

私は、幸運にも秘書として仕事をすることそのものが、上司達はもちろんのこと、同僚、
取引先などビジネスパートナー、など一流の方々と一緒に仕事をする機会でもありました。
 

国籍にして7か国以上、男性も女性も様々なバックグラウンドを持つ
エグゼクティブの皆さんの行動を通して学ぶこと、また、言葉に出さなくても伝わってくる
雰囲気やオーラのようなものからも温かさや器の大きさのようなものを感じました。

日々触れる方たちから貴重な経験をさせていただいたと思います。
 
そして、そんな一流の方々と一緒に「右腕となって」、パートナーとして数々の困難や荒波を乗り越える
ことが出来た、という体験と自負が、かけがえのないものとして、自分の軸としてあります。

企業を離れてフリーランスとなった今でも、この信頼関係をベースとした体験は、
どんなことがあっても自分を信じる力となってくれていることを孤独の中でも感じています。

ここで、私が今までに出会った上司達を通して学んだことをいくつか挙げてみます。


本物を見抜く力

無条件に他人を信頼できる力

何がトラブルがあっても前向きにとらえる力

言い訳はしないこと

すべてを自分の責任として受け止めること

物事に優先順位をつけること

土壇場でのユーモアのセンス。。。など。


私がこの場をお借りして一番伝えたい事は、
直接人と会って交流することによって得られる「何か大切なもの」です。


一言でうまく言い表せませんが、その大切な宝石のような何かを
このブログの中で、少しずつひも解いてお伝えして行けたらと思っています。

お金では買えないこの貴重な体験を、思い出しては言語化するのに

まだ時間がかかりますが、この貴重な体験をただ自分だけの思い出にするのではなく

一人でも多くの働いている方に知っていただきたい、

届けたいという一心でこのブログを書いています。

特に上司や役員との付き合い方に悩むビジネスパーソンの方や

現役でお仕事をされている秘書の方にはいろいろな事例が

そのままご参考になることもあるかと存じます。

楽しんで読んでいただけたらこんな幸せはありません。

どうぞよろしくお願い致します。

※なお、特定の個人や団体に関する記述の箇所に関しては機密保持の観点からフィクションになっています。



 

ゴルフと外国人エグゼグティブ

こんにちは。

 

外資系秘書時代に担当した業務の中で “最も” 他社(外資)秘書に驚かれた業務についてお伝えしますね。

 

実はゴルフコンペなのですが。。。

 

え、秘書がゴルフの手配? フツーじゃない? と思いますよね。 ところが。。。

弊社はメーカーだったため、代理店さんが仕事上の大切なパートナー。

そこで、各代理店トップと こちらの役員、セールス担当者総出で大規模なゴルフコンペをするのです。

 

 

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その数、総勢数十名。インコースとアウトコースに分かれても各々10組近くあります。

 

参加者:全国の代理店様の社長あるいはそれに当たる方が参加。

当社からは 外国人役員(海外本社の役員)、日本人役員、セールス担当者総出

(メンバーの組みあわせは、よく話が弾むように細心の注意が必要。。。)

 

場所は関東近郊(ほぼ決まった場所)で毎年秋口に一日かけて行う

 

さらに、このイベントの難易度をあげてしまっているある理由があります。

 

実は、11月に某有名選手などがが多数集まるとあるゴルフの著名な選手権が私たちのコンペの後に同じ会場で行われるため(グリーンなどの管理の都合上、直前はプレイを受け付けない)、設定できる日程が厳しく限定されている点。

 

ヘッドカウントも厳しい中、かつては数人の男女が時間をかけて日程決めから賞品手配まで担当していたものを今の時代は、準備から当日の対応まですべての業務を女性秘書2名で(!)行います。(代理店の社長さんたちに人数が少なくて驚かれました)

 

そして、なんと、キモは、外国人エグゼグティブ(当時の私のボス)が当日時間通りにゴルフ場に到着し、プレーをして、パーティーで(私と猛特訓した日本語の)ごあいさつをして、文中に仕込んだ 狙ったジョークで社長さんたちの笑いをとることができるか!! という点です。

 

なんだそこか、と言われてしまうかもしれませんが、なぜか外国人ボスたちはみなさん毎年自分のスコアよりも、むしろ「スピーチの中のジョーク」に命を懸けているのです。。。

 

その時の外国人ボスはかなりの腕前、プライベートでもよくプレイしています。

 

そして、その年の第一位は、さらにスピーチの成果はどうだったでしょうか。

 

次回に続きます。。。

 

 

 

 

 

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詳しいプロフィール 外資系秘書時代

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2014年末に外資系企業を退職するまでの私の主な職務経歴について簡単に記しますと、北欧(フィンランド)駐在員として定期客船のアテンダント・パーサー業務、日本での商社でのニュースレター翻訳担当の仕事などを経て、外資系企業(米系メーカー、日独合弁メーカー)など中心に通算約20年間、外国人・日本人役員両方を担当する役員秘書(エグゼクティブ・セクレタリー)として仕事をしてきました。

 

役員秘書というと、役員にお茶を出してタイプやスケジュール管理をしているだけと思っている方はさすがにもういないと思いますが、実際の業務内容は、「あなたの会社ではこんなこともするの?」 と他社のPA(Personal Assistant・個人付秘書)にあきれられるほど、守備範囲がかなり広く、なかなかハードで、常にプレッシャーがありました。

 

まず、通常の業務内容としては、秘書業務を行う際に日本語・英語での対応いずれもミスがあってはならないということからくるプレッシャー。

その上で、合弁企業で会社組織が非常に複雑なため、重役の外国人上司の立場を考えて、問題が起こらないように先を読んで行動することを求められる責任。

 

秘書とはいえ、会社組織の一員(一般社員)として働くことによるさまざまな義務や制約。。。。会社の代表のバックオフィスとしての各種イベントのまとめ役、だれも手を着けないが会社として誰かがやらないといけない業務など、特命事項的な役目も良くありました。

 

さらに本業では24時間体制で移動・会議等をおこなう上司をサポートすることによる、常に気が張った状態。

 

今にして思えば、良く言われる、精神の異常消耗といってよい状態でした。 当時は上司に恵まれていると信じていたので、無我夢中で気づきませんでしたが。。。私は仕事は好きだけれど、組織で働くのにはあまり向いていないかもしれないな。。。と感じ始めたのもこのころです。

 

さて、一方では社内のキャリアプランに関する問題が出てきました。

 

入社から年月が経つと、秘書とはいえ、後進の指導にも当たるということで次第に指導者的立場として活躍することが求められてきます。

 

しかし、私のいた会社では秘書は少数精鋭(といえば聞こえはいいけど)で、新しいメンバーを入れることが難しい状況でした。 何度かチャンスはあったのですが、ヘッドカウントの問題等で流れ、私が一番若手でありつつ、今までの経験を買われて組織上一番役職が高い外国人エグゼグティブのサポートをすることに。当然、責任ある仕事も雑用的な仕事も何でもかんでもやってきます!

 

セクレタリーとしての1プレイヤーとしての仕事ぶりはエグゼグティブ上司自身には評価していただき、やりがいはありました。しかしながら組織上の上司には外国人のサポートという仕事の内容をいまひとつ理解されず、(確かに特殊なスピード感が要求される場面や、エクスパット家族のケアでの留意点など経験しないとわからないですよな。。)結局、何でもこなす便利な何でも屋さんのように扱われることも。

 

改めて分かったことは、現場を任せられる部下や後輩がいないのに、管理職になるのは意味がないのです! それに、自分はどちらかというと、現場の方が好きなのですね~ キャリア志向になっても現場が混乱するだけだと思ったのです。

 

また、時期を同じくして身内の病気やいろいろな個人的事情なども重なり、休みたいのに休みをとりづらく、常に会社にいなくては仕事にならない秘書業務の限界をひしひしと感じ始めました。

 

 

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このころ、よく思っていたことは、自宅で仕事が出来たらよいのに。。。時間をずらして出勤出来たらよいのに。。。といったこと。

早い話が仕事の時間をずらしても効率よく働くことが出来れば認められると本当に良いな、ということでした。

(他部署では在宅勤務やフレックス・タイムは導入されていましたが、一部の部署では認められておらず、その一つが秘書課でした)

 

さて、上記の身内の問題が発展し続け、家族にも頼れないことが増え、この時期は記憶が飛んでいるくらいいろいろなことが重なった時期。

 

2011年、東日本大震災が起き(東京の職場で被災しました)、ここで私自身も押さえていた気持ちがとめられなくなりました。つまり、価値観が大きく変わりました。

死んでしまったら何もできない、命より大切なものはない、そして、自分の直感も信じて行動することが大切、ということに気付いたのです。

 

 

現在は、会社を辞めてから、時間の自由、仕事をする場所の自由(仕事を選びつつ在宅秘書にもチャレンジ)を実現しつつあります。

 

このブログではそんな自らの体験を中心として仕事や生活がハードでも、できれば私のように会社を辞めなくても、心と身体のバランスをとって楽しく暮らしてゆくための、様々なヒント・情報をお知らせしてゆきたいと思っています。

 

 

 

 

エストニアのe-residencyについて

エストニアのe-residencyについて簡単にご説明します。

 

 

北欧のシリコンバレーとも言われているエストニアでは、

すべての手続き(納税など)がオンラインでできることを

人口130万人の小国の目標・特徴として挙げており、E-Estonia

としてプロジェクトを立ち上げています。

 

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私もこの方針に共感し、2015年4月に日本のエストニア大使館でe-residency

を申請、現在日本から申請した第1号のエストニアe-resident(電子居住者)

になっています。

 

 

これは居住ヴィザとは全く別物ですが、もし現地エストニアで法人を立ち上げ

る場合、e-residencyを持っていれば銀行口座開設などのステップが簡単に

なる事となるようです。

 

 

今後、E-Estoniaについて、またe-residencyの活用方法についても発信して

ゆきたいと思います。

 

 

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プロフィール

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

こちらからどうぞ 


Wow!Me(ワオミー)アンバサダーの一人として就任、活動開始

2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

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<座談会> 2015年10月17日(土) 「世界最新事情を語る!エストニア・E-residencyイベント」  取得者(e-resident)第1号として取得者2名とともに座談会に登壇  東京都港区01Boosterにて

 

10172015



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