上司の要望に「応えるために」優先順位を決める

こんにちは、

永田美保子です

 

 

今年もあと約2週間となります。

早いですね!

 

 

さて、年末で通常の業務

プラス年末年始ならではの業務

で、お忙しい方も多いと思います。

 

そこで今一度思い出しておきたい事。

 

秘書の仕事で、もっとも大切なことの一つは 

自分の担当業務の

 

「優先順位を決める」

 

ことなのです。

 

 

実は・・・上司のエグゼクティブ・役員

の方でも、自分で優先順位に沿った指示を出す

のは相当難しいみたいでして(汗)

 

 

サービスは提供する側がリードする

 

という、大原則にのっとり、

秘書サイドでしっかりリーダーシップを取って

上司をリードしましょう!

 

お一人で複数の上司をサポートしている方も

一人の上司専任の方も。

 

仕事って、集中するとき、なぜかいきなり

集中したりしますよね!!

 

そんな時に備えて、上司とも確認をとって

 

仕事の優先順位をあらかじめ決めて置くのです。

 

それによって眼の前の事に追われて

「本当に大切な業務に手が回らなくなってしまった!」

という悲劇を避けることができます。

 

このルール決めをしておくことが

上司の要望に本当に「応えるために」

プロとして必要な事なのです。

 

 

と、ここまで書いてみて

 

今、目の前にある山積みの仕事は

どこから手を付ければいいの?

 

というリアルに涙目の方。

 

もしいらしても、ご安心下さい。

まずは、超緊急事項以外は

やりながら 片づけましょう!

 

*****************

☆超お忙し秘書のための TODOリスト

 

A4サイズの紙を一枚用意(ノートの1ページでもOK)

縦半分に折るか真ん中に線を引きます。

 

その日、頭に浮かんでいる「やらなくてはいけないこと」

を左側に箇条書きで書きだす。

それそれの項目の冒頭にアルファベットを振ります。

 

A ど~うしても今日やらなくてはいけないもの

B 明日でもOKなもの

C 明日より後でOKなもの

 

A以外(B,C)を中央の線の右側に移します。

 

 ⇒ 今日はAの事項だけ全力投球でやってください! 

 

Aの項目は着手出来たら、完璧でなくても

○かチェックマークをつけながら進めます。

 

→ これは 無意識に「自分はやり遂げられない人」

だと思わせないために大事なポイント。

 

そして、B,C の事柄は一日の終わりに見直すと

予定が変更になってやらなくてよくなっていたり

誰かがやってくれていたりして

減ってることも良くあります。

 

これを教えてくれた方によると

B・C項目を右側に移すことを

神様のリストに移す。。。っていうそうで

(神様が何とかしてくれているかのように

何とかなっていることが良くある)

 

*******************

 

そんな、リアルなお話を

いま募集中の 2017/1/28からスタートする第2期

秘書講座4回コース:豊かで愛される秘書になるプログラム

ではしています。

 

ラク~に、楽しくお仕事をするのには

どうしたら良いか

上司も自分もハッピーになるにはどうしたら良いか

言いたいことを言って、やりたいようにしているのに

上司に好かれるにはどうしたら良いか

 

という

非常に現実的で、オフィスに戻ってすぐに実行可能な

方法をお伝えしてます!

 

さらに、自分の身を削らずに

長時間の残業などせずに

元気で生き生きとアフター6を楽しめる

毎日を送る事こそが

会社に貢献することなんです。

・・・ということも改めてお話してます ♥

 

 

優先順位ぎめ、出来てないかな?

という方は、是非いまからでも新年に向けて

やってみて下さいね!

 

※ To DO リストから一歩進んで、業務の優先順位の

つけ方のコツについては次回書いてみますね。

 

 

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【エグゼクティブの行動パターン】 見た目重要。ではどこにフォーカスするか

こんにちは

永田美保子です。

 

 

仕事中のエグゼクティブに関して

見ていて素敵だな~ とほれぼれするのは

 

意外にも、顔ではなくて

(もちろん美男美女揃いではありますが!)

 

つまり、前から見た姿ではなくて

 

斜め横あるいは後姿だったりします。

 

私の個人的な意見ですが、

首の後ろから背中にかけて

のスーツのラインがとっても重要だと

思っています。

 

スーツを仕立てるテイラーさんも

このラインはかなり気合を入れるはず

 

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やっぱりスーツの着こなしに関しては

欧米人の体型にあう大前提で

つくられていると認めざるをえません。

 

普段フツーにシャツの袖をまくりあげてコーヒーを

すすっているような

欧米人男性エグゼクティブたちが、

 

いざという時は、びしっと

フルオーダーのダークスーツで決めて

会議室に乗り込んでゆく

(まさに乗り込んでゆく。。。)

ときのあの 高揚感。

 

あれを目の当りにしたら、

 

普段とは別人のようにかっこいいわ。。。

上着を着るだけで努力なしでサマになるなんてずるい。

 

と私でなくても思うことでしょう。

 

頭の中では BGMとしてエドガーの「威風堂々」が流れております。

まるでこれ、映画の中の世界のようだわ。。。

 

この勇ましいスーツ姿のエグゼクティブたちの迫力を

目の当たりにしただけで、

 

優しい日本人は「気合に負けて」

しまうことが往々にしてあると思います。

中身や頭脳では十分に勝っていたとしても!

 

そんなとき、スーツは戦闘服だと思います。

 

そしてスーツの着こなし方や、

重要なポイントである首と背中のラインを見ると

業種やその方の個性というもの以前に

 

・アングロサクソン(英国人・アメリカ人中心)

・ゲルマン

・ラテン(フランス、イタリアなど)

などの違いがなんとな~~く分かってきて

面白いな、

 

と海外の方たちと接しているときや

ロンドンなどビジネス街を訪れた時に

よく思いました。

 

時々、とても細い男性がいるなと思うと

日本人であることが多かったり

(後ろから見た首が細い方が多い)

 

日本人体型は、スーツの着こなしを工夫

する必要がありますね~

なぜなら、戦うビジネスの場では特に

アウェイで戦っている感覚だから何らかの形で

補強しないと。

 

究極は、エグゼクティブならオーダースーツにして

身体にぴったり合ったものを身に着けて

いればよいと思います。

 

その上で堂々と、空気にのまれないように

すればよいのです

 

その分日本人の私たちは和服が似合いますから。

時と場合に応じて和服を活用すれば、とも思います

羽織と袴なんて最高にインパクトがある。

 

さて、そんなエグゼクティブのスーツの着こなし

に意外とうるさい私が

心底驚いた一件がありました。

 

ついに!スペシャルでゴージャスな

背中のラインを持つ

日本人エグゼクティブの方に

先日お会いしてしまいました。

 

その方が遅れて部屋に入ってきて、

着席するまでの間

体勢を変える際にスーツの上着の背中部分が

見えたのですが、

 

肩甲骨が左右両方ともきれいに浮き上がって

その間のくぼんだライン

(背筋のラインですね)が引っ張られて

立体的でなんか違う。。。

身体が逆三角形???

 

おや? このかた只者ではないわ!

と直感的に思いました。

 

紹介してくれた方の話を聞いて

その方の正体(!)が分かったのです。

 

その方は。。。。

 

長くなったので次回に続きます。。。

 

 

 

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こんにちは

永田美保子です。

 

 

アクセス解析によると、

このブログに 「上司 秘書 恋愛」

のキーワードでお越しになるかたが

意外に多いのです。

 

こんなくそ真面目なウェブサイトなのに、

なぜ??? (笑)

 

ついつい期待に応えようとして

しまうわたくし、

何か新しいエントリーで最新情報を

お伝えしたら良いのかな、と

アタマをひねってみました。

 

何を期待されているかよくわからないまま

わかる範囲の事をありのままお伝えすると

 

恋愛の話はよくわからないけど、

 

上司と秘書間では

 

人間対人間のガチンコ勝負

が毎日繰り広げられてます!! 

 

 

念のためデータの裏付けも見ておこう

と思い調べました。

 

 

米国の調査結果によると、ボスと秘書が

カップルとして出来上がっている確率が

けっこう高いという内容の話が

映画「ワーキング・ガール」

で語られている場面がありました。

 

ということで、日本語も英語も

データ元を調べたけどまだ見つかりません。

 

カゼネタでしょうか?(リサーチ続けますね)

 

 

私の知る限りのオフィスでは

そういうことは皆無でした。

上司や秘書の人数が多いといろいろな可能性が出て

くるのかもしれませんが。

 

鈍感な私が知らないだけなのかな。。。

 

 

私の感覚では、

どんなに上司がイケメンでも、

秘書が美女でも(笑)

それは二の次で、

日々現場はドタバタの大変なことになってます~

 

本当に同士みたいな長時間の 戦い つきあいです。

 

考えてみると、奥様(配偶者)よりも共有している時間が長いですよね~。

24時間体制に近いです!

 

 

なので、愛があるとしたら

人類愛、人間愛、愛社精神とか

 

なのよね~と思いつつ

 

イケメン上司も確かに何人か担当したな、と

10年以上経って今頃思い出したりしてます。

 

確かにかっこよかったな(お一人はちょっとトム・ハンクス似!)

瞳がきれいなブルーで。。。

 

この話題、またデータの裏付けが取れたら続きを書きますね!

 

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2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

詳しくはこちらから

 


<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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