秘書の仕事を邪魔する要因(1)

 

こんにちは、永田美保子です。

 

秘書・アシスタントのように

関係者多数の思いや都合が

絡まった仕事をしていると、

 

仕事そのもののの内容「以外で」

 

 気を遣う事、モチベーションが下がる事

 生産性を下げる事

 

・・・ がありますよね?

 

まあ、簡単に言うと

 

嫌なことがあって仕事に手がつかない状態

 

何か気に障るようなことを言われて

そちらにエネルギーを奪われている状態

 

 

もっと率直に言うと、

 

誰かに意地悪や嫌がらせをされている状態ですね!

 

 

そういう状態を防ぐにはどうしたら良いのでしょう?

 

図太くなって外野など気にしなければいいのですが

(多くの会社トップの秘書さん達に接して、みなさん見た目とは裏腹に、

相当図太くていい加減だと自分でおっしゃいます)

 

どうしたら良いかわからない方向けに

一つの指針をご提案します。

 

以下、ヒプノセラピストの谷原由美さんのブログから引用します。

 

 

ヒプノセラピストというのは、 自分が勝手に作った言葉を相手にインストールすることがないように、 絶対的に気を配る。

 

 

 

要点を引用しますと

 

 

よく、なんか、理解できない日本語を使う人に対して、

多くの人が「この人すごい」とか言っちゃうのは、

まさにこのエリクソン催眠なんですね。

 

よく日本人でありがちなのは、

意味のわからない「英語の単語を多用する人」とか。笑

 

 

 

エリクソン催眠というのがあるのですね?

 

そうそう、

 

良くわけのわからない言葉を使う上司や先輩社員がいませんか?

 

外資だと、その会社独自の外国語そのままの専門用語があって、

新人のうちは??? となったりします。

しかも日本語と混ざって使われるので大混乱。

 

たとえば、

いきなり新人が下記のような用語で質問されてもわかりませんよね。

 

・Approval  承認のサインなどをしてもらうこと

 

・スロット  タイムスロットのこと。上司の空いている時間

 

・ミニマムコネクションタイム

フライト手配の時の乗り継ぎに必要な時間。これを間違えると大変。

ただ、通常は旅行代理店に依頼するとチェックしてくれる。

 

・ストラテジック 仕事のすすめかたについて良くこんな指示が

 

・イノベーティブに 同上

 

などなどまだまだあるのですが

 

これを言われて新人さんは 最初、ぎょっとします。

 

そこを 先輩や上司に上手くコントロールされてしまうと

いうことで(催眠の一種ですね)あちこちで起きているとしたら

恐ろしいことだと思います。

 

私のまわりにもそういう、

 

いきなり相手の知らない専門用語をぶつけてきて

あいてをけむに巻いて優位に立とうとする、

 

先輩方がいらっしゃいましたが

 

すでに空気を読まない秘書として成長していたのが幸いして

 

分からないことは分からないと、聞き返すようにしていました。

 

ここで、うやむやにしてしまうと指示を

よく理解しないまま仕事を開始した人の責任です。

 

すると、なんと!

 

発言した方は、自分が発した業界用語の説明を

日本語で相手に理解できるようにすることが出来ないのですよ!!

 

しまいには逆ギレしたり。

 

 

ただ、このようにキレられるのが嫌でこちらが相手の意図をくみ取るようになると。。。。

 

相手の思うつぼです。

 

仕事は、分かるように説明・指示しない相手に責任があるのです。

 

 

 

 

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非効率なことこそ大切にすると人生の価値があがる

こんにちは、

永田美保子です。

 

 

今日、行きつけのバルのソムリエさんと

話していて

ふと、気づいたことがあります

 

 

効率よくなんでも機械に任せていたら

 

却って心が殺伐としたある出来事

 

・・・何のことはない、食器洗いの話なのですが

 

 

 

結婚当初、住むところが小さなアパートにもかかわらず

 

私たちがまず買い揃えた物はフロア型の食器洗い機でした。

 

夫に言わせると

ソリーションを先に提案したと。

 

私に、「食器洗ってよ~」 と言われる前に

 

自分がやらなくて済むように

 

代替案を用意したという事のようです

 

確かに、食事のあと

 

食器洗い機に食器を放り込んでおけば

 

綺麗に洗ってくれます

 

殺菌や乾燥までばっちり。

 

 

それから18年たった今

2代目の食器洗い機を使っていますが

 

 

最近、私はあえて自分で手で洗うことが増えています

 

なぜでしょうか 暇だから?(笑)

 

いえいえ、それは

 

料理するのと同様に

 

一日の終わりのちいさな気分転換になる

 

ということに気付いたからです

 

一日中消耗するような仕事をしていると

 

何か自分が「自主的に」動いて最後まで完結する

ようなことをしたくなります

 

料理しかり

食器洗いしかり

 

だから、

他人に(機械に)最後の仕上げを任せるより

自分で手を動かしてやりたい事もあるのです

 

 

そんなこと思いもしなかった現役秘書時代

 

張りつめた一日が終わり心身ともに疲れ果てて

買い物をして帰宅

鼻息も荒く 恰好だけ整うような料理

 

がむしゃらに

効率重視で

 

パフォーマンスを上げる

他人に打ち勝つ

 

そんな事ばかりの繰り返し

 

 

食器洗いだって自分が手を出してやったら負け

みたいな気分。

 

・・・

 

それでなにが残ったかというと

 

ただ、残ったのは

 

私を必要としてくれていた上司達との

いまだに続く信頼関係

 

見守っていてくれた元同僚たちとの交流

 

長く続いている友人たち

 

何をしても100%自分の味方でいてくれる夫

 

私の仕事の実績や

どれだけ早く正確に仕事をこなしたかとは

まったく関係ない事ばかり!

 

 

 

第一線でトップエグゼクティブの秘書をやりました

 

・・・

 

それは履歴書には書けるけど

最重要事項ではないという事。

 

 

振り返ると

どれだけ多くの人に

 

表立って、あるいは隠れて

支えられていたか、

 

・・・という事

 

髪を振り乱して仕事をしている私を

遠くから優しく見守っていてくれた人が

大勢いたのだ、という事に

後から気づいたのです

 

話を戻して

 

料理や洗い物などちょっとした動作は

疲れすぎていなければ、むしろ気分転換

 

それすらできないような

忙しすぎる仕事を続けていると

 

人として何かが欠落してしまうような

気がしてならないんです

 

 

一見、非効率な事こそを

大切に行うような毎日を

送れたらと思います

 

そのために試行錯誤して見えてきたことが

あります。

 

 

勿論、本業であるお仕事は

しっかりやったうえで。

 

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(恋愛感情編)エグゼクティブ秘書としてのお作法とは?

 

こんにちは

永田美保子です。

 

このブログ、

過去記事で特にアクセスの多い人気記事が

 

意外や意外、

 

恋愛感情などに関する記事です。

 

秘書は上司への”愛情”を持てないとできない仕事? 

さらに、

秘書は上司への”愛情”を持てないとできない仕事? 続編

 

が人気記事トップテン入りしています。

それもGoogleなどで検索して来てくださってるみたい。。。。

 

このエントリーは もともと、恋愛感情というよりは

もっと大きな「愛を持って仕事をする」

という意図でかかれたもの。

 

ちょっぴり期待外れの方がいらしたら

申し訳ありません! 

 

といっても、上司がイケメンぞろいでも

男同士みたいになるかビジネスライクになってしまう私。。。。

 

ロマンチックなお話の実体験は残念ながら皆無。

 

しかし、見聞きした話や自分でマナーとして

異文化交流としても気を配っていた話などなど

 

きっとご参考になるはずのエピソードがあります。

 

そこで、せっかくなので この話の続きを書いてみます!

 

男性のエグゼクティブ上司と2人だけで

(サシで)食事に行く機会はほとんどありませんでした。

 

ほとんど、と述べたのは、入社まもないころ

気を遣ってくださった上司(日本人)が流れで一度だけ

仕事帰りにオフィス近くのお鮨屋さんに連れて

行ってくれたことがあった(しかも前日位に

わざわざアポを取ってくれた)一回だけ。

 

 

どうやら、当時、お局様との仕事が大変そうだと

心配してくれていたみたい。

 

本当にそれだけですね~

 

余談ですが、知り合いの、秘書経験者の方で

数年間の秘書として勤務期間中、ほぼ毎日上司と

ランチを食べに行って、一度もランチ時にお財布を

開いたことがないという方が居ます。

 

どういう仕組みだったのだろう。

 

不思議とうらやましい感情はわきませんでしたが

(あまりに自分とかけ離れていたので)

驚いた覚えがあります。

 

 

それはそれとして、

 

仕事上の上司に対して、恋愛感情を持って

仕事がやりにくくなったら、困りますよね

 

ファンのように、親愛の情をもって

なんでもお手伝いします!という気持ちになれる、

好ましいものだったら良いけど

 

 

相手が自分をどう思ってるのかしらと

必要以上に想い悩んでしまうようなのは本末転倒

 

 

私が担当した駐在員上司の奥様(外国人)で

仕事関係の女性従業員(秘書に限らず)に

何となくきつく対応する方もごく少数ですがいらしゃいました。

 

そんなときは、なにかと用心しているのかな、

という印象を受けました。

余り表面には出さないけど。。。。

 

 

そういえば、エグゼクティブ外国人付き秘書の

最も大切な素養は

男性エグゼクティブの場合は奥様(配偶者)

と仲良くできることです。

 

家族とツーカーになっておけば、引越しや旅行、出張

などごたごたするスケジュールでつじつまが合わない

情報が飛び交っても、手がかりが複数あるので、

裏を取りつつ効率よく仕事を進められます。

 

 

そういう配偶者と仲良くするのが大前提ということからも

外人上司と恋愛関係になることは選択肢としてありえませんね。

 

ただ、フレンドリーに仲良くはします!

 

やはり、外国人は特に「ほめ上手」な方が多いので

ストレートな賛辞には嬉しかったりドキッとしたり

しますよね!

 

ウィンクしながら無理難題を言ってくる上司も!

 

本当に人を使うのが上手いわ~~ と思います。

 

一方日本人上司(男性)はほめ上手かどうか

ということでは、 外人上司には負けますが

阿吽の呼吸になれてくると、

 

一瞬、奥さんのような気分になってくることもありますね。。。

 

なので、恋愛感情を持ったら、もつとややこしくて大変かも、

というのが私の結論です。

 

シンプルにしたいので。。。

 

 

 

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

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というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

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無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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