役員秘書の役割は損な役回り? 

こんにちは。

 

近い人たちにはお伝えしているの
ですが、今私は来年初頭まで期間

限定で秘書の現場に戻っています。

 

時間も短縮だし、派遣扱いですが、
久々の秘書業は新鮮。

 

しかも初体験の金融系。
上司はアメリカ人でなんと日本語
堪能(私より上手いかも 汗)

 

 

そんなこんなで、引退したつもりが
現場の感覚と、日系金融業関係に接する
初体験の混乱とでごっちゃになっております。

 

 

 

2016年初頭でこの仕事は終わりなの
ですが、日々事務職に取り入れられている

ITテクノロジーは進歩してるんだなーと、

改めて考えさせられますね。

クラウドとか、書類の送信方法とか。。。
業務で米系メーカー秘書時代と共通な部分と

してはアポイント等カレンダーの管理。

あとは英語の電話対応。

 

ただ米系では100%任されて自分の
カレンダーの様に上司のカレンダーに
アポをバンバン入れていたのが、今のところ
都度お伺いを立ててから、なので、その点が

まだなじめなくてストレス。

 

 

業界のこと、政治的な事、わから
ないことが多く、秘書としては年数
を積んでいても業界が変わるとやはり
一からのスタート。空気読めない、大変だわ~
と日々涙目になっています。
まあ期間限定の仕事なので、失敗したところで
私のキャリアに傷がつくわけでもなし、もっと

気楽にやればいいのですが、なんか、ちゃん

とやらなきゃというプレッシャーを、日々自分で

自分にかけている感じです。

 

 

そんな中、ここ数日、歴代上司に言われた

こと、上司から学んだことで脳裏に浮かんだ
ことがいくつかありました。

 

ご参考になるかと思うのでシェアします!
1. 秘書はインタラプト(話等を邪魔すること)
するものだ(by 元上司)
文字通りですが、例えば会議が
長引いて次の約束に出かけなくて
はならないのに、終わらないとき
誰かが言わないと議論が白熱して
忘れていることもあります。
そんな時は秘書が、そろそろ出か
ける時間ですが。。。 と割り込むのです。

 

すると、 うるさいな~という顔をされたり。
あっ、そうだったありがとう!と
言われたりケースバイケース(笑)

 

 

または、次の予定はもう既に変更して
あるから、いいんだ、口を出すなと
言われる可能性もあります。
まあそれはそれで。秘書の最大の役割は
上司のリスク回避なので。良いのです。
2.Mihokoさんは凄く明るくっていいわ~

(by 大先輩)

 

 

元I○M社出身上司が、他社で役員になる事が内定し

同じくその会社での 秘書に内定した私が秘書の修行

として、まだ上司が在籍中のI社にトレーニングのために

通っていた時期がありました。期間にして、約一か月。
そんな折、先代(先輩)秘書の方が私と接した

感想として上司本人に私の評価としてインプットして

伝えてくれていた言葉です。

 

 

これはありがたいけど、私そんな明るかったかな???

と単純に、疑問に思ってしまったのです。

 

でも大切なことは秘書が例え失敗したり
怒られても自分の感情を引きずるのではなく
明るくしてることが上司たちのために
なる(自分のためにもね)ということ。

 

I社はそういう意味ではとても良い会社でした。

 

一人一人を一個の人格としてとても大切にする

というか。 その代りアウトプットにも厳しかった
ですが。。。(結果を出し続けないと いけないと

いうこと)

とても仕事のできる方が多くて
あの修業時代(わずか一か月ですが)
本当にためになりました。
で、今日の本題、

「怒られてもめげずに」を強調したいのですが。

 

凄く乱暴なことを言ってしまうと、

 

秘書は怒られてなんぼ、なんです。
この意味、わかるでしょうか。秘書は
(特に社長などの重役担当は)
自分の保身を真っ先に考える人には難しいかも。
包丁一本じゃないけど、身一つで
信頼してもらって会社のために

(担当上司を通じて)成果を上げるために

誤解されても信念を通すというか。
本当にいいわけが通用しない場面が多い

んですよね、秘書をやってると。

(これに関しては後日詳しく書きますね)

 

でも、(ここが大事)上司や同僚との

信頼関係ができていれば、結果にかかわらず

良かれと思って行動したことを信じて

もらえることもあります。

 

 

とはいえ、どうしようもない不可効力もあります。
(読んで字のごとし)

 

 

例えば、すでにアポを取っている方に

上司がお会いできなくなる事情
が突如として発生したりします。
(大体、政治的なこととか)

 

 

そういう時、アポイントの前日・当日

だったりしたらどうします?

 

 

 

そう、秘書の出番。。。
「 私のスケジュールミスで、時間が

確保できなくなりました。」
と先方秘書に平謝りです。(まあこのレベルになると

秘書同志良くやり取りしててツーカーな場合が多い)
こういう時、秘書同士はお互い不思議な連帯感

が生まれていたりします。
「分かりました、上司に伝えます。」
とだけ言っていただけたことも(涙)

 

「大変ですね。」と言われたことも。

皆さん、同じような経験あるんですね。
当時はメールが今ほど全盛でなく、
電話連絡が半分くらいでしたから
このような「連絡ミス」が許されたの
かもしれません。

 

アナログで秘書のミスにしておくことが出来た
良い時代(ある意味)かもしれません。

 

 

なので、今何らかの理由でへこんでいる

秘書の皆さん、大丈夫ですよ!

 

こうなったら、明るく行きましょう。

 

あなたの味方が必ずいますからね。

 

 

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秘書業務に興味のある方向けメールセミナー

こんにちは。

 

今回は、お知らせです。

 

 

秘書業務に興味がある方、なろうと思っている方、

すでに秘書として働いているけれど悩みや迷いのある方

秘書業務について、あとからあとから疑問が出てくる方

 

 

そんな方は是非、メールセミナーへ。

 

全5回ですが、番外編なども設け、もっと長くなる可能性もあります。

 

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英語が出来ると求人があるのか

こんにちは。

ひところまで語学(特に英語)が出きると、特に女子は就職や転職で
有利、と言われていたことがありました。

 

 

今はどうなのでしょうか。

 

新卒では英語よりも、お見受けした限りでは、会社のカラーに

あった学歴の優秀な 学生さんをほしいだけで、個々人の資質は

二の次のように見えてしまいます。

 

帰国子女枠で有名大学に入学していたり、といったケースは、日本の企業

から海外に赴いた駐在員の子女だから、秩序を乱す事は少ないでしょうが

ご両親のどちらかが外国人だったり、海外でほとんど育ったケースなどは

よほど特殊 技能(司法試験など)を身に着けていないと有名企業への就職

とは縁がない かもしれません。。。。

必ずしもそうというわけではありませんがいわゆる大企業などは難しそうと

いうことです。

 

最近、派遣会社に登録して、就職活動をしてみたのですが、英語が出来る
だけでは、全くキャリアとして評価されないことが分かりました。

 

 

通訳、同時通訳並みの技能があれば英語だけでも多少の好条件(と言っても通訳で
時給2000から3000円代だったりと安さに驚き)ですが、今一番熱いのは中国語と
英語が両方できる人です。

 

日本語プラス北京語そして英語ができれは完璧。

そんな人がお客様案内所やコールセンターなどで重宝されます。
(ただこれも特に高給な案件ではありません。)

 

英語の翻訳も、専任として企業内で行った実績が5年以上とかないとだめ。

専任ではなく、秘書業の合間に山ほど翻訳や通訳していても評価の対象
にはなりませんので注意。

 

語学系専門の派遣会社担当者から聞いた話では、翻訳も好条件の案件は
お金を持っている業界(IT,メディカル、金融)くらいしかない。
語学以前に何か一つ専門知識を持っていると強い。

実は、地味ながらも一番引く手あまたの業界が 特許翻訳。
これは一度身につけたら、一生ものだそうです。やはりニッチな専門
分野があると強いのですね。

 

 

そして、秘書業務の評価が全体的に落ちたこと、、、、(泣)

 

たとえば英語と日本語だけできる秘書全体の質が落ちたのか、給与レベルが
本当に下がっていることを目の当たりにして愕然としました。
企業がプロの秘書に対してお金を払わなくなったのでしょうね。

 

 

なので、以上の状況から私は断言しますが、語学が多少できるだけで求人に

恵まれることはありません。 むしろ安く使われるケースが多いです。

 

これからは、地味でも良いので独自の専門分野を持つことがキーになってく
る時代です。

 

世間が何を求めているかを知る努力が必要です。

 

 

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年3月~月1ペース 署名入りコラム記事

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Wow!Me(ワオミー)アンバサダーの一人として就任、活動開始

2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

というCtoC の新しいコンセプトに共感した各界のトップランナー達がアンバサダーとして選ばれています。

詳しくはこちらから

 


<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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