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情報は出す人のところに集まる、ということの本当の意味

こんにちは、永田です。

 

 

今日、

ふと思い出した言葉があります。

 

「情報は出す人のところに集まる」

 

社会人一年生の時に

地元採用の女性社員だけを集めて行われた

「マナー研修」で

 

講師の先生から教わった一言で

今でもはっきり覚えている一言。

 

他にも、電話のとり方とか

お茶の淹れ方とかいろいろ習ったのですが

この言葉を知れただけでも十分だと思ったくらい

私の社会人人生においてインパクトがあった

言葉でした。

 

「情報は出す人のところに集まる」

秘書の皆さんは、意味わかりますよね?

 

例えば学校の先生。

 

教える(情報を出す)立場ですが

生徒から相談や質問をされます。

そこで、先生のところには情報が蓄積されるんですね。

 

企業の秘書という立場は、この

「情報が集積する立場」

なのです。

 

たとえば、あなたがある企業の社長秘書だとしましょう。

 

社長さんと会いたい

社内外の方は

秘書のあなたを通して要望を連絡してきます。

 

こちらからは要件を伺うと同時に(情報をもらう)

社長の都合を伝えて(情報を出す)

アポイント成立。

 

社長にもアポに先立って

必要なことを伝えなくてはなりません。(情報を出す)

 

 

秘書の仕事は絶え間なく

情報を出す (アウトプット)

情報をもらう (インプット)

を行い、

 

そして、その際に単なる伝書鳩じゃなくて

 

社長の意向を確認(顧客のニーズを確認)

依頼者の意向を確認 (顧客のニーズを確認)

 

どこまでが外に出して良い情報なのか確認

(コンプライアンスの確認)

 

などなど、かなり高度なレベルの

やりとりが行われています。

 

そういったことから、

私はいつも

 

常に、秘書の方が鍛える必要がある能力として

情報を出す (アウトプット)

情報をもらう (インプット)

 

の2つを行き来する能力がとても重要だとお話ししています。

 

ここの部分ができていると

仕事全体の質が上がって、

とっても楽になるからです。

 

 

特に、アウトプット(情報発信)は苦手意識のある方

も多いかと思います。

 

そんな方は、以下のようなことを積極的にしてみましょう。

 

・本を読んだら内容や感想を自分なりにまとめて友人に伝える。

 

・何か学んだら学んだことを同僚や友人に伝える。

 

・自分が社外研修で学んだ役だつ情報を同僚に伝える

 

・社内の声をまとめて、上司である役員に伝える。

 

 

 

これは全部私が役員秘書時代に積極的に行ってきたことです。

 

「これなら私もやっています!」

という方も多いでしょう。

そんな方はどんどんやりましょう!

 

 

 

さらに、お勧めしたいのは

 

新しいことをどんどん学んで

学んだその日のうちになんでも良いから

アウトプットすることを一定期間続ける、

という

 

一定のスピード感を保ちながら

頭をフル回転させる訓練です。

 

 

ちょっとブートキャンプ風ですが、

これを一回やると、会社の仕事も社内研修も

相対的に比較して

楽に感じるようになります。

お勧め方法は後ほど述べますね。

 

 

さて、出版社の方に伺ったのですが

8月は、ビジネス書や自己啓発書が

一年で一番売れる時期だそうです。

つまり。。。それって。。。

 

お盆休み等で時間がある

仕事が少しスローペース

子供が夏休みの宿題をしてるから自分も。。。。

 

ということもありますが私が思うのは

9月からの今年終盤に備えて、力を蓄えたい

ライバルに差をつけたい、ということではないでしょうか。。

 

例えば、外資系企業の例を挙げると

米国系企業ではビジネス上大切なグローバル会議は

9−10月中心に行われます。

 

その会議ってみんな本気モード。

 

表に出さなくても結構ピリピリと殺気立っていて

今年の総まとめ、といった感があります。

 

10月を過ぎると一気に年末モードです。

 

10月中旬からは、日本に影響が大きい

お隣の中国の国慶節。(建国記念日の連続休暇)

大きな会議はできません。

 

そして、11月はもう年末ムード、

下旬のサンクスギビングデーが終わったら

クリスマスシーズンの開始。

12月はご存知のようにすでにクリスマスで海外は物事が動きません(笑)

 

一方で、8月は、夏休み休暇から戻ってくる時期ですが

日本は製造業を中心にまだまだ夏休み。

 

今こそ、勉強のためのベスト・タイミングなんです。

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