外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

こんにちは。

 

永田美保子です。

 

 

なんだか今回のエントリーは普段とは一風変わったタイトルですが

 

英語だけではなく、

日本語も含む文章を書く力全般に関する話です。

 

コミュニケーション能力

あるいは相手を論理的に説得する方法、

ともいう事が出来るでしょう。

 

 

秘書になりたての25歳の頃。

米系企業秘書の大先輩にこういわれました

 

ああでもないこうでもないと

唸りながら必死で書いた英文のメールを後で読むと

へこむことがい多いけど

そうやって上達してゆくのだからね。

 

あ~ こんなへたな文章!って

想いながらも場数を踏むのが、いちばん上達するのよ。

 

この言葉にどれだけ勇気づけられたことか。。。

 

(実際、穴があったら入りたい失敗も数知れず)

 

そうそう、当時は「失敗させてくれる」 先輩や上司が多くいたんですね。

有難いことです。

 

現代は失敗しないように、クレームにならないように

と、びくびくしている職場が多いような気がします。

そういう気がするだけならいいのですが、いかがですか?

 

・・・話がそれました。

 

そして、やがて私もキャリアを積み上げつつ

会社も移りながら、エグゼクティブ秘書として

経営陣と一緒に会社をもりあげてゆく立場となる

わけなのですが

 

そんな経過の中でも理不尽だなと思える出来事が数多くありました。

 

まあ、働く女性であればだれでも

いくら恵まれた外資系企業といえども 周りは敵だらけです。

眼に見えない敵も含めて。。。。

言わないとわからない、言ってもわからないかもしれないけど

やっぱり言わないと。

 

 

最大のピンチの一つは、先日のエントリーにも書いた

 

秘書の人数が半分 自分の担当上司が12名になったとき

ですが、

 

この時は、現状を訴えつつ、新しい仕事の進め方に

協力を依頼する長文のメール(英語*)を経営陣に向かって書きあげ、

 

さらに改善案としての提案内容も作り上げました。

(会社では、勿論忙しすぎてそんなまとまった時間は取れないので

自宅で秋の連休をつぶして取り組みました)

 

提案書が完成した時は、自分の実力が上がったような気がしたものです。

 

メールは長すぎても読んでもらえない(ここポイント)ので

必要な情報を加えつつ簡潔にするという加減が難しいと思いました。

 

*上位の経営陣は英語でないとわからない人も多かったのでオフィシャルな企画書・提案書は全部英語でした。

 

この時も先述した先輩のことばが脳内に

リフレインして励ましてくれました、

 

そう、決してあきらめないで書き続けること

全ての出来事が役立つと思えば「失敗」はないのです。

 

 

タイトルに書いた、

外資系企業で「相手に伝わる」ための一番の早道とは

 

一言で言うと、場数を踏むこと。

 

特に、

相手を英語のメールや報告書で説得する場面を数多く経験する事です。

 

説得したい事、伝えたいことがあふれるほどにあると

不思議と書き直したり悩んだりも苦労とは思わないものです。

 

とにかく伝えたい!それだけの熱意があると扉は開くもの。

 

そして、

 

相手が忙しくて長文を読んでくれないとしたら

せっかちで最初の3行以内に結論がないと最後まで読んでくれないとしたら?

相手へのメリットが書いてないと読み進めてくれないとしたら? ← これ意外と大事!

 

などという条件をすべて計算した上で、ロジカルな文面に気持ちを乗せて書くと、

意外なほど伝えたいことが伝わります。

 

文面はクールにハートは熱くがもっとも大切なポイントです!

 

+++

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