会社の中で「自分の資産」を作り上げることの大切さ

永田美保子です。

 

私は外資系企業での秘書時代、

 

秘書ならではの

自分の行っている仕事が

 

ただ、日々、

 

右から左に

時間の経過とともに終わったら

それっきりではなくて・・・

 

 

 

 

 

一度行った業務や

一度使った資料が

一度まなんだ新しい知識

 

などが

 

 

 

時間の経過とともに

知識・資産として

積み上がって

 

いずれ会社の中で

その情報が必要!!欲しい!と

 

思っている人に

そのまま役に立つ

 

そんな、

 

「知識の資産化計画」を

 

立てて少しずつ実行していました

 

自分が

社内で初めて手掛ける案件、

 

といった形のチャレンジが多くて

 

きく人がいなくて苦労したから

というのもあったのですが

 

他にも、

 

担当者が少しでも仕事をしやすいように

 

情報が取り出しやすいように

 

社内のウェブサイト担当としても

秘書課の中から選ばれて

 

・お知らせページ

 

・お役立ち情報ページ

 

などを手掛けていました。

 

余談ですが、

この時の経験がもとで

 

ウェブサイトを作ったりメンテしたり

することに慣れたので

 

その後、独立してから自分で

ウェブサイトを作る際に抵抗が無くて

助かりました。

 

何が功を奏するかわかりませんね!

 

 

さて情報とは大きくわけて

 

かきのようになります。

 

・社内のコンピューターのネットワークで

どこかのサイトやシェアフォルダーにおいておき

必要に応じて見に行き、関係者でシェアする情報

 

・定期的に伝達する情報(いわゆるお知らせ)

 

・定期的に海外本社からの情報を用いアップデートする情報

 

・自分がしなくても自動的にアップデートされる情報

 

(例:一度、成田空港のウェブサイトへのリンクを張っておけば

リンク先の情報がアップデートされれば、

そのまま何もしなくても新しいものを見ることが出来ます)

 

 

 

たとえば、

 

1.全社のバックオフィス&秘書課共通のこと

(会社として事務系の人に必要な事)

 

と、

2.秘書課内でのみシェアすること

 

はたまた、

 

3.各秘書が、担当上司の個別対応として必要なこと

 

(こちらはプライベート情報を含むので

例え秘書間であっても、ほとんどシェアしません)

 

とでは各々対応が異なりますよね。

 

 

他に、

 

取り組んでいる事業によって

リサーチしたり、確認することなどなど

いろいろあるかと思います。

(このあたりは機密情報ふくみます)

 

 

 

 

皆が共通で、必要な事を

データベースとして

資産化するのです。

 

とはいえ、法律も変わるし

 

役所や取引先オフィスの住所移転など

 

刻々と状況は変わりますから

 

手元の資料が100%正確ではないとしても

(常にアップデートは必要)

 

このマニュアル・情報があるのとないのでは

全くスタート地点が違います。

 

そう、「手がかり」をつかめば

 

0からのスタートにはならないので

初動のスピードが

全く違うんです。。。

 

 

私が中心になって行ったプロジェクト等で

後輩や会社に参考になるように

 

残してきた事って結構ありました。

 

 

こういうお話をすると

秘書の受講生さんの中には

 

えええ~~ 美保子さんばっかり

部署のメンバーや会社にサービスしてたのですか? 

 

って驚かれる方もいたっしゃるんですが

 

そんなことはないのですよ!

 

たまたま私がほかの秘書に比べて

新しいことを手掛けることが多かった

ので、やっぱり記録として残そうって

強く思ったんです。

 

 

一から調べなおして行うのは

時間の無駄ですからね!

 

 

 

 

ながくなっちゃった。。。

次回に続きます。

 

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