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永田美保子です。

 

最初にお知らせです。

7/22(土）から開講とご案内していた

3回コースの上級秘書講座ですが

 

スタート日が

7月22日　⇒　7月29日に

変更になりました！

 

その分　内容を練りに練っております。

 

ここだけでしかお話しない

ぎりぎりの話もします。

たとえば。。。。

 

・お局様と仲良くする方法

 

・上司の部下である社員の皆様との接し方

 

・上司の奥様と仲良くする方法　←いうまでもなくキーパーソン

 

などです。どうぞお楽しみに。

 

詳細とお申込みはこちらから

 

・・・

 

 

さて、前回の続きです。

 

 

私が秘書の一員として

 

社内で行っていた

 

「知識の資産化計画」

 

ですが、

 

大きく分けて

3つの要素がありました。

 

１．全社のバックオフィス＆秘書課共通のこと

（会社として事務系の人に必要な事）

 

と、

２．秘書課内でのみシェアすること

 

はたまた、

 

３．各秘書が、担当上司の個別対応として必要なこと

（こちらはプライベート情報を含むので

例え秘書間であっても、担当引継ぎでもないかぎりシェアしません）

 

 

 

個人ベースの３は専門的なので置いておいて

 

特に　社内の数人～数十人でシェアする

１と２はとても役立ちました。

 

 

書類などが一部変わっても

全体の流れを一度つかんでいれば

 

以前とは違うけど微調整

ということで

 

仕事の効率が全然違ってきます。

 

 

このデータベース化・マニュアル化

は、当初ボランティアベースで

 

自分が経験したからついでに

記録に残す、

 

というスタイルで始まりました。

 

「手がかり」や　「糸口」

 

をご提供というスタンスで

変更があったら有志が都度アップデート。

 

 

ところが、

 

この便利さに気づいて

社内で利用者が増えてゆくと

　

別の問題がでて来ました。

 

データをシェアすることに

あまり慣れていない

一般社員の事務系以外の人が

 

 

実際にマニュアルを参考にして

業務を行い、マニュアルとは違う！

ということで何らかの変更に気付いた場合

 

クレーマー的なご指摘をしてくるんです。

 

「書類がもう一つ必要だったよ！

困るよ。ちゃんと直しておいてね」

 

といったご意見を言ってくるんですね。

 

あれれ？

 

何で責められるんだろう？？？

 

う～～ん、

 

今まで誰もこういった社内のインフラ的資産形成に

着手したがらなかった理由がすこ～～しわかりました。

 

 

つねに変更がある前提で

あくまでも業務の参考になるように

作っている資料だから

フィードバックは歓迎。

 

つねアップデートしてゆくものなんですよね。

 

一方で、

 

サービスは受けるもの

社員の誰かが完璧にやってくれておいて当然

 

という意識の従業員の方も少なからずいる

 

みんなで協力しよう、

情報はシェアしよう

自分にできることで貢献しよう

 

という考えの人ばかりではないんですね。

 

ご存じのように多くの

多国籍企業、外資系企業、合弁企業は

従業員全員が一枚岩ではありません。

 

どういうことかというと

その企業に入社してきた背景があまりにも違うのです。

 

たとえば！

 

・新卒入社で純粋培養の比較的若手社員

 

・中途入社のキャリア組

 

・日系企業側出身で海外関連にアレルギーがあるタイプ

 

・外資側企業出身の何でもフェアにバリバリやりたいタイプ　←私はココ

 

そしてエグゼクティブ外国人たち。

 

 

などなど、価値観が違い過ぎて

コスモポリタン　どころではなく

 

「動物園」と評する人がいましたね。。。

 

これだけ一人一人の価値観が違って分かり合えないと

　確かに違う動物かも・。。。。すごい表現だけどわかる気がする。

 

 

それでも、地道な啓蒙活動が実って

社内データベースは着実に進化してゆきました。

 

私自身何度か転職しましたが

 

私が働く会社どこでも

こういった「仕組み作り」を

お手伝いすることが多くて

 

その時は大変なんですが

 

今の仕事にも役立っているな～～～と思うんですね。

 

やっておいて、何一つ無駄な事はないとつくづく思います。

 

 

 

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やる気になっております。。。

 

 

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