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ググれない情報こそ秘書の腕の見せ所

 

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こんにちは、永田美保子です。

 

現代はインターネットがあるので、

本当に調べ物がラクになりましたね。

電車の時刻表も使わない職場の方が

多いのではないでしょうか。

 

かつて、JRの時刻表がないと仕事に

ならなかった時代があった、などと

いうと驚かれてしまうことでしょう。

 

そして、さらに驚かれてしまいそうな

ことですが、企業の役員秘書の

3種の神器(と表現して良いのか)

の一つは、手書きのアドレス帳でした。

今でも引き継がれて使っている職場を

まれに見かけます。

 

どんな時にどこに電話したらよいか

歴代担当者の名前まで事細かに書いてある

物です。

 

取引先で担当者でないと話が通じない、

ということも(外資は特に)良くあり

ます。

そんな時威力を発揮します。

 

今でも、老舗ホテルなどのコンシェルジュ

などは分厚いバインダーを持っているはず。

 

電子データではなくて、最終的には紙ベース。

もっというと、本当に大切なことは、メールでは

伝えないですね。対面か最悪でも電話。

 

そんなわけで ”ググれない” 情報は宝です。

 

本当に、表舞台に決して出てこない人や

お店は存在します。

中には、ウェブサイトってなに?

って感じの方もいらっしゃいますからね。

 

重要なお仕事につながる情報を持っていると

いうのは信頼の証でもあり、最大の強みです。

秘書はその最先端にいるお仕事といえます。

 

秘書・アシスタント業務そのものについて

言うと、主に会社の方針で(担当者が交代

しても支障がないように)

急速に業務マニュアルの電子化・データベース化

が進んでいます。

 

データベース化が悪いというわけでは

ありません。むしろ必要な事。

 

ただ、それを補うために、現場で直接

ベテランから若手へ「データに載せきれ

ないけど伝えておきたいこと」

を引きつげていればよいのですが、そうでもないようです。

私の個別リサーチ(!)の結果、ほぼ半数以上

もしかすると75%ほどの外資系企業で

ナレッジ・トランスファー(次世代への

引き継ぎ)ができていません。

 

私の元職場の例だと、私自身が

ずっと、「次世代を育てるから人を

入れてほしい、育てさせてほしい」

と訴え続けてきました。

 

それでも、新人は入らず、長い事

会社で一番ポジションの高い人の

秘書(私)が一番若手でもある、という

構図は変わりませんでした。

いや~ありえないくらい忙しかったです。

 

そして、私はそんな後継者を育てない

秘書の現状に非常に危機感を感じています。

 

さて、直接お伝えしたい大切なことについて。

 

私からも現在秘書アシスタントで

仕事していらっしゃる方にお話ししたい事

が多岐にわたります。

 

誰もがわかっている前提の

経営者の視点、秘書の役割の根本的な部分

など。改めて指摘してくれる人は

少ないでしょう。

 

また、皆様が日頃お持ちの疑問・質問があれば

それにもお答えしたいです。

 

よろしければ、そんな、何でも話せるお茶会

いらっしゃいませんか?

 

今回は9月3日(土曜日)に開催します。

お互いじっくり話せるように、少人数で。

 

詳しくはこちらからご覧ください。

☆開催内容の詳細は下記の通りです。

 

秘書の方対象のなんでも質問できるお茶会

 

日時と場所 : 

9月3日(土) 10:30 〜12:30

予定している会場(変更の可能性あり)

アンダーズ東京 アンダーズタバーンラウンジ&バー

(虎の門ヒルズ隣接・ 最寄り駅虎の門・神谷町)

http://bit.ly/2bf5u7j

 

参加費 一万円(税抜)

※お茶代は当日別途かかります。

 

9月3日(土)お茶会のお問い合わせ・お申し込みはこちらから

http://bit.ly/2bAh1Mu

 

フォームに必要事項を記載して送ると、折返し確認のメール

が届きます。

 

お会いできますのを楽しみにしています♪

 

 

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