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上司の要望に「応えるために」優先順位を決める
こんにちは、
永田美保子です
今年もあと約2週間となります。
早いですね！
さて、年末で通常の業務
プラス年末年始ならではの業務
で、お忙しい方も多いと思います。
そこで今一度思い出しておきたい事。
秘書の仕事で、もっとも大切なことの一つは
自分の担当業務の
「優先順位を決める」
ことなのです。
実は・・・上司のエグゼクティブ・役員
の方でも、自分で優先順位に沿った指示を出す
のは相当難しいみたいでして（汗）
サービスは提供する側がリードする
という、大原則にのっとり、
秘書サイドでしっかりリーダーシップを取って
上司をリードしましょう！
お一人で複数の上司をサポートしている方も
一人の上司専任の方も。
仕事って、集中するとき、なぜかいきなり
集中したりしますよね！！
そんな時に備えて、上司とも確認をとって
仕事の優先順位をあらかじめ決めて置くのです。
それによって眼の前の事に追われて
「本当に大切な業務に手が回らなくなってしまった！」
という悲劇を避けることができます。
このルール決めをしておくことが
上司の要望に本当に「応えるために」
プロとして必要な事なのです。
と、ここまで書いてみて
今、目の前にある山積みの仕事は
どこから手を付ければいいの？
というリアルに涙目の方。
もしいらしても、ご安心下さい。
まずは、超緊急事項以外は
やりながら 片づけましょう！
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
☆超お忙し秘書のための TODOリスト
A4サイズの紙を一枚用意（ノートの１ページでもOK)
縦半分に折るか真ん中に線を引きます。
その日、頭に浮かんでいる「やらなくてはいけないこと」
を左側に箇条書きで書きだす。
それそれの項目の冒頭にアルファベットを振ります。
A ど～うしても今日やらなくてはいけないもの
B 明日でもOKなもの
C 明日より後でOKなもの
A以外（B,C)を中央の線の右側に移します。
⇒ 今日はAの事項だけ全力投球でやってください！
Aの項目は着手出来たら、完璧でなくても
○かチェックマークをつけながら進めます。
→ これは 無意識に「自分はやり遂げられない人」
だと思わせないために大事なポイント。
そして、B,C の事柄は一日の終わりに見直すと
予定が変更になってやらなくてよくなっていたり
誰かがやってくれていたりして
減ってることも良くあります。
これを教えてくれた方によると
B・C項目を右側に移すことを
神様のリストに移す。。。っていうそうで
（神様が何とかしてくれているかのように
何とかなっていることが良くある）
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
そんな、リアルなお話を
いま募集中の 2017/1/28からスタートする第２期
ではしています。
ラク～に、楽しくお仕事をするのには
どうしたら良いか
上司も自分もハッピーになるにはどうしたら良いか
言いたいことを言って、やりたいようにしているのに
上司に好かれるにはどうしたら良いか
という
非常に現実的で、オフィスに戻ってすぐに実行可能な
方法をお伝えしてます！
さらに、自分の身を削らずに
長時間の残業などせずに
元気で生き生きとアフター６を楽しめる
毎日を送る事こそが
会社に貢献することなんです。
・・・ということも改めてお話してます ♥
優先順位ぎめ、出来てないかな？
という方は、是非いまからでも新年に向けて
やってみて下さいね！
※ To DO リストから一歩進んで、業務の優先順位の
つけ方のコツについては次回書いてみますね。
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