組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり

永田美保子です。

 

前回の記事から時間が開いてしまいましたが

続きです。

 

 

一足先にアメブロに掲載した内容よりも

こちらではもうちょっとディープに書きますね。

 

ここまで詳しく書くと誰も秘書講座に

来なくなってしまうかもしれませんが

ま、いっか。

 

 

組織のトップとその秘書の関係性は

その組織の縮図。。。。って

本当にそうで

いってみれば 一事が万事。

ということ。

 

良くありますよね、

飲食店で予約の電話応対があまり良くなくって

実際に行ってみたら料理もおいしくなかった。。。

そんな感じです。あせる

 

その組織全体もなんだか疑心暗鬼的な

言いたいことが言えないような

風通しのよくない感じ

 

というのも、めぐりが良くないっていうか

気が良くないっていうか。。。。

 

今回は成功例についてでした

 

そう、成功例は上記の逆を考えていただいて良いかと思いますが

 

上司も部下・秘書も本音を言っていながら

お互いをリスペクトしていて

分かり合えており

何かあったら軌道修正が出来る組織

 

フィードバックが早くて

連絡が行き届いている間柄

 

つまり。。。

 

余計な詮索をせずに
リスペクトし合う
関係 

まともに

仕事に集中できる環境が

ととのって居るという事です

 

そしてこの「環境整備」のパートは

 

マネジメント(=経営者)の仕事

 

なのですよ!

 

これ、まちがえているマネジャーもスタッフも

とっても多いのです。

 

管理職がしっかり管理出来ていない

ことによるしわ寄せが部下に行く事が良くありますよね~

 

実務は担当者の仕事ですが

マネジメントは経営者や管理職の仕事です

 

たとえば、人手が足りなくて

手が回らないとします。

ここで、

実務担当者が「頑張って」上司に言い訳が立つように

何とかつじつま合わせをしようと

身を削ってサービス残業をするのではなく

 

マネジメントが実情を知って

工数や人員の配置を適正に保つこと

その責任はマネジメントにあります。

 

しかし、そうはいってもマネジメントが機能しない場面ってよくあります。

 

例えば、リストラの時。

マネジャー本人の立場も危ういので部下や秘書の

細かい事まで面倒見きれません

(マジ???)

 

そんなこんなで一大事件が起きました。

 

よく秘書の生徒さんに私のに身に起きた事例と

してお話しするんですが(100%の人がびっくりします)

 

外資系でよくある「リストラ」や「配置転換」

要は退職により担当者の人数が減ってしまった場合。

 

役員秘書の人数が一気に半分になって

10名以上のエグゼクティブ、役員、マネジャーを私が

一人で担当することになりました。

 

⇒ この担当人数はふつう、ありえない、無理ですよね。

一方で手のかかる外国人エグゼクティブも担当してるんですから。

 

え~~~ 他社の一流企業はエグゼクティブ秘書は一人が一人体制ですよね~~~

これどういうこと~~~と人事担当者や上司相手にぼやいてみても始まりません。

 

決定事項・業務命令だから

 

で、どうしたか?

どうやって12名もさばいたか 担当したか?

 

実は当時、実行可能な方法が1つだけありました。

 

各上司の業務内容を徹底的に洗い出し、優先順位をつけて

いわゆるヘルプデスクのSLA (エス・エル・エー と呼びます。

Service Level agreement ← 何をどこまでやるか、業務内容の詳細のことです)

と同様の書式を作成するのです。

 

私より担当人数の少なかった先輩たちも巻き込んで

(実は、先輩たちはこのプロジェクト、あんまり乗り気では

なかったんです。ここだけの話、自分たちの担当上司の人数は2-3人程度と少なくて

その他全員、後は若手のミホコさんお願いね~って感じでしたから)

 

 

まずは、すべての、秘書を使える立場の

「エグゼクティブ、役員、マネジャー」

について業務内容のリストを作り

 

・どの業務をどこまでやるかについて

 

・また優先順位について

(当然ながら、会社トップや本社から来た外国人エグゼクティブの優先度が高い)

 

・だれが何パーセントの業務量かを決めて

(秘書は一人しかいないので合計が100パーセントこえないように)

 

と盛り込んでつくりました。

これ、今までになかった画期的な事。

 

多くの方に表だっても裏でもご協力いただいて

今までブラックボックスだった秘書業務のパンドラの箱を開けてしまったような。

でも私にとっては闇だったところに光を当てて業務改善改革をスタートした瞬間でした。

 

長くなったので、業務内容の詳細などについては次回に。

 

 

この話をブログに全部書いてしまうと

皆さま、私の開催する秘書講座に来る

必要がなくなってしまいますね!

 

でもどなたかに役立つと思うから書きます!

 

次回をお楽しみに。

 

 

+++

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