組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

なんだか長いタイトルになってしまいました。

 

 

こんにちは、永田美保子です。

お待たせしました。

 

前回の続き、どうやって12人の

エグゼクティブ上司を さばいたか

担当したかの具体的な方法をお伝えします。

 

 

まずは、すべての、秘書を使える立場の

「エグゼクティブ、役員、マネジャー」

について業務内容のリストを作り

 

・どの業務をどこまでやるかについて

 

・また優先順位について

(当然ながら、会社トップや本社から来た外国人エグゼクティブの優先度が高い)

 

・だれが何パーセントの業務量かを決めて

(一人の合計が100パーセントをこえないように!)

 

 

とここまでは前回お伝えしたとおり。

 

 

 

さて、わかりやすく例をあげて説明します。

 

 

凄く簡略化しますが、

 

秘書のM子さんが

 

1.CEOのAさん

 

2.取締役のBさん

 

3. 事業部長のCさん

 

 

の3人の担当だったとします。

 

職務による優先順位は基本は1~3の順。

 

M子さんの業務量で分けると

1.CEOのAさん   60%

2.取締役のBさん  25%

3. 事業部長のCさん 15%

       合計 100%

 

だとします。

 

更に仕事を「どこまで」どの程度行うのか?

ですが、

例として郵便物の扱いを上げますね。

 

 

1.CEOのAさん

 

メールルームから持ってきて開封して内容をチェック後

すぐ読める状態に便箋を広げてデスクの IN トレイに置く。

 

秘書のレベルで返信できる内容のものは代理で秘書がおこなって報告だけする。

(お礼状の返信、会合への出欠の返事など)

 

OUTトレイに入っている書類は引きあげて適宜発送する。

 

 

2.取締役のBさん

 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

会合の返信などは「頼まれたら」代理でおこなう。

 

OUTトレイに入っている封筒はあったら適宜発送する。

 

3. 事業部長のCさん 15% 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

発送書類は「頼まれたら」対応する。

 

1から3にかけて少しずつ「サービスレベル」が下がって行くのが

わかるでしょうか。 

 

言われなくてもやる対応(Aさん)から、

オンデマンドベース(Bさん)

リクエストベース(Cさん)になってゆきます。

 

言われなかったら先回りしてまで行うことはしない、

空気を読んで行うことはしない、

アグリーメントがそうなっているのだから必要ありません)

ということです。

 

そうしないと、

Bさん、Cさんのやらなくて

よい仕事に限られた時間を使ってしまうと

 

最も優先度の高いAさん(CEO)の業務に対応出来なくなってしまう、

ということが起きる可能性があるんですね。

 

これは3名だけの場合のやりくりですが、

先述したように私が実際に対応した

10名以上でこのリストを作ると、もうすごいことになります。

 

リストの最後の方の人は、ほとんどの業務で

On Request (リクエストベース)でしか

対応してもらえません。。。。

 

仕方ありません。

秘書の人数を減らすのを決めたのは

当時のマネジメントですから。

 

このように限られた人数で業務を行う、という案を受け入れなかったら

残された秘書たちは(少なくとも私は)命を守るために

(冗談でなく本当に)

会社を去る、という選択肢しかなかったでしょう。

 

寝袋持って会社に泊まり込んで仕事をするのは無理です。。。。

 

では、この優先順位を用いたSLAを取り入れて

いったい現場では何が起こったか、、、

思いもよらない反応があったのですが

 

それについては、次回に続きます。

 

 

 

+++

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