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【外資系業務虎の巻】提出書類や返信の期限を必ず守る方法
こんにちは
永田美保子です。
毎日、仕事を進める中で
この日までに出欠の返信をください
と依頼されたり、
この日までにあの業務を仕上げておかなくては
など、常に「期限」がついて回りますよね。
多国籍企業の方は社内の用語でDue （デュー）
とも言いますね。
この期限、どのように管理されていますか？
知るかぎりGoogleやアウトルックのカレンダーや
タスクリストに入れて管理している方が多いです。
手帳派の方も、少数ですが根強いですね。
秘書の方なら、自分自身の事だけではなく
担当上司のアポイントの期限、航空券発券期限
など、上司の事が当然のことながら最優先。
自分のことではないので余計に神経を使います。
秘書の方は特に業務が立て込んでくると
忙しさに紛れて、大切な期限を忘れてしまわないか
プレッシャーを感じていませんか？
あの件の返事、絶対期限を守らないと！
でもまだ○○さんに確認が取れていない！
と懸念事項が夢にまで出てきたりします。
そんな 心配を一挙に解消するために
提出物の期限を必ず守るためのシンプルな方法
をお伝えします。
私が企業のエグゼクティブ秘書時代に
新しい日本人上司が外資系PCメーカー出身の方
だったことがあります。
そこで、前職での背景や仕事の進め方を学ぶために
元の職場であるそのPCメーカーに一か月ほど通って
トレーニングと引継ぎを受けました。
そのような経緯で当時I○M勤務だった先輩に習った方法です。
その後、職場が変わっても常に20年間実践
してきました。
この方法によってなんと！上司の大切な会合の
返信期限や書類の提出期限など、20年間で一度も
忘れませんでした。
前置きが長くなりました。
では、ご説明しますね！
まず、用意するもの。
１．KO○○YOなどで扱っている 紙製・A4サイズ二つ折りのフラットファイル １枚
２．仕切り見出し（カラフルなものがベスト）31枚
以上
この二つを使って「デイリーリマインダー」
（呼び名はご自由に！） の作成に入ります。
作業は簡単。
＜デイリーリマインダーの作り方＞
フラットファイルに 1-31まで日付をナンバリングした仕切り紙（合計31枚）
を挟む。
ファイルした時にタブどうしが重ならないように、見やすくできるとベスト。
出来上がった デイリーリマインダーはオフィスの自席のすぐ出せる
キャビネット等に（ハンギング・フォルダーをお使いの方はそれを使っても）
他のフラットファイル同様タブを上にしてしまいます。
＜使い方＞
すぐにアクションを起こさない（未処理）で
期限のある書類等を
デイリーリマインダーの必要な日付の数字の
後ろに挟む。
たとえば、7/23提出期限の未処理の書類なら、
ひとつ前の数字、「22」のタブのところに挟んでおく。
（上司の予定が変わったり予測不可能なことが起きる
可能性などを考えて、リスク回避のため、
一日早い日に見ることが出来るようにファイルします。）
この日付に関しては、例外もありますのでなれたら適宜
アレンジしてください。
毎朝出社したら、まずこのファイルのその日付のタブの
ページを開いて何かファイルしていないかをチェック。
因みに、重要な件だけでなく、もっと小さな件
支払いの請求書、社内のちょっとした業務
自分自身の必要なアポ
にも使えますので、期限があって大切なことはここに入れておきます。
毎日このデイリーリマインダーファイルをチェックする
習慣にすることがポイントです。
このファイルは毎月継続して使えるように日付の数字
だけが書いてあります。31まで終了したら翌月分の
のタブが来るわけです。
31まで一巡すると次のタブは １ ですが、7/31が過ぎたら31
の仕切り紙は一番後ろに移動させて１を手前に出します（8/1に
チェック要な件が入っているはず）
本来はこのような紙のファイルを使わずに
各種の期限はペーパーレスで、オンライン上で
管理出来ることがベストなのですが、
万一、PCがつながらない、ネットが動かない、
今すぐ書類を持ってきてほしい
突然の停電
などといった緊急事態に対応するためにあえて
バックアップ的な
こういったアナログな手法でも管理します。
エグゼクティブが重要な件で一分一秒を急ぐとき、
PCがつながらないのでわかりませんという
言い訳は通用しないので、
つねにリスクヘッジしながら動きます。
一つ一つのエグゼクティブ秘書行動には
リスク回避に繋がる、なぜそうするのか？
への答えが常にあると言えます。
（このリスク回避の話はまた別途しますね！）
これで安心して頭の中から期限の心配を
追い出すことが出来ます。
さて、期限を守ることに関連して、
現場で必要な、自分以外の人の
「うっかり忘れた」「確認ミス」を防ぐための
方法について。
言い換えると記憶を定着させてアポイント内容等を
忘れないためのシンプルな方法については
次回お伝えします。
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