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エグゼクティブ秘書にとって言語化することはとても大事です
2018年4月5日 |
仕事, 秘書業務・セクレタリー, 講座 レクチャー
こんにちは、永田美保子です。。
秘書の仕事をされている方は
すでによ〜くお分かりかと思いますが
「言語化すること」は本当に大事です。
外資系・多国籍企業にお勤めの方はなおさらのこと。
極端な（でも本当の）例をあげると
＜職場で＞
・今、ここにあなたがいるのは何のためですか？
＜会議中に＞
・このミーティングの目的は何ですか？
と聞かれて、
“３秒以内” に答えられない場合、その人は人間扱いされません。（チーン。。。）
その時点で備品扱いと同様になります（本当です）。
また、外資企業に就職・転職したい場合。
未来の上司や人事担当者との最終面接で
あなたを採用すると弊社にどんな良いことがありますか？
と聞かれて即答しない人に未来はありません。
そう、自分の価値を言語化できない人は不要ですよね。
当たりまえといえば当たりまえですが。。。
そんなに、とっても大切な言語化。
（言わないで、わかってもらおうは・・・組織では通用しないですよね）
一方で、上記に述べたこととは反するようですが
エグゼクティブやVIP相手の業務なら
腫れ物に触るように「空気を読む」場面も
あるのは事実・・・
となると、こんなお悩みも出てきますよね？
えええ〜 美保子さん、じゃあ、一体どうすればいいんですか？
言語化・見える化して論理的に進める場面と
空気を読む、あえてお尋ねしない場面を見分けるのって
どうしたらいいの？？うぅ〜どうしたら良いのかわからなくなります！！
そうですよね。。。私も しばしば混乱して「カン」
に頼ってきた頃もありましたが
そんな「職人技」ばかり使って他人の顔色ばかり見て生活していたら
自分がすり減ってしまいますよね。
ですから、バランスを取ることがとっても大事。
まず、言語化能力を磨くことが
業務スキル全体の底上げになりますから
そこから着手するのをお勧めします。
言い方を変えると、
後進、部下が育たないという方
自分が何でも抱えてやってしまっている方
は、言語化能力を磨くとと〜〜っても楽になるのです。
それはコミュニケーション能力の一部とも言えますが
状況判断をして
取捨選択をして
それを相手にわかる言葉で伝えてゆく能力です。
職人のように、
「背中を見て黙って見て盗め！」
な〜んて言っていると、もう今の日進月歩の時代、育つものも育ちません。
もう、時代の流れが早くて間に合わないですよね？
AIが出てきて単純作業の秘書は取って代わられると
言われている昨今。
（私はそうは思いませんが・・・理由は別途述べますね）
秘書の仕事を「職人技」にしておかないで
・言語化して何をしているかをはっきりわからせる部分
（言語化したからといって仕事を盗まれるというわけではありません。
伝えることが大切だということ）
・上司との機密事項・プライベートを扱うため信頼を得たエグゼクティブ秘書が行う
「特殊技能」の部分
この２つが同時進行で必要であるということを
明文化してゆく必要があるのです。
そうしないといつまでたっても
秘書の人って何やってんの？
お茶入れてばかりなのに何でいつも忙しいの？
社長に贔屓されているだけでしょう？
社長がオフィスにいる間はずっと席で待っていないといけないのでしょう？
秘書にとって人事考課なんて必要ないよね？
・・・ちなみにこういうことを言うのは日本人の方だけじゃないです。
ドイツ人上司に笑いながら言われた時は、大げさでなく殺意を覚えました。
などと、言われる。。。
（言われたところで気にしていたらやってられませんが 笑）
さて、この明文化や言語化には、業務上の効果だけではなくて
もっと大きな隠れた利点があるのです。
それは何でしょうか？
それはね
それは・・・
自信がつく、ということです！
何となく身についているから
自然に体が動いてこなせてしまうこと
これを細分化（モジュール化）
してゆくと
本当に膨大な量になります！
本当にすごいですよ。（強調）
私自身、常にインプットとアウトプットをし続けていますが
自分のできることのモジュール化がまだ
１００％できていないかもしれないくらい
秘書業務の多岐にわたる業務内容って、すごい量です。
業務としては認められていないかもしれないけど
できてしまうからパパッとと済ませていたような業務も（←結局は業務ですね 笑）
ぜ〜〜んぶ 全部、書き出してみると
ほんっとにすごい量です。
自分ってこんなにいろんなことができているんだ
積み上げてきたことが半端ないんだと
思えた時
漠然としていた思いから一転、
ものすごいパワフルな自信が湧いてきます。
新人さんや後輩には
それを紐解いて教えてあげることができますので
このモジュールリストってすごいパワーを持っているんです。
この話は今度、方法論としてももっと詳しく書きたいと思います。
＊＊＊＊
さて、この業務内容を紐解くってどんなこと？
ということについて詳しく知りたい方、
状況判断をして
取捨選択をして
それを相手にわかる言葉で伝えてゆく能力
をさらに磨きたい方、
実践したい方はぜひ
4月期はもうすぐ4月21日（土）から開講しますが
内容に関してご案内する公開ミニセミナーを
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