ブログ

【外資系業務虎の巻】提出書類や返信の期限を必ず守る方法

050

 

 

こんにちは

永田美保子です。

 

 

毎日、仕事を進める中で

 

この日までに出欠の返信をください

 

と依頼されたり、

 

この日までにあの業務を仕上げておかなくては

 

など、常に「期限」がついて回りますよね。

 

多国籍企業の方は社内の用語でDue (デュー)

とも言いますね。

 

この期限、どのように管理されていますか?

 

知るかぎりGoogleやアウトルックのカレンダーや

タスクリストに入れて管理している方が多いです。

手帳派の方も、少数ですが根強いですね。

 

秘書の方なら、自分自身の事だけではなく

担当上司のアポイントの期限、航空券発券期限

など、上司の事が当然のことながら最優先。

 

自分のことではないので余計に神経を使います。

 

秘書の方は特に業務が立て込んでくると

忙しさに紛れて、大切な期限を忘れてしまわないか

 

プレッシャーを感じていませんか?

 

あの件の返事、絶対期限を守らないと! 

 でもまだ○○さんに確認が取れていない! 

 

と懸念事項が夢にまで出てきたりします。

 

そんな 心配を一挙に解消するために

提出物の期限を必ず守るためのシンプルな方法

をお伝えします。

 

私が企業のエグゼクティブ秘書時代に

新しい日本人上司が外資系PCメーカー出身の方

だったことがあります。

そこで、前職での背景や仕事の進め方を学ぶために

元の職場であるそのPCメーカーに一か月ほど通って

トレーニングと引継ぎを受けました。

 

そのような経緯で当時I○M勤務だった先輩に習った方法です。

 

その後、職場が変わっても常に20年間実践

してきました。

この方法によってなんと!上司の大切な会合の

返信期限や書類の提出期限など、20年間で一度も

忘れませんでした。

 

前置きが長くなりました。

では、ご説明しますね!

 

まず、用意するもの。

 

1.KO○○YOなどで扱っている 紙製・A4サイズ二つ折りのフラットファイル 1枚

 

2.仕切り見出し(カラフルなものがベスト)31枚

 

以上

 

この二つを使って「デイリーリマインダー

(呼び名はご自由に!) の作成に入ります。

 

作業は簡単。

デイリーリマインダーの作り方>

フラットファイルに 1-31まで日付をナンバリングした仕切り紙(合計31枚)

を挟む。

ファイルした時にタブどうしが重ならないように、見やすくできるとベスト。

 

 

出来上がった デイリーリマインダーはオフィスの自席のすぐ出せる

キャビネット等に(ハンギング・フォルダーをお使いの方はそれを使っても)

他のフラットファイル同様タブを上にしてしまいます。

 

<使い方>

 

すぐにアクションを起こさない(未処理)で

期限のある書類等を

デイリーリマインダーの必要な日付の数字の

後ろに挟む。

 

たとえば、7/23提出期限の未処理の書類なら、

ひとつ前の数字、「22」のタブのところに挟んでおく。

 

(上司の予定が変わったり予測不可能なことが起きる

可能性などを考えて、リスク回避のため、

一日早い日に見ることが出来るようにファイルします。)

 

この日付に関しては、例外もありますのでなれたら適宜

アレンジしてください。

 

毎朝出社したら、まずこのファイルのその日付のタブの

ページを開いて何かファイルしていないかをチェック。

 

因みに、重要な件だけでなく、もっと小さな件

 

支払いの請求書、社内のちょっとした業務

自分自身の必要なアポ

にも使えますので、期限があって大切なことはここに入れておきます。

 

毎日このデイリーリマインダーファイルをチェックする

習慣にすることがポイントです。

 

このファイルは毎月継続して使えるように日付の数字

だけが書いてあります。31まで終了したら翌月分の

のタブが来るわけです。

 

31まで一巡すると次のタブは 1 ですが、7/31が過ぎたら31

の仕切り紙は一番後ろに移動させて1を手前に出します(8/1に

チェック要な件が入っているはず)

 

本来はこのような紙のファイルを使わずに

各種の期限はペーパーレスで、オンライン上で

管理出来ることがベストなのですが、

 

万一、PCがつながらない、ネットが動かない、

今すぐ書類を持ってきてほしい

突然の停電

 

などといった緊急事態に対応するためにあえて

バックアップ的な

こういったアナログな手法でも管理します。

 

エグゼクティブが重要な件で一分一秒を急ぐとき、

PCがつながらないのでわかりませんという

言い訳は通用しないので、

 

つねにリスクヘッジしながら動きます。

一つ一つのエグゼクティブ秘書行動には

 

リスク回避に繋がる、なぜそうするのか?

 

への答えが常にあると言えます。

(このリスク回避の話はまた別途しますね!)

 

これで安心して頭の中から期限の心配を

追い出すことが出来ます。

 

質問等ありましたらこちらから遠慮なく

お寄せ下さい。

 

 

 

さて、期限を守ることに関連して、

 

現場で必要な、自分以外の人の

「うっかり忘れた」「確認ミス」を防ぐための

方法について。

 

言い換えると記憶を定着させてアポイント内容等を

忘れないためのシンプルな方法については

次回お伝えします。

 

 

★★メールレターのご案内★★

 

メールレターご登録はこちらからどうぞ。

 

ブログに書いている内容よりもっともっと深く掘り下げた

パーソナルな内容はメールレターでお送りしています。

(ブログにかけないことなど。。。)

例)エグゼクティブに接して直接学んだ、経営者として大切なこと

秘書の視点から学んだ、毎日の仕事を円滑に進めるためのお役立ち情報

意外と知らない、仕事を楽にするTIPS(小ネタ)

こんなやり方があったんだ、と驚く発想の転換法

効率重視ではなくて逆に「丁寧に」仕事をしたい人のための役立つ情報など。

 

メールレターご登録はこちらからどうぞ。

 

週1-2回を目安に不定期発行しています。

もちろん、男女問わずどなたでもご登録歓迎しています。

 

<メールマガジンのご案内>


外国人トップエグゼクティブに接して体験から学んだこと
外資で仕事をするうえで大切なことあれこれ、
ブログには書けないこと、成功本にも載っていないこと
などを盛り込んだ


<6日間メール講座のご案内>を発行しています。 

6日間メール講座の ご登録はこちらからどうぞ
にほんブログ村のランキングに参加しています。

よろしければクリックいただけると嬉しいです!

 


にほんブログ村

 


にほんブログ村

 


にほんブログ村

 

<人気【無料】メールレターとメール講座のご案内> 


    ・ブログに書けないことやセミナー・交流会等のご案内はこちらから
不定期配信・メールレターのご登録はこちら
 
毎朝7時に届く!150名以上の企業エグゼクティブ・リーダーと秘書が購読中。その日のスタートに効果的なメールレター
365日エグゼクティブ秘書が伝える仕事の哲学(セオリー)
 
  ・「学び」を実践し秘書の仕事を10倍楽しくする全5回ミニ講座
エグゼクティブ秘書の「学び」最初の一歩・楽しく学び、キャリアに差をつけるには? 
5日間毎日すぐ役立つメール講座が届きます!
 
エグゼクティブ秘書には必須な「マインド」を鍛えてみませんか。
「マインド」を鍛えてキャリアアップしたい方向けのオンライン講座
マインド・メンタルを整えると仕事が楽でスムーズに。。。それはなぜ?
その秘訣を4回のメール講座でお送りします。