ブログ
こんにちは、
永田美保子です。
企業にお勤めの方は、何らかの事業の担当者としてエグゼクティブとの
打ち合わせ、あるいは報告などの機会が時々あるのではないかと思います。
相手は、分刻みのスケジュールで動いている社長や役員、事業部長など
となると、ちょっと緊張するミーティングの機会かもしれません。
アポイントを取った以上、スケジュール通りに進むとして、まずは
貴重な時間を取って頂けたことを感謝している、ということが言葉以外
でも伝わるとより良いですよね。
言葉では（特に外資系で英語で話す場合など顕著）いくらでもみなさん感謝の
言葉慣れしていてべらべらと言えると思いますので。。。
そんなコミュニケーションのうち、
私がはたから見ていてスマートな方はこれが出来ているな、これはエグゼクティブに好印象を与える行動パターンだな、と思ったことがいくつかありますので、ご参考になればと下記リストアップしてみます。
・約束の時間を守る
⇒ 基本でしょ？ なぜかこれが出来ない人が意外と多いのです！
顧客の関係などで遅れるなら、それは会社としてはOKなことですから一報いただければ良いのですが、本当に現れないと秘書が社内を探しまくる羽目になります。（指名手配と社内では呼ばれており、秘書があちこち電話しまくります）。
・前もっての資料等の準備が良くされている
⇒ これは当然と言えば当然。内容によっては、会議室のスクリーンに映す手配の都合上、事前に秘書に資料を送っておくパターンも。
・必要以上に緊張しないでマイペース、態度に余裕がある。
⇒ あなた本人が緊張していても誰も気にしていないから、大丈夫です。
ここでは、話す内容が一番大事。
・与えられた時間をオーバーしないように話が簡潔にまとまっている。
⇒ エグゼクティブがもっと長く話を聞きたいと思うくらいに、簡潔に必要なことに答えるのがちょうどいいです。要点がわからない話をだらだらするのが最もマイナス（その前にエグゼクティブから何の件かというツッコミは入ると思いますが）。
・自分がここで何をすべきか、何のためにここにいるか理解している
⇒ これは特に勘違いしがちな点ですね。自分を過小評価することなく、何の為に呼ばれた
かを再確認。それ以下でもなくそれ以上でもなく。感情を入れすぎないでやることをやる。
・PCを持ち込むときは設定にも注意が必要なことも。
⇒ 細かいことですが、社内のwifiと有線LANの切り替えがうまく行かないなど細かいところで時間ロスしないようにあらかじめwifiにしておくなどの設定が必要です。
たとえば秘書は、自席にいる時も有線よりもやや不安定ではありますが常にwifiモードで社内ネットワークにつないでいます。急に上司に呼ばれても、ラップトップを開けてすぐに説明できるようにいつも臨戦態勢。
などなど、本当はもっとあるのですが、ブログに書くと差しさわりがあることもあり。
メールレターの中ではもう一歩踏み込んで詳しくお伝えします。
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