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エグゼクティブ秘書の仕事が10倍楽しくなるコツ

 

こんにちは、永田美保子です。

 

今日は、なにやら、どこかのビジネス書にありがちな

怪しいタイトルですが(笑)

 

いや本当に真面目な話です。

 

 

秘書のあなたに特にお尋ねしたいのですが

 

 

仕事は通常通り順調にいっているにもかかわらず

 

モヤモヤしたり

 

気分が乗らなかったり

 

なんだか気持ちが晴れない

 

何かが引っかかって釈然としない

 

そんなことありませんか?

 

 

私はよくありました。

 

今でも時々あります。

 

そんな時、しばらくじっと待っていると・・・

 

霧がさ〜〜〜っとと晴れたように

それまで頭の中で「モヤモヤ」していたことの

答えが一気に閃いて湧いてきて

 

なるほど〜〜!そうだったんだ〜!

 

といろんなことがつながって

一気にスッキリ腑に落ちる瞬間が

あります。

 

 

 

 

その理由ですが、

 

脳は

「これはなぜ?」

と問いかけると

 

律儀に答えを探し続けるので

 

ず〜〜〜っと「答え」を

探してくれていたのだと思われます。

そしてそれが見つかって「わかった!」状態が

上記の霧が晴れた状態です。

 

 

さて、そんな「モヤモヤ」の原因とはなんでしょうか。

 

 

なにも知らない状態よりも

少し知った時の方が疑問が発生しますので

ある程度物事が分かっている状態だからこそモヤモヤは起こります。

 

脳が疑問を解決しようとして

情報を得ようとし始めるのでモヤモヤするのです。

 

ですから全く知識のないこと、知らないことに関しては

モヤモヤすら起こりません。

 

私がセミナーやコンサルティング等で

お会いするエグゼクティブ秘書の方々とお話ししても

わかりますが

 

みなさん、秘書業務に関してある程度以上の知識のある状態で

日々知識をインプット・アウトプット

を続けているわけですから

このモヤモヤが特に起こりやすい状態にあると言えるのです。

 

エグゼクティブ秘書ではなく、全くの

新卒の方だとこの状況にはなりえませんよね?

 

 

そこでこの謎の「モヤモヤ対策」として

 

中堅〜エグゼクティブ秘書の方に

特にお勧めしたいことの一つは

知識をどんどん大量に得ることです。

 

意外でしたでしょうか?

 

特に、読書は良いですね!

 

 

秘書の業務に関しての本だけでなく

 

その時に自分に必要なテーマについて

 

経営学・マネジメント

会計

心理学

教育

貿易

法律

健康法

 

などなど、にわか専門家になれるくらい

関連の書籍をまとめて読むのです。

 

何冊も同じテーマの本を読んでいると、

次第にわかってきますが

ものすごく知識が身になってくるのを感じます。

 

そうすると知識が身につく分答えに近づきやすくなって

頭がスッキリした状態に近づくんですね。

 

インプットがないと良質なアウトプットはでrてこないです

 

当然ながら。。。

 

 

さてさて、

私、ここ数年、特に

この知識のインプットという点に関しては

秘書はとっても良いポジションにいると感じています。

 

つまり、

企業なり組織のトップと近くで

意図をくみ取りながら仕事することって

ものすごく恵まれていることです。

 

しかも、お給料までもらえる(笑)

 

最近お会いする秘書さんや

クライアントさんたちによく話すのですが

秘書の仕事で行ってきたことは

一見雑用に見えるようなことでも

何一つ無駄にならないことばかりなのです。

 

 

例えば、私は外資系企業で会社の代表印を

管理する立場だったことが長くありましたが、

 

金庫から出してきた印鑑で押印をする以外に

社内外から送られてきた契約書を

時には担当者の代理で印刷・製本したり

コピーをとって送ったり

 

印を押す前に契約書の内容を最終チェックしたり

(結構ここで問題点・修正点が見つかることも。。。)

 

海外案件だとサインの仕方や

細かい条件など

いろいろ勉強になりました。

 

 

 

海外取引先との請求書の取り扱いなども

結構ややこしくて

 

SAPにベンダー登録したりとか

必要事項をまとめて

メールで海外の取引先に確認したりとか

 

ただの秘書なのに。。。

法務や財務や物流などの窓口代行みたいだなと思ってました。

 

輸出入に関しても

外国人上司が時々

ありとあらゆる難題をふっかけてくるので思いがけない依頼をしてくるので、

ペットの犬から靴下から薬から貴重なワイン200本以上〜

までいろいろと手続きしました (笑)

 

そんなこんなで、

困った時はどこの役所に聞けば良いのか

だいたいわかるように。

 

そして、それが今独立してとっても役に立っています。

 

 

知識はあったらあっただけ役に立つものです。

 

モヤモヤや不安、焦燥感の最大の原因は

知識が十分でないこと、

そして、

知識を得るために

今、何をすれば良いかわからないこと

です。

 

 

AI時代とか言われ始めて久しいですが

AIと人間は勝負するのではなく

人間がうまく使いこなすべきものですよね。

 

会社に、なくてはならない大切な秘書として

仕事を極め続けるなら、

 

知識を得ることと同時に

今どこで何が起こっていて

そしてこれから世の中がどうなってゆくのか

肌で感じるような体験をすることをお勧めします。

 

休暇でもいいから外国に行って

現地の人と話すのは良いことだと思うし

 

海外からの出張者と話す

意識して海外からの旅行者が

どんな行動パターンをとるのかを街中で

デパートで、ホテルで気にして見てみるのも

意外な発見があります。

 

 

常に現場のマーケティングができるということ。

 

そんな「学ぶための視点」

を身につけるための秘書の方向けのセミナーも計画しています〜

 

もう直ぐ発表しますが

7月期からの秘書上級講座・四回連続講座は

エグゼクティブ秘書必須の、

身につけておくと良いこととして

「学ぶこと」に主眼を置いて行きます。

 

そしてこの「学び」を実践すると

秘書の仕事が単なるサポートじゃなくなり

 

とにかく仕事がものすごく楽しくなります!

 

 

ということで6月に入ってからの正式発表をお楽しみに〜〜〜〜

 

 

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優先的にご案内会等の情報をお送りいたします。

 

 

 

 

 

 

 

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