出版情報 2/20「年収10倍アップの時間術」クロスメディア・パブリッシング

  出版のお知らせ
2017年2月20日 発刊
「年収10倍アップの時間術」
クロスメディア・パブリッシング
永田 美保子 著 



本当に多くの方のご支援、ご協力があって
この本を書き上げることができました。
お礼申し上げます。

本の詳しい内容と出版のお知らせは上の「年収10倍アップの時間術」
をクリックしてご覧ください!

このブログを通してお伝えしたい事

  ようこそこのブログへ!
このブログでは、私の20年以上にわたる外資系企業 ・日系企業での役員秘書としての体験をベースに、
既存のビジネス本やテキストには載っていない事、 特に、心豊かなビジネスライフを送るために必要な
「エッセンス」をお伝えすることを目的としています。

昨今のデジタル社会・ネット社会において、
まじめに仕事をしようとすればするほど、
人と接することが減ってゆくように思えます。
その結果、自信の学びのために、人に会うということの
重要性が増しているという現象が起きています

私は、幸運にも秘書として仕事をすることそのものが、上司達はもちろんのこと、同僚、
取引先などビジネスパートナー、など一流の方々と一緒に仕事をする機会でもありました。
 
国籍にして7か国以上、男性も女性も様々なバックグラウンドを持つ
エグゼクティブの皆さんの行動を通して学ぶこと、また、言葉に出さなくても伝わってくる 雰囲気やオーラのようなものからも温かさや器の大きさのようなものを感じました。

日々触れる方たちから貴重な経験をさせていただいたと思います。
 
そして、そんな一流の方々と一緒に「右腕となって」、パートナーとして数々の困難や荒波を乗り越える
ことが出来た、という体験と自負が、かけがえのないものとして、自分の軸としてあります。

企業を離れてフリーランスとなった今でも、この信頼関係をベースとした体験は、
どんなことがあっても自分を信じる力となってくれていることを孤独の中でも感じています。

ここで、私が今までに出会った上司達を通して学んだことをいくつか挙げてみます。


本物を見抜く力

無条件に他人を信頼できる力

何がトラブルがあっても前向きにとらえる力

言い訳はしないこと

すべてを自分の責任として受け止めること

物事に優先順位をつけること

土壇場でのユーモアのセンス。。。など。


私がこの場をお借りして一番伝えたい事は、 直接人と会って交流することによって得られる「何か大切なもの」です。
一言でうまく言い表せませんが、その大切な宝石のような何かを
このブログの中で、少しずつひも解いてお伝えして行けたらと思っています。

お金では買えないこの貴重な体験を、思い出しては言語化するのに
まだ時間がかかりますが、この貴重な体験をただ自分だけの思い出にするのではなく
一人でも多くの働いている方に知っていただきたい、
届けたいという一心でこのブログを書いています。

特に上司や役員との付き合い方に悩むビジネスパーソンの方や
現役でお仕事をされている秘書の方にはいろいろな事例が
そのままご参考になることもあるかと存じます。

楽しんで読んでいただけたらこんな幸せはありません。
どうぞよろしくお願い致します。

※なお、特定の個人や団体に関する記述の箇所に関しては機密保持の観点からフィクションになっています。



 

秘書業務は壮大なエンターテイメントだと思う

 

こんにちは

 

誤解を受けるかもしれませんが

 

海外勤務・日系企業・外資系企業などなど

全て経験した私の結論は、

 

 

 

秘書業務は「エンターテインメント」

ということ

 

 

もちろん、行っている業務に

間違いがってはいけませんし

失礼があってもいけません

 

それでもなお

 

comfortable (快適に)

efficiently operated(効率よく)

accurate(正確に)

reasonable (合理的に)

 

に仕事を遂行するにあたって

最も大切なことは

 

本人たちが楽しんでいるということ

 

更には、仕事でお会いする人や上司を

entertain (楽しませる) ← もてなしとはちょっと違う。

 

することも必要になってきます。

 

 

お客様は神様、という考え方ではなくて

 

お互いにどれだけ自立して

目的遂行のために共有している時間を有効活用できるか。

がポイントだと思います。

 

分かりやすい例を挙げると。

 

社長と秘書の間では

会社組織においては当然社長の方が上(ポジションが高い)

ですが、

 

「おなじ目的に向かってまい進するパートナー」

としては、どちらが上という事ではなくなってきます。

(だからと言って秘書が威張り散らすとか、そういうことではありません)

 

どちらが立場が上かを考えるのではなくて

プロ意識を持って

対等に(あえて言いますが)お付き合いが出来るか

 

適切なジョークを言ったり場を和ませたり

サービス精神を持って行動できるか

 

そこが、エグゼクティブ秘書とその他の秘書の違いといっても

言い過ぎではないように思います

 

良いレストランに行くとサービス係の方もソムリエの方も

物腰柔らかだけど自己主張があって、一つの世界を演出していますよね?

 

まるでミュージカルや映画を見るかの如く、お料理そのものだけでなく

たのしい時間を過ごすことができます。

 

そのイメージに近いのですが

「自分の専門分野では自信を持ってサービスを提供する」

 

その基準となるのが

 

プロとして、カストマー(上司もカストマーです)

を楽しませているかどうか。

 

言いかたを変えると、

目の前の人を幸せにしているかどうか。

 

という視点です。

 

それを、自分も自分を大切にできているかどうかを含めて

一瞬一瞬、自分に問いかけ続ける必要があるように思うのです。

 

 

+++

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NOをと言えなかった事例から学ぶ (秘書として経営者として)

私は講師やコンサルタントとして何かをお伝えする立場ですが、
やはり自分が学ぶことやインプットすることってとても大切にしています。

 

自分が学んでないと他人にお伝え出来ませんものね!

 

 

特に、

起業・経営や心身のメンテナンスなど

興味のある分野については、 積極的に学ぶ機会をもつようにしています。

 

 

そのようなわけで、独立してからも何人もの指導者の方にお世話になりました。

 

 

ところで。。。

その指導者の先生たちとの関係性が急に途切れるような、

突発的な出来事が起きることがままあるのです。

 

 

それはどんな時かというと、指導者の方とのやり取りを通じて、

または急なお願い事をされたときなど。
つまり、受講したセミナーなどを離れたところでの出来事がきっかけとなり、

なんだかいやだな。。。と思ってしまって、「距離を置こう~っと」

と思うようなことが割と起きるのです。

 

たとえば、こんな出来事がありました。
(以下の事例は事実とは多少設定を変えてあります。。。)
ある日の朝、自分のクライアントさん向け講座の準備をしながらPCに

向かっていたら、Facebookのメッセンジャー経由、以前セミナー等で
お世話になっていた先生からメールが来ているのに気づきました。
お久しぶり~ちょっとお願いが。。。。
先生は、いま手掛けていらっしゃる新しい講座プログラムの説明会で国内あちこち

飛び回っていて多忙にしており、今から新幹線で関西から東京に向かうそう。

そして、お願いってなにかしら? と思いながら文面を読み進めると。

 

今日の午後から東京で行われる○○セミナー参加者さんに渡す資料が足りなくなったから、

○○を、午後に東京駅まで届けにきてくれる? 

 

という事でした。あら~先生お忙しくて大変だわ。。。。

でも、当日いきなりのご依頼、しかも今から3-4時間後。

 

○○とは私の得意分野の、とある資料のこと。

確かにどうやって入手するかは私が良く知っています。

幸い、今日はこれから原稿の締切りも講座の予定もないから時間を作れなくは

ないけど、片道一時間以上かかる場所へお届けとは、ちょっと急なご依頼だな・・・。

 

 

先生が国内各地を巡回している間に申込み人数が増えてしまったため、

手持ちの資料の総数が足りなくなり、もと受講生で事情を分かっている私に

お声をかけてくださったというわけ。

 

 

私、東京駅近くなら、駅前の丸善に確か取り扱いありますよ、自分でも買えますよ。と言いたい気持ちをぐっとこらえて、お届けに参上しました。

 

 

お会いして、お誘いされるままにお茶しながらお話してぐったりして帰宅。
そして、後から気づいたのです。

 

これ はっきりNOと言えたパターンでしたね。

なぜ自分が行かなくては、と思ってしまったのか。

 

書店で購入いただく選択肢もあったのに。
何だかもんもんとして疲れて翌日は寝込みました(笑)

 

そう、必要に応じて優先度の低いことにはNOと言いましょうねと、

相手が目上の方(上司など)でも無茶振りな依頼にはお断りしていいんですよ!

受講生の方には事あるごとにお伝えしている私自身が、

それを実行できていなかった出来事でした。

 

 

これは、ちょっとショックでした。

 

 

自分は、規模は小さいながらも経営者であるから、

自分の大切な時間と労力は大切に使わないと、と常々思っている事でしたが。
一時の感情や目上の方からの依頼、というプレッシャーなどに惑わされず、

本当に一つ一つの出来事の優先順位を慎重に吟味しないと

とあらためて心に誓った出来事でした。

 

 

皆様は冷静に考えれば断ればよかったな~ということを

その時の流れで引き受けてしまい、後悔したこと、ありますか?

 

 

 

 

+++

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組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である~秘書SLA策定までの道のり 2

なんだか長いタイトルになってしまいました。

 

 

こんにちは、永田美保子です。

お待たせしました。

 

前回の続き、どうやって12人の

エグゼクティブ上司を さばいたか

担当したかの具体的な方法をお伝えします。

 

 

まずは、すべての、秘書を使える立場の

「エグゼクティブ、役員、マネジャー」

について業務内容のリストを作り

 

・どの業務をどこまでやるかについて

 

・また優先順位について

(当然ながら、会社トップや本社から来た外国人エグゼクティブの優先度が高い)

 

・だれが何パーセントの業務量かを決めて

(一人の合計が100パーセントをこえないように!)

 

 

とここまでは前回お伝えしたとおり。

 

 

 

さて、わかりやすく例をあげて説明します。

 

 

凄く簡略化しますが、

 

秘書のM子さんが

 

1.CEOのAさん

 

2.取締役のBさん

 

3. 事業部長のCさん

 

 

の3人の担当だったとします。

 

職務による優先順位は基本は1~3の順。

 

M子さんの業務量で分けると

1.CEOのAさん   60%

2.取締役のBさん  25%

3. 事業部長のCさん 15%

       合計 100%

 

だとします。

 

更に仕事を「どこまで」どの程度行うのか?

ですが、

例として郵便物の扱いを上げますね。

 

 

1.CEOのAさん

 

メールルームから持ってきて開封して内容をチェック後

すぐ読める状態に便箋を広げてデスクの IN トレイに置く。

 

秘書のレベルで返信できる内容のものは代理で秘書がおこなって報告だけする。

(お礼状の返信、会合への出欠の返事など)

 

OUTトレイに入っている書類は引きあげて適宜発送する。

 

 

2.取締役のBさん

 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

会合の返信などは「頼まれたら」代理でおこなう。

 

OUTトレイに入っている封筒はあったら適宜発送する。

 

3. 事業部長のCさん 15% 

メールルームから持ってきたメールはそのままデスクのINトレイに置く。

発送書類は「頼まれたら」対応する。

 

1から3にかけて少しずつ「サービスレベル」が下がって行くのが

わかるでしょうか。 

 

言われなくてもやる対応(Aさん)から、

オンデマンドベース(Bさん)

リクエストベース(Cさん)になってゆきます。

 

言われなかったら先回りしてまで行うことはしない、

空気を読んで行うことはしない、

アグリーメントがそうなっているのだから必要ありません)

ということです。

 

そうしないと、

Bさん、Cさんのやらなくて

よい仕事に限られた時間を使ってしまうと

 

最も優先度の高いAさん(CEO)の業務に対応出来なくなってしまう、

ということが起きる可能性があるんですね。

 

これは3名だけの場合のやりくりですが、

先述したように私が実際に対応した

10名以上でこのリストを作ると、もうすごいことになります。

 

リストの最後の方の人は、ほとんどの業務で

On Request (リクエストベース)でしか

対応してもらえません。。。。

 

仕方ありません。

秘書の人数を減らすのを決めたのは

当時のマネジメントですから。

 

このように限られた人数で業務を行う、という案を受け入れなかったら

残された秘書たちは(少なくとも私は)命を守るために

(冗談でなく本当に)

会社を去る、という選択肢しかなかったでしょう。

 

寝袋持って会社に泊まり込んで仕事をするのは無理です。。。。

 

では、この優先順位を用いたSLAを取り入れて

いったい現場では何が起こったか、、、

思いもよらない反応があったのですが

 

それについては、次回に続きます。

 

 

 

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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10172015



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