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未来の秘書業務って?(続編)
こんにちは 永田美保子です。
前回の記事 未来の秘書業務って? の続きです。
あと10年で消える職業には秘書はかろうじて入って
いませんでした。
しかし、だからと言って労働環境含め、良くなっ
ているかというと、そうではないと思います。
では現在秘書・アシスタント業に従事している人、
あるいはこれから秘書になろうと考えている人は
どうすればいいのでしょうか? あと10年。。。
一つの考え方としては、既存のやり方にとらわれないで
目の前の相手にベストな方法を追求することかな?
と思います。
前回、たとえが良いかどうかわかりませんが
「パトリオットミサイル方式」についてお伝
えしました。
相手が動いたらそれに合わせて自分も動くのです。
また、仕事を進めづらいな、と思ったらマニュアル通りの
既存のやり方でなくて自分のできる範囲で何か違うやり方が
できないか? と考えてみます。
たとえば、私の場合の例ですが、
私の担当した上司で、日本語がペラペラな
外国人の方がいました。(仮にCさんとします)
私の前任秘書からCさんを引き継ぐとき、その方は、
「Cさんは日本語が堪能なのでいつもメールは日本語
でします。少なくとも私からは日本語で通しています。」
と、おっしゃっていたので私もしばらくそうしていました。
スケジュールのために確認したいことなどもろもろ。。。
ところが、返信がなかなかもらえず、スケジュールが
決められません。とにかくCさんは 外出が多く忙しい
方なので、本当に困りました。
そんなある日、ふと、あるやり取りを成り行き上
英語で行ったら、外出先のiPhoneからのレスポンスが
早い早い(!)
うわ ~~ 予定が即決! ラク!
そこで気づきました。あー、こんなシンプルなことだったんだ
こちらのやり方を変えようと(笑)
他の方の言っていたことをうのみにしていたので、
自分がやり方を変えてよいかわからなかったんですね。
上司Cさんに対して送るEメールを、日本語メールから
英語メールに変えればよかったんです。
本当にそれだけでした。
(余談ですが、スケジュール等の話をメールでするときは、
日本語に比べて英語メールの方が断然楽で間違いがないように
思います。あいさつなしで短くすませて用件のみでも失礼では
無いことが多いので)
どれだけ相手にハイペースで合わせて行くかが腕の見せ所であり
この仕事の醍醐味。
と書いたのは例えば小さいけれど、こういうことの積み重ねなんです。
また、このようなメールの応酬をしているとき、特に速攻返す
「スピード感」が必要になってきます。
ほとんどチャット状態(笑) 外国人付きの経験のある方は身に
覚えがあるかも。皆さん、「今」解決したいんです。
そして、そういう対応をすると喜ばれる(安心される)ことが多いです。
そのうえ労力は日本語メールを何日もかけてやり取りする場合の、
数分の一で済みます。
秘書サバイバルに関する話の続きはまた後日に続きます!
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