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自信を無くしかけたときに効く元上司の言葉

※こちらは2015年11月の記事をリライトしたものです。

 

こんにちは。永田美保子です。

 

近い人たちにはお伝えしているのですが、

(注※2015年11月現在のことです

今、私は来年初頭まで期間

限定で秘書の現場に戻っています。

 

時間も短縮だし、派遣扱いですが、久々の秘書業は新鮮。

 

しかも初体験の投資会社。

上司はアメリカ人でなんと日本語堪能(私より上手いかも 汗)

 

 

そんなこんなで、引退したつもりが
現場の感覚と、日系金融業関係に接する
初体験の混乱とでごっちゃになっております。

 

2016年初頭でこの仕事は終わりなのですが、

日々事務職に取り入れられている

ITテクノロジーは進歩してるんだなーと、

改めて考えさせられますね。

 

 

クラウドとか、書類の送信方法とか。。。

業務で長年在籍していた米系メーカー秘書時代と

共通な部分としてはアポイント等カレンダーの管理。

あとは英語の電話対応。

 

ただ米系では100%任されて自分のカレンダー同様に

上司のカレンダーにアポをバンバン入れて済ましていたのが、

 

今のところ業務内容的に都度お伺いを立ててから、

となっているので、その点が

まだなじめません。。。

 

 

投資関係は業界のこと、政治的な事、

諸々わからないことが多く、

 

秘書としては年数を積んでいても業界が変わると

やはり一からのスタート。

 

空気読めない、大変だわ~と日々涙目になっています。

まあ期間限定の仕事なので、

失敗したところで私のキャリアに傷がつくわけでもなし、

もっと気楽にやればいいのですが、

 

よくわからないプレッシャーを、日々自分で

自分にかけている感じです。

 

そんな中、ここ数日、自信を無くしかけたときに

かつての歴代上司に言われたこと、

上司から学んだことで脳裏に浮かんだ大切なフレーズが

いくつかありました。

 

 

そこで、この励まされる内容が

 

このタイミングで

きっとどこかの誰かの参考になるかと思うのでシェアします!

 

 

例1). 秘書はインタラプト(話に割って入ること)するものだ

(by 元上司)

こちら、まさに文字通りですが、

どんな時のことを言うか説明しますね!

 

例えば、上司の主催している会議が長引いて

次の約束に出かけなくてはならないのに、終わらないとき。

 

もう予定の終了時間が10分以上過ぎています。

誰かが言わないと議論が白熱して忘れていることもありますよね。

そんな時は秘書が、

 

失礼します、そろそろ出かける時間です。。。

と割り込むのです。

 

すると、

「うるさいな~、いまいいところなんだから黙ってろ!」

と言う内容のことを言われたり

あるいは、

「そうだ、遅れたら大変だった、ありがとう!」

とめちゃくちゃ感謝されたり

全く予測できない ケースバイケースです。(笑)

 

または、稀なケースとして

次の予定はもう既にキャンセルしてあるから、いいんだ、

口を出すな・・・と言われる可能性もあります。

(それなら先に言ってよ!と言う感じですが)

秘書の最大の役割は上司のリスク回避なので良しとしましょう。

例2)美保子さんは凄く明るくっていいわ~

(by 秘書25年の大先輩)

 

 

上記と同じ元上司の話です。

この方、実は35年勤務し、役員だった外資系企業から

ベンチャー企業の代表取締役として移籍する事が内定したため

私がその方の秘書として外部から採用になった経緯があります。

 

 

 

秘書トレーニングの一環として、上司が長年在籍していた

IBM流の仕事の進め方を学ぶために

約一か月、箱崎にある日本IBMで

先輩秘書の後をくっついて徹底的にK副社長の

仕事のやり方を叩き込まれました。

 

そんな折、大先輩の前任秘書の方が私と接した

感想として上司本人に私の評価としてインプットして

こっそり伝えてくれていた言葉です。

先輩が上司に、

「引き継ぎうまく行っている?」 と聞かれて

 

「はい、美保子さんは凄く明るくっていいですよ!」 

と答えてくださったとか。

 

 

これはとてもありがたいけど、

 

その話を先輩からお聞きした当時の私は、

私、そんな明るかったかな???

 

と単純に、疑問に思ってしまったのも確か。

 

よくよく考えてみると

大切なことは

 

秘書が例え失敗したり怒られても

自分の感情を引きずるのではなく
明るくしてることが上司たちのためにも

ひいては自分のためにもなる

ということ。

先輩はそれを言いたかったんだな〜〜〜

と優しさにじんわりしました。

 

IBMは、仕事にはとても厳しかったけれど

人としては尊敬できる方ばかるりで

私にとっては学ぶことばかりで、本当にとても良い会社でした。

 

一人一人を一個の人格としてとても大切にする

というか。

 

その代り何度も言いますがアウトプットにも厳しかった

ですが。。。

(結果を出し続けないと いけない)

 

 

特に営業の担当者の方が

ありえないくらい仕事のできる方が多くて

あの修業時代(わずか一か月ですが)本当にためになりました。

 

今の私があるのは本当にあの時代のおかげ。

 

で、今日の本題、

「たとえ怒られてもめげずに」

を強調したいと思います。

 

言い方を変えると・・・・

 

秘書は怒られてなんぼ でもあるんですよね、

この意味、わかるでしょうか。

 

特に社長などのトップマネジメント担当秘書は

自分の保身を真っ先に考える人には難しいかも。

 

なぜかと言うと、

日頃から信頼をつみ重ねて、会社のために貢献しつつ

万が一、誤解されても信念を通すというか。

本当にいいわけが通用しない場面が多いんですよね、秘書をやってると。

(これに関しては別途詳しく書きますね)

 

でも、(ここが大事)

上司や同僚との信頼関係ができていれば、

結果にかかわらず

良かれと思って行動したことを信じて

もらえることも多々ありますから

どうか自分に自信を持って!!

 

一方、念のためにお伝えしておくと。。。。

どうしようもない不可効力もありますよね。

 

例えば、すでにアポを取っている取引先の役員に

上司がどうしてもお会いできなくなる(大人の)事情が

突如として発生したりします。

 

それがわかったのが

アポイントの当日だったりしたらどうします?

 

 

ひえええ。。。

そう、お断りするのは秘書の仕事。。。

 

 

では、

どうやって謝るか???

 

それは・・・・上司とこっそり打ち合わせします

 

そう、「秘書がやりました」パターンの発動です!

 

 

私のスケジュールミスで、時間が確保できなくなりました。」

 

と先方秘書に平謝りです。

 

(この場合、これしかもう打つ手がないんですね。。。)

 

種明かしをすると、このレベルになると

トップ秘書同志良くやり取りしててツーカーな場合が多いので

秘書同士はお互い不思議な連帯感が生まれていたりします。

 

「分かりました、上司に伝えますのでお任せください。

美保子さんも大変ですね!」

 

とだけ秘書さんに言っていただけたことも(涙)

 

 

うむむ・・・

皆さん、同じような経験あるんですね。

 

当時はメールが今ほど全盛でなく、電話連絡が半分くらいでしたから

このような「連絡ミス」

が許された良い時代だったのかもしれません。

 

ともかく、ベストを尽くしても成り行き上

誤解されてしまったり

うまくゆかないことがあるのが秘書の仕事なので

 

必要以上に反省せず

何のために自分がここにいるのかを認識して

自分らしく、楽しくやってゆきましょう!

 

 

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