ブログ
組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である～秘書SLA策定までの道のり 3
永田美保子です。
先日のエントリー記事、
組織のトップとその秘書の関係はその組織の縮図である～秘書SLA策定までの道のり 2
の続きです。
秘書の数が半減したので、一人あたりの担当上司が
一気に増えて、従来のやりかたではサポートしきれなくなったとき。
残業を増やしてヘロヘロになりながらもサポートするか
それとも？？？
サービスレベル取り決め書（SLA）を私の提案で
取り入れることにしました。
この「優先順位」を用いたSLAを取り入れて
いったい現場では何が起こったか、、、
思いもよらない反応があったのです
・・・
まず、私の頭痛の種だった
「優先順位の低め」の新しい上司たち数名が
急ぎの仕事を頼んでくる件数が減りました。
詳しく説明すると
「新しい担当秘書はこの人だから仕事を何でも頼むように」
という一方的なアナウンスが出て以来、
本来、秘書を使う立場ではなかった人まで
この際頼まなければ損とばかりに、
どうでも良い 優先度は低いが緊急の業務を大挙して
依頼してくるという困った傾向があったのですが、
それが ピタッとやみました。
それでも、一部の方はお知らせをスルーして
私に優先度の低い業務を無依頼し続けることも
ありました。
そんなとき、この「取り決め書」を盾にとって
やんわりと、でもきっぱりとお断りすることが
出来るようになっていったのです。
これは助かりました！
そして、その結果として
もろもろの大混乱が収まった
夜遅い時間に残業して行わざるを得なかった、
本来優先するはずの業務
－ すなわち、会社を代表する立場の外国人上司の
トラベルアレンジや
他の人がいたらできない、機密事項などの大切な業務に
業務時間内に落ち着いて取り組むことが出来るようになりました。
こうして、正当な取り決めにしたがって
仕事内容の交通整理ができるようになったという事です。
都度、嫌な思いをして断らなくても
あらかじめ、ルール決めをすることによって
秘書が若手かベテランか（意見を言える立場かどうか）の
力関係とは関係なく、上司たちの担当業務内容別のルールに従った
優先順位が守られるようになったこと。
声の大きい人の言い分が問答無用で通るわけではなく
取り決めに従ってサポートが行われるようになったこと。
（もちろん本当に社運を賭けるような緊急な案件など例外はあります）
大げさではなく、小さな民主主義が生まれたような気がしました。
これだけでも私にとっては大きな進歩です。
立場の弱いものが声を上げることによって
自分の身を守るだけではなく組織の効率化に貢献しました。
この一連のプロジェクト、表彰されても良かったくらいなんだけど
そういう機運ではなかったようでした。
こうして一歩一歩小さな変革を積み重ねて
自分を含むこれからの秘書が働きやすいような
地盤固めをするのがおそらく自分の役割なんだな～
としみじみ思った出来事でした。
その後、ここで作成した書面をもとにした
秘書の業務分担表やサービスレベル取り決め書（SLA）
は引き続き社内で使われるようになりました。
私は、どこの会社で働いても、
それまでNo Ruleだったところに「最初の仕組みつくり」
を作る担当になる事が多かったのですが
たぶん声を上げるからなんですね。
バロメーターのように。
ここでも力を発揮する場面が与えられたのかな、
と感じた出来事でした。
書籍のご案内
現場での経験を詰め込んだ、初出版の著書
（クロスメディア・パブリッシング）
（本文中のキーワードが必要となります）
時間という切り口を通して、
成功者の人生観・世界観を
人間臭いエピソード仕立てでわかりやすく
お伝えしています。
毎日の通勤時間中に一話ずつピックアップして
読んでも楽しんでいただける本です！
★メールレターのご案内★
深く掘り下げたパーソナルな内容はメールレター
でのみお送りしています。
（ブログにかけないこと、書籍にもかけないことなど。。。）
週1-2回を目安に不定期発行しています。
***講座等のお知らせ***
☆今回限りのスペシャル企画・女性担当者に直接質問できる少人数制
今すぐOLの皆さんに知っていただきたいお金の話（入門編）
少人数制：残席少なくなってきました～
知識と人脈を持っていることこそが資産です！
是非この機会に「知って安心」の感覚を味わってみて下さい。
私も一緒に参加しま～す
（最初にお時間頂いてここだけの話、近況など話します）
5/13（土）午前の部／午後の部設定あり
☆一番人気・個人コンサルティング
一対一で2時間の中で何でもご質問ください！秘書以外の方ももちろん歓迎です。
詳細とお申込みはこちらから
※特別無料プレゼント
購読者プレゼント：外国人社長 が好む 気分があがるレストラン 2016 （東京編）
外国人社長 が好む ”気分があがる”レストラン3軒を特別にまとめました。
間もなく2017年版ができますが、2016年版も永久保存版としてこの機会に！
こちらのフォームにご記入いただくと折り返しのメールでpdfを差しあげます。
にほんブログ村のランキングに参加しています。
＜人気【無料】メールレターとメール講座のご案内＞
・ブログに書けないことやセミナー・交流会等のご案内はこちらから
不定期配信・メールレターのご登録はこちら
・毎朝7時に届く！150名以上の企業エグゼクティブ・リーダーと秘書が購読中。その日のスタートに効果的なメールレター
365日エグゼクティブ秘書が伝える仕事の哲学（セオリー）
・「学び」を実践し秘書の仕事を10倍楽しくする全5回ミニ講座
エグゼクティブ秘書の「学び」最初の一歩・楽しく学び、キャリアに差をつけるには？
5日間毎日すぐ役立つメール講座が届きます！
・エグゼクティブ秘書には必須な「マインド」を鍛えてみませんか。
「マインド」を鍛えてキャリアアップしたい方向けのオンライン講座
マインド・メンタルを整えると仕事が楽でスムーズに。。。それはなぜ？
その秘訣を４回のメール講座でお送りします。