組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり

永田美保子です。

 

前回の記事から時間が開いてしまいましたが

続きです。

 

 

一足先にアメブロに掲載した内容よりも

こちらではもうちょっとディープに書きますね。

 

ここまで詳しく書くと誰も秘書講座に

来なくなってしまうかもしれませんが

ま、いっか。

 

 

組織のトップとその秘書の関係性は

その組織の縮図。。。。って

本当にそうで

いってみれば 一事が万事。

ということ。

 

良くありますよね、

飲食店で予約の電話応対があまり良くなくって

実際に行ってみたら料理もおいしくなかった。。。

そんな感じです。あせる

 

その組織全体もなんだか疑心暗鬼的な

言いたいことが言えないような

風通しのよくない感じ

 

というのも、めぐりが良くないっていうか

気が良くないっていうか。。。。

 

今回は成功例についてでした

 

そう、成功例は上記の逆を考えていただいて良いかと思いますが

 

上司も部下・秘書も本音を言っていながら

お互いをリスペクトしていて

分かり合えており

何かあったら軌道修正が出来る組織

 

フィードバックが早くて

連絡が行き届いている間柄

 

つまり。。。

 

余計な詮索をせずに
リスペクトし合う
関係 

まともに

仕事に集中できる環境が

ととのって居るという事です

 

そしてこの「環境整備」のパートは

 

マネジメント(=経営者)の仕事

 

なのですよ!

 

これ、まちがえているマネジャーもスタッフも

とっても多いのです。

 

管理職がしっかり管理出来ていない

ことによるしわ寄せが部下に行く事が良くありますよね~

 

実務は担当者の仕事ですが

マネジメントは経営者や管理職の仕事です

 

たとえば、人手が足りなくて

手が回らないとします。

ここで、

実務担当者が「頑張って」上司に言い訳が立つように

何とかつじつま合わせをしようと

身を削ってサービス残業をするのではなく

 

マネジメントが実情を知って

工数や人員の配置を適正に保つこと

その責任はマネジメントにあります。

 

しかし、そうはいってもマネジメントが機能しない場面ってよくあります。

 

例えば、リストラの時。

マネジャー本人の立場も危ういので部下や秘書の

細かい事まで面倒見きれません

(マジ???)

 

そんなこんなで一大事件が起きました。

 

よく秘書の生徒さんに私のに身に起きた事例と

してお話しするんですが(100%の人がびっくりします)

 

外資系でよくある「リストラ」や「配置転換」

要は退職により担当者の人数が減ってしまった場合。

 

役員秘書の人数が一気に半分になって

10名以上のエグゼクティブ、役員、マネジャーを私が

一人で担当することになりました。

 

⇒ この担当人数はふつう、ありえない、無理ですよね。

一方で手のかかる外国人エグゼクティブも担当してるんですから。

 

え~~~ 他社の一流企業はエグゼクティブ秘書は一人が一人体制ですよね~~~

これどういうこと~~~と人事担当者や上司相手にぼやいてみても始まりません。

 

決定事項・業務命令だから

 

で、どうしたか?

どうやって12名もさばいたか 担当したか?

 

実は当時、実行可能な方法が1つだけありました。

 

各上司の業務内容を徹底的に洗い出し、優先順位をつけて

いわゆるヘルプデスクのSLA (エス・エル・エー と呼びます。

Service Level agreement ← 何をどこまでやるか、業務内容の詳細のことです)

と同様の書式を作成するのです。

 

私より担当人数の少なかった先輩たちも巻き込んで

(実は、先輩たちはこのプロジェクト、あんまり乗り気では

なかったんです。ここだけの話、自分たちの担当上司の人数は2-3人程度と少なくて

その他全員、後は若手のミホコさんお願いね~って感じでしたから)

 

 

まずは、すべての、秘書を使える立場の

「エグゼクティブ、役員、マネジャー」

について業務内容のリストを作り

 

・どの業務をどこまでやるかについて

 

・また優先順位について

(当然ながら、会社トップや本社から来た外国人エグゼクティブの優先度が高い)

 

・だれが何パーセントの業務量かを決めて

(秘書は一人しかいないので合計が100パーセントこえないように)

 

と盛り込んでつくりました。

これ、今までになかった画期的な事。

 

多くの方に表だっても裏でもご協力いただいて

今までブラックボックスだった秘書業務のパンドラの箱を開けてしまったような。

でも私にとっては闇だったところに光を当てて業務改善改革をスタートした瞬間でした。

 

長くなったので、業務内容の詳細などについては次回に。

 

 

この話をブログに全部書いてしまうと

皆さま、私の開催する秘書講座に来る

必要がなくなってしまいますね!

 

でもどなたかに役立つと思うから書きます!

 

次回をお楽しみに。

 

 

+++

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29年後の青山でミラクル。新入社員時代のイケてない私から書店に本が並ぶまで 

アメブロ・FBに書いたところ思いがけない反響があったのでこちらにも掲載します!

(長文です!)

 

 

+++

 

永田美保子です。

 

今日は、秘書の受講生の方の英文メールセミナーがあって

青山にある会議室へ。

 

契約しているヴァーチャルオフィス兼会議室の

本拠地が青山一丁目なので

最近特に、青山界隈にはよく出没します。

 

そういえば。。。青山一丁目駅に隣接している

新青山ビルの書店様をチェックしていなかったな~と思い

(著書がどのように置いていただけてるか、です)

 

まだセミナー開始時刻まで時間があったので

拙著 『年収10倍アップの時間術』 の様子を確認しに初めての

 

B教堂 青山店さんへ 

 

外からの印象よりずっと広い店内で

「新刊ビジネス書コーナー」 を発見!

本が面陳(表紙を前に向けて)されている書棚で20冊ほど並んでいる中に。。。

 

あった!私の著書『年収10倍アップの時間術』もありました!!

(撮影禁止でしたので撮影はしませんでした)

 

発売から約2か月たってもこの目立つところへの面陳は嬉しいな~~~。

 

ということは、青山近辺のビジネスパーソンは

この本を興味を持って読んでくれているのかしら?

 

青山と言えば企業が多いですが

青山一丁目駅の近くで言うと自動車や二輪メーカーである

H田技研 ですよね。。。 ← これまた伏字になっておりません。。。

 

そして脳裏に浮かんだ私の新入社員時代。

プロフィールには最もわかりやすく、

外資系秘書時代の事ばかり書いているけど

 

実は私、社会人のスタートは日系企業、自動車メーカーの

H社の技術研究所だったのです。。。

秘書ではなくて知的財産の部署でした。

 

技術研究所は、H社の研究開発部門としての位置づけでして、

私は栃木研究所に配属でした。ちょっと田舎ですが良いところです。

 

去年ころから、青山に仕事で良く来るようになって

ああ~ ♪ 青山のウェルカムプラザだ、

以前から時々遊びに来ていたので、なんだか懐かしいな~

と思っていました。

 

さて、話変わって、私が10年前くらいまでずっと抱いていた

仕事で評価されないことに対する複雑な思いというのは

 

現代の、新入社員の一部の方や非正規で働く方たちと共通点

があるように思います。

 

・自分は組織の中で活躍できていない、貢献できていない

 

・何のために仕事をするのかわからない

 

・会社に私なんか居てもいなくても同じ

 

・いつリストラ(クビ)になるかわからない

 

・仕事を一生懸命やっても正当な評価(報酬)に結びつかない

 

など、自分の居場所が無かったり正当な評価を受けていない

と思っている方が多いように感じます。

 

実は、かつての私がそうでした。

さらに、新入社員時代は、一人の人格として扱われないのが

理不尽だなと思っていました。

 

当時(30年近く前)の男性優位の職場で、新人地元採用女子の扱いなんて、

そんなものだと割り切れば良かったのですが、変にマジメで努力家だったので。。。

今思うと心苦しいですね~

 

当時の職場では、

・名前では呼ばれることはあまりなく、○○課の庶務の女の子、としか認識されない

 

・どうせ2-3年で辞める地元採用の女子と言われる

 

・3千人以上いる男性社員のお嫁さん候補だからと言われ続け

 

・「女性」がこの伝票を取り扱うのだよね? ← 各部署の担当者という役割が希薄。 

 

などなど 男女雇用機会均等法が施行されたばかりの頃の話。

 

特に自動車メーカーでは男女で歴然と役目がはっきり決まっていました。

女性はあくまで裏方で、取り換えがきくものとしての位置づけ

 

 

 

 

そして、30歳までのハードワークに「耐えられれば」

やっとキャリアプランも考えてもらえ、

初めて男性とおなじスタートラインにたてるような状況だったのです。

 

新人として入社してからあと8年、この生活を続けて初めて「スタートライン」かぁ。。

 

そう考えただけで気が遠くなりそうでした。

 

やがて、気力と体力が持たないと感じ、方向転換。

2年で退職し、外資系に転職しました。

 

その後、紆余曲折あり 海外での勉強・仕事、帰国して

外資系企業にエグゼクティブ付き秘書として長年勤めたころには

 

かつての悩みの多い、新入社員時代とは

自分も周りの環境も180度変わっていました。

 

・裏方とはいえ、一人の人間として扱われる

 

・意見を言えばトップエグゼクティブにも聞いてもらえる

 

・逆に外資で自分の意見を言えない人は一人前として扱われない

 

極東のアジア系女性でマイノリティに分類される立場でも、

仕事の面で評価されてば一人前として認められる、という単純な事が嬉しかったのを覚えています。

 

エグゼクティブの上司達もポジションの高い人たちでも同じ人間ですから、

こちらが心を尽くせばわかってくれる。それが喜びでもありました。

 

そして・・・今、独立して 

ご縁があってビジネスパーソン向けの本を書いた私が

今度は「経営者」としての立場で青山に通っています。

 

29年前の、何にもできなくて自信がなかった自分

 

世の中は理不尽で女性社員には希望がないと思っていた自分

 

仕事をしたくても仕事の場がないと絶望していた自分

 

せっかく良い会社に勤めたのに結婚相手も見つけずに辞めたと言われたこと

(↑本当にそういう時代だったのですよ!)

 

・・・そんな記憶がどこかで心の中にくすぶっていたんですね~。

 

今ではすっかり過去の事として客観的にみられるようになりました。

それもすべて良い経験です(著者としてはネタが増えて良い事でもあります!)

 

ダメダメな新入社員の私を2年も置いてくれたH社には感謝しかありません。

 

そんな(長いですね!)

色々あった結果として

 

青山の書店で自分が著者として書いた本が、

これ以上望めない状態で売られているのを見かけた時。

 

「これ、なんかありえない、すごいことじゃない?」

 

と素直に感じ、静かに感動しました。

 

あのころの新入社員時代の自分に伝えてあげたいですね~

 

 

あなたは将来、ビジネスマン向けの本を書いて、

それをあの会社の本社の近くでも取り扱っていただいて

多くの人たちが興味をもって読んでくれるようになるから。。。

 

きっと昔の私だったら信じない(笑)

「なにそれ?ありえない!」 と反発することでしょう。

 

だって、

ミラクルすぎる、普通に考えたら起こりえない巡り合わせ!

 

どこにどんな可能性が転がっているか

人生どうなるかなんて全く分からないもの

 

まだまだ私も道半ば。

 

人生を面白くしてくれた人たちに感謝して

 

まだまだ面白いことやミラクルが起こるのを期待して

毎日一瞬一瞬を、良い気持ちで過ごすことを大切に

 

 

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外資系に良くある「政治的要素」 - 秘書としてどうかかわるのが正解か?

 

永田美保子です。

 

 

外資系企業の役員はもちろん

管理職や秘書も

 

「政治的」な動きが出来ることが実は必要だということ

ご存じの方も多いかと思います。

 

一方で、

え? 政治・・・ポリティックス・・・

 

なんだそりゃ?

 

とお思いの方も多いと思うので

 

わかりやすいように説明しますね。

 

社内政治・・・ 文字通り

 

通常行っているビジネス活動とは別に

 

政治的な要素 ~

人の思惑だったり

株主の意向だったり

企業なら企業の経歴に関連する事だったり

・・・

 

もろもろの要件が絡み合って

うまく行くものも行かなくなったりその逆もあり。

「調整役」が必要になるような事柄です。

 

ストレートに物事が運ばないで

力関係が発生するとでも言ったらよいでしょうか。

 

そんな場面をいくつか見たかもしれないし

見なかったかもしれません(笑)

 

 

秘書としては、

ややこしい事例に巻き込まれるのを防ぐためには

 

見ても見ないふり

仕事に集中している姿勢

 

を保つこと。

 

 

その上で最新情報は知っておいた方がいいですね。

でも、絶対しゃべらないことが第一条件ですが。

 

こいつは絶対にしゃべらない

 

と信頼してもらえて初めてちょっとだけ情報が

入ってくるようになります。

 

でも、自分の利益のためにそういう情報を利用する

ことはないですね~

 

そんなこんなでどうやって身をかわしながらサバイバルするか

取扱注意のお話でした。

 

 

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深い話もしています。

 

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プロフィール

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

こちらからどうぞ 


Wow!Me(ワオミー)アンバサダーの一人として就任、活動開始

2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

詳しくはこちらから

 


<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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