役員秘書の役割は損な役回り? (続編)

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こんにちは。

 

 

役員秘書は、損な 立場である例について、

前回の記事 に書きましたが、意外な

反響があり ました。

 

 

実はこの話には後日談があるのです。
そこで、続きを書きたいと思います。
某I社出身の厳しい上司、Kさん。
その仕事の進め方から学ぶことは本当
に多かったです。

愛がある方なのですが、仕事には本当に
厳しい。
前回話題にした、”秘書のミスという
ことにしてアポイント回避”のような件に

してもそうですが、本当に色々な件を
ぎりぎりの時間で回して切羽詰まって
くると、秘書のプライドとかメンツ
は考えている余裕なし。

 

私をあくまでツール としてとことんお使い

ください、という気分になります。

 

まあ、とにかく、手段を選んでいる場合では
なくなるのです。
Kさんも、そのような秘書とばっちりな裏技を

指示してくる ときは、「悪いけど、このよう

にしてくれる?」と一応、こちらに気を使って

依頼 してくれます。
他に良くある事例としては、社用車の手配で

担当運転手さんと 何らかの行き違いがあった場合。

具体的には、目的地に時間通り到着できない

など、 車内で険悪なムードになりそうなとき。

 

 

たいていそういうケースは運転手さんの
読み違いか、手配した秘書のミスか、不可抗力

か、微妙な 場合が多いのですが。。。

 

 

そんな時、ボスのすることは一つ。

⇒ 社内電話から秘書に電話して、手配ミスを
叱る。

もちろん運転手さんには丸聞こえ。

(というか聞かせている)
そうすると、運転手さんを叱らなくて
すむので、車内(長時間二人で過ごすので)
が気まずくならないで済みます。

 

 

こんな時の秘書はとにかく上司のお怒り電話を
聞くのみです。(本当に秘書のミスということも
往々にしてあります。。。)

 

 

 

また、最も厳しい例としては、「No Discussion・No
Excuse の法則」というのがあって(笑)。
(わたしが勝手に名付けました)

 

 

何らかの起きてしまったことに関して、
言い訳(理由を述べるともいいますが)
は一切なし。

 

こちらが何か言い訳がましいことを
話しそうになるとKさんにぴしゃりと話を打ち
切られます。”No Discussion !” と。

(もういい、って感じですね)

 

Kさんは、ちなみに前述したとおり、外資出身

の日本人です。

 

実は、私の後輩女子Mさんが、退任直前にKさん

を少しの間受け持ったことがあったのですが、

その後Kさんの退任に伴い、他の役員の担当に。

 

そして後日彼女が言った一言、「Kさんが、
秘書思いの上司だったということが
他の方を担当してよくわかりました。」
それを聞いて私もとても納得しました。

何故かというと筋の通らない事には納得
しない怖いKさんも、普段は優しいおじ様。

(意外と女子力が高いおちゃめな一面も)

 

実は、 秘書がちゃんと昼休みを取ってる

かなどすごく気にしています。

 

その当時の勤務先だったIT系企業は、当時、

業務が混沌としていたりと、ぎりぎりグレー

な社風だったのです。
昼休みなどちゃんと取れない、残業時間も超過して

いるような人達も多数。
秘書もご多分に漏れず。ランチ時間5分、なんて
事も。

 

でもKさんは 「気分転換ができないから
お昼休みはちゃんと休みなさい」と言って
くれたり。
そんな細かいところで秘書へのさりげない気遣い
をしてくれているのが伝わってきたので、特に

女子に人気がありました。

 

こうしてみると、土台となる、上司との

信頼関係がやはり大切だなと痛感します。

 

 

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役員秘書の役割は損な役回り? 

こんにちは。

 

近い人たちにはお伝えしているの
ですが、今私は来年初頭まで期間

限定で秘書の現場に戻っています。

 

時間も短縮だし、派遣扱いですが、
久々の秘書業は新鮮。

 

しかも初体験の金融系。
上司はアメリカ人でなんと日本語
堪能(私より上手いかも 汗)

 

 

そんなこんなで、引退したつもりが
現場の感覚と、日系金融業関係に接する
初体験の混乱とでごっちゃになっております。

 

 

 

2016年初頭でこの仕事は終わりなの
ですが、日々事務職に取り入れられている

ITテクノロジーは進歩してるんだなーと、

改めて考えさせられますね。

クラウドとか、書類の送信方法とか。。。
業務で米系メーカー秘書時代と共通な部分と

してはアポイント等カレンダーの管理。

あとは英語の電話対応。

 

ただ米系では100%任されて自分の
カレンダーの様に上司のカレンダーに
アポをバンバン入れていたのが、今のところ
都度お伺いを立ててから、なので、その点が

まだなじめなくてストレス。

 

 

業界のこと、政治的な事、わから
ないことが多く、秘書としては年数
を積んでいても業界が変わるとやはり
一からのスタート。空気読めない、大変だわ~
と日々涙目になっています。
まあ期間限定の仕事なので、失敗したところで
私のキャリアに傷がつくわけでもなし、もっと

気楽にやればいいのですが、なんか、ちゃん

とやらなきゃというプレッシャーを、日々自分で

自分にかけている感じです。

 

 

そんな中、ここ数日、歴代上司に言われた

こと、上司から学んだことで脳裏に浮かんだ
ことがいくつかありました。

 

ご参考になるかと思うのでシェアします!
1. 秘書はインタラプト(話等を邪魔すること)
するものだ(by 元上司)
文字通りですが、例えば会議が
長引いて次の約束に出かけなくて
はならないのに、終わらないとき
誰かが言わないと議論が白熱して
忘れていることもあります。
そんな時は秘書が、そろそろ出か
ける時間ですが。。。 と割り込むのです。

 

すると、 うるさいな~という顔をされたり。
あっ、そうだったありがとう!と
言われたりケースバイケース(笑)

 

 

または、次の予定はもう既に変更して
あるから、いいんだ、口を出すなと
言われる可能性もあります。
まあそれはそれで。秘書の最大の役割は
上司のリスク回避なので。良いのです。
2.Mihokoさんは凄く明るくっていいわ~

(by 大先輩)

 

 

元I○M社出身上司が、他社で役員になる事が内定し

同じくその会社での 秘書に内定した私が秘書の修行

として、まだ上司が在籍中のI社にトレーニングのために

通っていた時期がありました。期間にして、約一か月。
そんな折、先代(先輩)秘書の方が私と接した

感想として上司本人に私の評価としてインプットして

伝えてくれていた言葉です。

 

 

これはありがたいけど、私そんな明るかったかな???

と単純に、疑問に思ってしまったのです。

 

でも大切なことは秘書が例え失敗したり
怒られても自分の感情を引きずるのではなく
明るくしてることが上司たちのために
なる(自分のためにもね)ということ。

 

I社はそういう意味ではとても良い会社でした。

 

一人一人を一個の人格としてとても大切にする

というか。 その代りアウトプットにも厳しかった
ですが。。。(結果を出し続けないと いけないと

いうこと)

とても仕事のできる方が多くて
あの修業時代(わずか一か月ですが)
本当にためになりました。
で、今日の本題、

「怒られてもめげずに」を強調したいのですが。

 

凄く乱暴なことを言ってしまうと、

 

秘書は怒られてなんぼ、なんです。
この意味、わかるでしょうか。秘書は
(特に社長などの重役担当は)
自分の保身を真っ先に考える人には難しいかも。
包丁一本じゃないけど、身一つで
信頼してもらって会社のために

(担当上司を通じて)成果を上げるために

誤解されても信念を通すというか。
本当にいいわけが通用しない場面が多い

んですよね、秘書をやってると。

(これに関しては後日詳しく書きますね)

 

でも、(ここが大事)上司や同僚との

信頼関係ができていれば、結果にかかわらず

良かれと思って行動したことを信じて

もらえることもあります。

 

 

とはいえ、どうしようもない不可効力もあります。
(読んで字のごとし)

 

 

例えば、すでにアポを取っている方に

上司がお会いできなくなる事情
が突如として発生したりします。
(大体、政治的なこととか)

 

 

そういう時、アポイントの前日・当日

だったりしたらどうします?

 

 

 

そう、秘書の出番。。。
「 私のスケジュールミスで、時間が

確保できなくなりました。」
と先方秘書に平謝りです。(まあこのレベルになると

秘書同志良くやり取りしててツーカーな場合が多い)
こういう時、秘書同士はお互い不思議な連帯感

が生まれていたりします。
「分かりました、上司に伝えます。」
とだけ言っていただけたことも(涙)

 

「大変ですね。」と言われたことも。

皆さん、同じような経験あるんですね。
当時はメールが今ほど全盛でなく、
電話連絡が半分くらいでしたから
このような「連絡ミス」が許されたの
かもしれません。

 

アナログで秘書のミスにしておくことが出来た
良い時代(ある意味)かもしれません。

 

 

なので、今何らかの理由でへこんでいる

秘書の皆さん、大丈夫ですよ!

 

こうなったら、明るく行きましょう。

 

あなたの味方が必ずいますからね。

 

 

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今回は、お知らせです。

 

 

秘書業務に興味がある方、なろうと思っている方、

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秘書育成コンサルタント・パーソナル秘書協会 代表 永田 美保子(Mihoko Nagata) 

  

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2016年11月15日~「個人の得意が、誰かの役に立つ世の中を作る。」

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<出版記念トークイベント> 2017年7月26日(水) 『年収10倍アップの時間術』 著者・永田美保子による出版記念・トークイベント 東京都千代田区丸の内にて

無事終了いたしました!ありがとうございました。

 

10172015



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