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こんにちは、

永田美保子です。

 

いきなりですが。。。。

メンタリストとして、心理学を応用した

興味深い発信をしているDaiGoさん。

ご存知ですよね？

 

実は、DaiGoさんが　配信中の動画の中で

スケジューリング、時間管理に話していたのを

偶然聞いたのですが

その内容がとっても面白くてよかったので

シェアしたいと思います！

 

DaiGoさんは今年になって時間術の本も出しているし

（超・時間術）

メンタリストとしての活躍も目覚ましいし

おっしゃることが的を得ていると感じました。

 

 

今からお話しすることは、

スケジューリング（とそのための準備）

が仕事の大部分を占める秘書の方には

大いに参考になる内容かと思います。

 

上司の予定に関する

スケジューリングの重要性や

いかにそのために骨を折っているかを

説明してもわかってくれない人は世に多いですよね。

 

仕方ありませんね、体験したことがないと

想像したことがないとわからない。。。

特に、頭の固い

「組織上の上司」や

「他部署のおじさまたち」に

悩まされている会社員の秘書の方。

 

 

こんなに「本質」を分かっている人がいるのですよ！

ということで朗報です（笑）

私の記憶を頼りに書いていますので

元々の表現とは多少異なるかもしれませんが

下記のような内容でした。

 

＝＝＝＝

 

ただ、時間枠を埋めてゆくだけのスケジューリングは

言われたことを何も考えずに行っているのと同じで

何の成長もない。

自分の考えるスケジューリングとは、

 

自分がこの動作を行うと

どのような結果が起きるのか検証することを言う。

 

 

例えば、どのような予定を午前に入れるのか

どの順番で入れるのか

それによって結果が変わってくるので

それを検証して順番を変えたり

内容を吟味したり

やめたり取り入れたりする。

 

そうやって試行錯誤しつつ

例えば「読書」「戦略会議」「筋トレ」など

をどの時間配分で1日のどこで行うのがベストかを

知るためにスケジューリングはある。

 

 

一年もすると自分にとっての、

最適の時間の組み合わせ方がわかってくるので

予定が立てやすくなる。

 

繰り返しになりますが、

ただ空いているからという理由で

その時間枠に予定を入れることは

スケジューリングとは呼ばない。

 

それは、言われたことをただ右から左へ

やらされているだけ。

 

＝＝＝

以上のような内容のことを話していまして、

確かに！と思いました。

秘書の方、（経験者含む）はきっと

お分かりになるかと思うのですが

例えば、

上司のカレンダー上の時間が２時間あいている

からといって、そこに前後を考えずに

来客の予定（１時間見込み）

をいきなり入れることはしませんよね？

 

 

 

その前に、

少なくとも、以下のような要素を
一瞬の内に頭で考えるはずです。

 

 

 

・前後の業務の流れ（頭を使って集中するものとプレゼン的なもののバランス）

・長い時間の会議があったか

・外出・出張の様子はどうか（外出が多すぎないか）

・食事をする時間が確保されているか

・社外の初対面の来客が続いたりしていないか（疲れていないか）

・移動が多いスケジュールになっていないか（社内の会議室移動、本社と工場の移動など）

などなど。。。。

 

 

 

カレンダーを週単位、月単位でも見直して

上司の体調やコンディションを考えたりもします。

 

あとは、家族のこと、プライベートのことも考慮に入れます。

病気や怪我、子供のテスト期間や休暇の予定など。

 

（駐在員外国人、エクスパットにとっては家族のことが

会社よりも大事。これ命綱です）

 

 

 

あと、

・自分（秘書）が話したいことがある場合、その時間がどこかで取れそうか

も大切なポイントですね。

 

 

そんなこんなで、

スケジュールを入れて問題ない、

となって”初めて”　予定を入れるので

 

DaiGoさんがおっしゃるように

予定がうまくまわるようになるまで

多少の時間を費やします。

 

駐在員の上司を担当し始めて

初年度はお互い行き違いも多かったですね、、、、

良かれと思ってやったら裏目に出たりとか。

 

でも安心してください。

 

次第に「上司の好む時間の流れ」

が見えてくるようになります。

 

 

そうしたら初めて本当の意味での

「スケジューリング」ができるようになったと言えるでしょう。

 

以上、ご参考になれば幸いです。

 

 

 

 

 

 

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ご縁のある方のお越しをお待ちしています。

 

 

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